村公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)村公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在村公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于村公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指村公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：村公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映村公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.分類管理原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于保管和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以村公司負(fù)責(zé)人為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合管理部門綜合管理部門作為村公司檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善村公司檔案管理制度。2.指導(dǎo)各部門的檔案管理工作，對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核。3.負(fù)責(zé)收集、整理、保管村公司各類檔案，建立健全檔案檢索體系，提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為村公司各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。（三）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等初步整理工作，并定期移交綜合管理部門。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管，確保檔案的安全。4.積極配合綜合管理部門做好檔案的利用工作，提供所需的檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與村公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.村公司制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.村公司召開的各種會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.村公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.村公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.村公司的工程建設(shè)項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。7.村公司的人事檔案，包括員工的招聘、錄用、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、工資福利等方面的材料。8.村公司的宣傳資料、圖片、音像等資料。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門的文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.對(duì)重要文件材料應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以防止檔案損壞或丟失。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、紙張完好，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和特點(diǎn)，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人事檔案類、聲像檔案類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制統(tǒng)一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，然后按照一定的順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目，以便于檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。5.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合村公司的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.從村公司的歷史發(fā)展和現(xiàn)實(shí)工作需要出發(fā)，全面分析檔案的價(jià)值。3.堅(jiān)持全面的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其價(jià)值差異。3.效益評(píng)估法：評(píng)估檔案對(duì)村公司各項(xiàng)工作的利用效益，確定其保存價(jià)值。（四）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映村公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)村公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映村公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)村公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映村公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)村公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，編制銷毀清冊(cè)。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)村公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，由綜合管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案目錄中注明銷毀日期和原因。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)報(bào)送村公司負(fù)責(zé)人和上級(jí)主管部門。（二）移交1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門整理好的檔案移交綜合管理部門。2.綜合管理部門接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，辦理交接手續(xù)。3.村公司撤銷或合并時(shí)，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給有關(guān)部門或單位。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和村公司檔案管理制度。2.服務(wù)為本原則：檔案利用工作應(yīng)以為村公司各項(xiàng)工作服務(wù)為宗旨，積極主動(dòng)地提供檔案資料。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，確保檔案的安全。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到綜合管理部門查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱登記表，經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案專用章，并注明復(fù)制日期。（三）利用登記綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。檔案利用登記應(yīng)長(zhǎng)期保存，以便于統(tǒng)計(jì)和查詢。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平，為村公司提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案具有同等效力，電子檔案的管理應(yīng)符合國家有