二級(jí)學(xué)院會(huì)議室管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院會(huì)議室的規(guī)范化管理，提高會(huì)議室的使用效率，確保教學(xué)、科研、行政等各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于二級(jí)學(xué)院所屬的各類會(huì)議室，包括但不限于多功能會(huì)議室、小型會(huì)議室等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：會(huì)議室由二級(jí)學(xué)院辦公室統(tǒng)一管理和調(diào)配，確保資源的合理利用。2.預(yù)約優(yōu)先原則：根據(jù)“誰(shuí)使用、誰(shuí)預(yù)約”的原則，各部門(mén)和個(gè)人需提前預(yù)約會(huì)議室，以保證會(huì)議室的有序使用。3.安全規(guī)范原則：使用會(huì)議室時(shí)應(yīng)遵守安全規(guī)定，愛(ài)護(hù)室內(nèi)設(shè)施，保持環(huán)境整潔。二、會(huì)議室的分類與使用范圍（一）多功能會(huì)議室1.功能：具備多媒體展示、會(huì)議討論、學(xué)術(shù)報(bào)告、講座等多種功能，可容納較大規(guī)模的人員。2.使用范圍：用于學(xué)院重大會(huì)議、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)、重要講座、畢業(yè)典禮等。（二）小型會(huì)議室1.功能：主要用于部門(mén)內(nèi)部會(huì)議、小組討論、教學(xué)研討等，提供相對(duì)安靜和私密的空間。2.使用范圍：各教研室、辦公室組織的工作會(huì)議、教學(xué)研討會(huì)議、學(xué)生工作會(huì)議等。三、會(huì)議室預(yù)約與安排（一）預(yù)約方式1.采用線上預(yù)約系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)議室預(yù)約。預(yù)約系統(tǒng)可在二級(jí)學(xué)院網(wǎng)站或辦公平臺(tái)上找到入口。2.各部門(mén)和個(gè)人需提前[X]個(gè)工作日提交預(yù)約申請(qǐng)，詳細(xì)填寫(xiě)預(yù)約時(shí)間、使用部門(mén)、會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)等信息。（二）預(yù)約審核1.學(xué)院辦公室收到預(yù)約申請(qǐng)后，將在[X]個(gè)工作小時(shí)內(nèi)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括預(yù)約時(shí)間是否沖突、使用目的是否合理等。2.如預(yù)約申請(qǐng)通過(guò)審核，系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)送預(yù)約成功通知至申請(qǐng)人；如申請(qǐng)未通過(guò)審核，將告知申請(qǐng)人原因，并請(qǐng)其重新提交預(yù)約申請(qǐng)。（三）預(yù)約變更與取消1.如因特殊情況需要變更預(yù)約信息，申請(qǐng)人需至少提前[X]個(gè)工作小時(shí)在預(yù)約系統(tǒng)中進(jìn)行修改，并重新提交審核。2.如需取消預(yù)約，申請(qǐng)人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日在預(yù)約系統(tǒng)中操作，無(wú)故取消預(yù)約將影響后續(xù)的預(yù)約權(quán)限。（四）會(huì)議室安排優(yōu)先級(jí)1.學(xué)院重大活動(dòng)、緊急會(huì)議優(yōu)先安排。2.根據(jù)預(yù)約時(shí)間先后順序進(jìn)行安排，相同時(shí)間內(nèi)按照申請(qǐng)部門(mén)的重要性和需求緊急程度進(jìn)行協(xié)調(diào)。四、會(huì)議室使用規(guī)范（一）使用前準(zhǔn)備1.使用部門(mén)應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議室，做好會(huì)前準(zhǔn)備工作，如擺放桌椅、調(diào)試設(shè)備等。2.如需使用多媒體設(shè)備，應(yīng)提前與學(xué)院辦公室聯(lián)系，安排技術(shù)人員進(jìn)行調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）室內(nèi)設(shè)施使用1.愛(ài)護(hù)會(huì)議室的桌椅、音響、投影儀、空調(diào)等設(shè)施設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞或帶走。2.使用多媒體設(shè)備時(shí)應(yīng)按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障應(yīng)及時(shí)向?qū)W院辦公室報(bào)告。（三）環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)1.保持會(huì)議室整潔衛(wèi)生，使用后將桌面清理干凈，帶走垃圾。2.不得在會(huì)議室吸煙、隨地吐痰、亂扔雜物等。（四）會(huì)議紀(jì)律要求1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到達(dá)會(huì)議室，遵守會(huì)議時(shí)間，不得遲到、早退。2.會(huì)議期間應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會(huì)議室內(nèi)大聲喧嘩、隨意走動(dòng)、接聽(tīng)電話等。3.愛(ài)護(hù)會(huì)議資料，不得隨意涂改、損壞或帶走會(huì)議文件。五、會(huì)議室設(shè)備管理（一）設(shè)備配置1.多功能會(huì)議室配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、電腦、電子白板等設(shè)備。2.小型會(huì)議室根據(jù)實(shí)際需求配備基本的桌椅、音響設(shè)備、投影儀等。（二）設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)1.學(xué)院辦公室定期安排技術(shù)人員對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.使用部門(mén)發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障應(yīng)及時(shí)向?qū)W院辦公室報(bào)修，填寫(xiě)設(shè)備維修申請(qǐng)表，注明故障情況和維修要求。（三）設(shè)備借用與歸還1.因工作需要借用會(huì)議室設(shè)備的部門(mén)或個(gè)人，需提前向?qū)W院辦公室提交借用申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借用。2.借用設(shè)備應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，歸還時(shí)應(yīng)確保設(shè)備完好無(wú)損，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞應(yīng)照價(jià)賠償。六、會(huì)議室安全管理（一）消防安全1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.嚴(yán)禁在會(huì)議室使用明火，禁止私拉亂接電線，確保用電安全。3.參會(huì)人員應(yīng)熟悉會(huì)議室的安全出口和疏散通道，遇到火災(zāi)等緊急情況時(shí)應(yīng)聽(tīng)從指揮，有序疏散。（二）人員安全1.會(huì)議室地面應(yīng)保持清潔干燥，防止人員滑倒摔傷。2.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)應(yīng)注意操作安全，避免因操作不當(dāng)造成人員傷害。3.嚴(yán)禁在會(huì)議室進(jìn)行危險(xiǎn)物品的存放和使用，如易燃易爆物品等。七、會(huì)議室清潔與衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.會(huì)議室每天使用后，由學(xué)院辦公室安排專人進(jìn)行清潔，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等。2.定期對(duì)會(huì)議室的門(mén)窗、桌椅、設(shè)備等進(jìn)行全面清潔，保持會(huì)議室環(huán)境整潔。（二）定期消毒1.對(duì)于使用頻繁的會(huì)議室，每周至少進(jìn)行一次消毒，重點(diǎn)對(duì)桌面、門(mén)把手、鍵盤(pán)等部位進(jìn)行消毒。2.在傳染病高發(fā)季節(jié)，增加消毒頻次，確保會(huì)議室的衛(wèi)生安全。八、會(huì)議室費(fèi)用管理（一）費(fèi)用項(xiàng)目1.會(huì)議室使用過(guò)程中產(chǎn)生的費(fèi)用包括水電費(fèi)、設(shè)備維護(hù)費(fèi)、清潔費(fèi)等。2.如有外部人員使用會(huì)議室，可根據(jù)實(shí)際情況收取一定的場(chǎng)地使用費(fèi)。（二）費(fèi)用核算1.學(xué)院辦公室定期對(duì)會(huì)議室費(fèi)用進(jìn)行核算，按照相關(guān)財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷和入賬。2.場(chǎng)地使用費(fèi)的收取標(biāo)準(zhǔn)由學(xué)院根據(jù)實(shí)際情況制定，并報(bào)學(xué)校相關(guān)部門(mén)備案。九、會(huì)議室違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未按規(guī)定預(yù)約會(huì)議室或未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用會(huì)議室。2.違反會(huì)議室使用規(guī)范，如損壞設(shè)施設(shè)備、破壞環(huán)境衛(wèi)生、擾亂會(huì)議秩序等。3.未按時(shí)歸還借用的會(huì)議室設(shè)備或造成設(shè)備損壞。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)行為，學(xué)院辦公室將給予口頭警告，并要求其立即改正。2.如再次出現(xiàn)違規(guī)行為，將視情節(jié)輕重給予書(shū)面警告、限制預(yù)約權(quán)限、經(jīng)濟(jì)賠償?shù)忍幚泶胧?.對(duì)于嚴(yán)重違反會(huì)議室管理制度的行為，將在學(xué)