企業(yè)創(chuàng)業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司創(chuàng)業(yè)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在創(chuàng)業(yè)過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司創(chuàng)業(yè)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.為公司各部門及員工提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在創(chuàng)業(yè)過程中形成的各類文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）員工職責(zé)1.及時(shí)將個(gè)人在工作中形成的重要文件材料交所在部門歸檔。2.妥善保管個(gè)人使用的檔案，不得遺失、損壞或擅自傳播檔案內(nèi)容。3.按照規(guī)定辦理檔案查詢、借閱手續(xù)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議記錄，公司章程，管理制度，工作計(jì)劃與總結(jié)，行政公文等。2.人力資源類：?jiǎn)T工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同、人事檔案等相關(guān)文件。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證，賬簿，財(cái)務(wù)報(bào)表，審計(jì)報(bào)告等。4.市場(chǎng)營銷類：市場(chǎng)調(diào)研分析報(bào)告，營銷策劃方案，銷售合同，客戶資料等。5.技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃、報(bào)告，技術(shù)方案，專利申請(qǐng)文件，產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙等。6.項(xiàng)目管理類：項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告，項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告，項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。7.合同協(xié)議類：各類合作協(xié)議、采購合同、租賃合同等。8.其他類：不屬于上述分類的其他重要文件材料。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的格式。2.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類，用兩位字母表示相應(yīng)類別，如“XG”表示行政管理類，“RL”表示人力資源類等。4.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示。例如，2023年形成的第一份行政管理類檔案編號(hào)為：2023XG0001。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)于重要會(huì)議、活動(dòng)形成的文件材料，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)收集。3.員工個(gè)人在工作中形成的文件材料，應(yīng)定期交所在部門統(tǒng)一收集。（二）整理方法1.檔案管理部門對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，按照檔案編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。五、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文件材料整理歸檔，并移交檔案管理部門。2.對(duì)于重大項(xiàng)目或重要事件形成的文件材料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案填寫《檔案移交清單》，一式兩份，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，一份留存本部門，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后在《檔案移交清單》上簽字，并將檔案入庫保管。六、檔案的保管（一）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司章程、股東會(huì)議決議、董事會(huì)會(huì)議決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等重要文件。3.長期保管的檔案期限為10年至50年，包括各類合同協(xié)議、項(xiàng)目文件等。4.短期保管的檔案期限為1年至10年，包括一般性文件材料。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行雙備份，分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。七、檔案的查詢與借閱（一）查詢1.公司內(nèi)部員工因工作需要查詢檔案的，應(yīng)填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢內(nèi)容和目的，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，到檔案管理部門辦理查詢手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查詢，并做好查詢記錄。3.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查詢。（二）借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案內(nèi)容。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司領(lǐng)導(dǎo)組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，《檔案銷毀清單》應(yīng)永久保存。九、檔案的統(tǒng)計(jì)與保密（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，并按規(guī)定上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（二）保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制