it公司公司出入庫管理制度總則1.目的為了加強IT公司物資出入庫管理，規(guī)范出入庫流程，確保物資的安全、完整，合理控制庫存水平，提高物資使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于IT公司所有物資的出入庫管理，包括但不限于電腦設(shè)備、服務(wù)器、軟件、辦公用品、耗材等。3.基本原則嚴格執(zhí)行物資出入庫手續(xù)，確保每一筆出入庫業(yè)務(wù)都有清晰的記錄。堅持賬物相符原則，定期對庫存物資進行盤點，保證賬實一致。提高工作效率，優(yōu)化出入庫流程，減少不必要的等待時間。加強安全管理，確保物資在出入庫過程中的安全，防止丟失、損壞等情況發(fā)生。物資分類及編碼1.物資分類電腦設(shè)備類：包括臺式電腦、筆記本電腦、平板電腦等。服務(wù)器類：各類物理服務(wù)器、虛擬服務(wù)器等。軟件類：操作系統(tǒng)軟件、辦公軟件、專業(yè)應(yīng)用軟件等。辦公用品類：辦公桌椅、文件柜、打印機、復(fù)印機等。耗材類：打印紙、墨盒、硒鼓、鼠標、鍵盤等。其他類：不屬于以上分類的其他物資。2.物資編碼為便于物資管理，對每類物資進行統(tǒng)一編碼。編碼規(guī)則如下：編碼由數(shù)字和字母組成，共[X]位。第一位表示物資大類，如“1”代表電腦設(shè)備類，“2”代表服務(wù)器類等。第二至四位表示物資小類，根據(jù)具體分類細化。第五至[X]位為順序碼，按物資入庫先后順序依次編排。入庫管理1.采購物資入庫采購部門在簽訂采購合同后，應(yīng)及時將采購訂單副本提交給倉庫管理部門。倉庫管理人員根據(jù)采購訂單，提前做好入庫準備工作，包括安排庫位、準備驗收工具等。物資到貨后，倉庫管理人員應(yīng)會同采購人員、質(zhì)量檢驗人員等共同進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。驗收合格的物資，倉庫管理人員應(yīng)在采購訂單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。入庫時應(yīng)按照物資編碼規(guī)則進行分類存放，并填寫入庫單。入庫單應(yīng)包括物資編碼、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。驗收不合格的物資，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。如因質(zhì)量問題需退貨的，應(yīng)辦理退貨手續(xù)，并在入庫單上注明“退貨”字樣。2.自制物資入庫自制物資完成后，生產(chǎn)部門應(yīng)填寫自制物資入庫單，并連同物資一并送交倉庫管理部門。倉庫管理人員應(yīng)對自制物資進行驗收，包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等方面。驗收合格后方可辦理入庫手續(xù)。自制物資入庫單應(yīng)詳細記錄物資的編碼、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、生產(chǎn)批次等信息。3.其他入庫因捐贈、調(diào)撥等原因進入公司的物資，倉庫管理人員應(yīng)憑相關(guān)證明文件辦理入庫手續(xù)。入庫單上應(yīng)注明物資來源、捐贈人或調(diào)撥方等信息。對于盤盈的物資，倉庫管理人員應(yīng)查明原因，并填寫盤盈物資入庫單。經(jīng)批準后辦理入庫手續(xù)。出庫管理1.生產(chǎn)領(lǐng)用生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃填寫物資領(lǐng)用申請單，注明物資編碼、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。申請單經(jīng)生產(chǎn)部門負責人審核簽字后，提交給倉庫管理部門。倉庫管理人員根據(jù)申請單進行物資發(fā)放，發(fā)放時應(yīng)核對物資的編碼、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等是否與申請單一致。物資發(fā)放后，倉庫管理人員應(yīng)在物資領(lǐng)用申請單上簽字，并填寫出庫單。出庫單應(yīng)包括物資編碼、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息。2.辦公領(lǐng)用各部門因辦公需要領(lǐng)用物資時，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，注明物資編碼、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給倉庫管理部門。倉庫管理人員按照規(guī)定發(fā)放辦公用品，并填寫出庫單。出庫單應(yīng)詳細記錄辦公用品的相關(guān)信息及領(lǐng)用部門。3.銷售發(fā)貨銷售部門根據(jù)銷售合同安排發(fā)貨時，應(yīng)填寫發(fā)貨通知單，并提交給倉庫管理部門。發(fā)貨通知單應(yīng)注明客戶名稱、物資編碼、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。倉庫管理人員根據(jù)發(fā)貨通知單進行物資備貨、包裝、發(fā)貨等操作，并填寫出庫單。出庫單上應(yīng)注明客戶名稱、物資編碼、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、發(fā)貨日期等信息。4.其他出庫因報廢、調(diào)撥等原因需要出庫的物資，倉庫管理人員應(yīng)憑相關(guān)審批文件辦理出庫手續(xù)。出庫單上應(yīng)注明物資去向、出庫原因等信息。對于盤虧的物資，倉庫管理人員應(yīng)查明原因，并填寫盤虧物資出庫單。經(jīng)批準后辦理出庫手續(xù)。庫存管理1.庫存盤點倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存物資進行盤點，包括月度小盤點和年度大盤點。月度小盤點應(yīng)在每月末進行，由倉庫管理人員自行組織，盤點結(jié)果應(yīng)與庫存賬目進行核對。年度大盤點應(yīng)在每年年末進行，由財務(wù)部門會同倉庫管理部門共同組織。盤點前應(yīng)制定詳細的盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員分工等。盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)填寫庫存盤點表，詳細記錄盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)查明原因，并填寫盤盈盤虧報告表。盤盈盤虧報告表應(yīng)包括物資編碼、名稱、規(guī)格、型號、賬存數(shù)量、實存數(shù)量、盤盈盤虧數(shù)量、原因分析等信息。盤盈盤虧報告表經(jīng)倉庫管理部門負責人審核簽字后，提交給財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。2.庫存調(diào)整根據(jù)庫存盤點結(jié)果及其他原因需要對庫存進行調(diào)整時，倉庫管理人員應(yīng)填寫庫存調(diào)整單。庫存調(diào)整單應(yīng)注明調(diào)整原因、物資編碼、名稱、規(guī)格、型號、調(diào)整前數(shù)量、調(diào)整后數(shù)量等信息。庫存調(diào)整單經(jīng)倉庫管理部門負責人審核簽字后，提交給財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。3.庫存安全管理倉庫應(yīng)具備良好的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施。倉庫管理人員應(yīng)定期對安全設(shè)施進行檢查，確保其正常運行。庫存物資應(yīng)分類存放，標識清晰，便于查找和管理。對于貴重物資和危險物資，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨存放、專人保管等。出入庫憑證管理1.出入庫單的填寫與保管出入庫單應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的單據(jù)，填寫時應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、不得涂改。出入庫單應(yīng)包括物資編碼、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、出入庫日期、出入庫類別、經(jīng)辦人員等信息。倉庫管理人員應(yīng)及時將出入庫單整理歸檔，妥善保管。出入庫單的保存期限為[X]年。2.出入庫憑證的傳遞采購入庫單由倉庫管理人員在辦理入庫手續(xù)后，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交采購部門，一聯(lián)交財務(wù)部門。生產(chǎn)領(lǐng)用出庫單由倉庫管理人員在發(fā)放物資后，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交生產(chǎn)部門，一聯(lián)交財務(wù)部門。辦公領(lǐng)用出庫單由倉庫管理人員在發(fā)放辦公用品后，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交領(lǐng)用部門，一聯(lián)交財務(wù)部門。銷售發(fā)貨出庫單由倉庫管理人員在發(fā)貨后，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交銷售部門，一聯(lián)交財務(wù)部門。其他出入庫單根據(jù)實際情況按照上述原則進行傳遞。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對物資出入庫管理情況進行審計，檢查出入庫手續(xù)是否齊全、庫存管理是否規(guī)范、賬物是否相符等。2.日常檢查倉庫管理部門負責人應(yīng)定期對倉庫物資出入庫情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)