yu化工集團(tuán)公司物資管理制度總則目的為加強(qiáng)yu化工集團(tuán)公司物資管理，規(guī)范物資采購、庫存、使用等環(huán)節(jié)的行為，提高物資使用效率，降低成本，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于yu化工集團(tuán)公司總部及所屬各分公司、子公司的物資管理活動，包括原材料、輔助材料、設(shè)備備件、辦公用品等各類物資?；驹瓌t1.歸口管理原則：物資管理工作由公司指定的部門歸口負(fù)責(zé)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理各類物資。2.計劃采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃，合理編制物資采購計劃，確保物資的及時供應(yīng)，避免盲目采購。3.質(zhì)量第一原則：嚴(yán)格把控物資質(zhì)量，采購符合要求的物資，保障生產(chǎn)安全和產(chǎn)品質(zhì)量。4.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量和滿足生產(chǎn)需求的前提下，降低物資采購成本、庫存成本和使用成本。5.責(zé)任追究原則：對物資管理過程中出現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為，追究相關(guān)人員的責(zé)任。物資管理職責(zé)分工物資管理部門職責(zé)1.制定物資管理制度和流程：負(fù)責(zé)制定、修訂和完善公司物資管理制度及相關(guān)流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.物資計劃管理：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃，匯總各部門物資需求，編制物資采購計劃，經(jīng)審批后組織實施。3.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行評估、選擇、考核和管理，確保供應(yīng)商提供合格的物資和良好的服務(wù)。4.采購管理：負(fù)責(zé)物資的采購工作，按照采購計劃和相關(guān)規(guī)定，選擇合適的采購方式，組織采購談判，簽訂采購合同。5.物資驗收與入庫管理：組織物資的驗收工作，對驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，確保物資數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格。6.庫存管理：負(fù)責(zé)物資的庫存管理工作，定期盤點庫存物資，掌握庫存動態(tài)，合理控制庫存水平，防止物資積壓和短缺。7.物資發(fā)放與使用管理：根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，辦理物資的發(fā)放手續(xù)，監(jiān)督物資的使用情況，確保物資合理使用。8.廢舊物資管理：負(fù)責(zé)廢舊物資的回收、處置管理，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，實現(xiàn)廢舊物資的價值最大化。需求部門職責(zé)1.提出物資需求計劃：根據(jù)本部門生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)和實際需求，按時、準(zhǔn)確地提出物資需求計劃，并提交給物資管理部門。2.協(xié)助物資驗收：參與物資的驗收工作，提供相關(guān)技術(shù)支持和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對物資的質(zhì)量和適用性進(jìn)行確認(rèn)。3.合理使用物資：按照規(guī)定的使用方法和流程使用物資，提高物資使用效率，避免浪費(fèi)。4.反饋物資使用情況：及時向物資管理部門反饋物資的使用效果、存在問題等信息，以便物資管理部門改進(jìn)工作。財務(wù)部門職責(zé)1.物資采購資金管理：負(fù)責(zé)審核物資采購預(yù)算，安排采購資金，監(jiān)督資金使用情況，確保資金安全。2.物資成本核算：參與物資成本核算工作，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)，協(xié)助分析物資成本構(gòu)成，為成本控制提供依據(jù)。3.物資賬目管理：負(fù)責(zé)建立物資財務(wù)賬目，記錄物資采購、入庫、發(fā)放、庫存等情況，定期與物資管理部門核對賬目，確保賬賬相符、賬實相符。審計部門職責(zé)1.物資管理審計監(jiān)督：對物資采購、庫存管理、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查物資管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.違規(guī)違紀(jì)行為查處：對物資管理過程中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行調(diào)查核實，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。物資計劃管理計劃編制依據(jù)1.公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃：根據(jù)公司年度、季度、月度生產(chǎn)經(jīng)營計劃，確定物資需求的品種、數(shù)量和時間。2.設(shè)備運(yùn)行狀況：結(jié)合設(shè)備的運(yùn)行情況和維護(hù)保養(yǎng)計劃，編制設(shè)備備件需求計劃。3.庫存狀況：參考物資的現(xiàn)有庫存數(shù)量、庫存結(jié)構(gòu)和儲備定額，避免重復(fù)采購。計劃編制流程1.部門申報：各需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，在規(guī)定時間內(nèi)填寫物資需求申請表，詳細(xì)列出物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交給物資管理部門。2.物資管理部門匯總審核：物資管理部門收到各部門的物資需求申請表后，進(jìn)行匯總整理，結(jié)合庫存情況進(jìn)行審核。對于不合理的需求，與需求部門溝通協(xié)商后進(jìn)行調(diào)整。3.計劃編制：物資管理部門根據(jù)審核后的物資需求，編制物資采購計劃，明確物資的采購品種、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。物資采購計劃應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.計劃下達(dá)：經(jīng)審批后的物資采購計劃下達(dá)給采購人員，采購人員按照計劃組織實施采購工作。計劃調(diào)整1.臨時需求調(diào)整：在計劃執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)變更、突發(fā)設(shè)備故障等原因產(chǎn)生臨時物資需求，需求部門應(yīng)及時向物資管理部門提出申請，物資管理部門核實情況后，對采購計劃進(jìn)行調(diào)整，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.定期計劃調(diào)整：物資管理部門應(yīng)定期對物資采購計劃的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析，根據(jù)實際情況對計劃進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，確保計劃的科學(xué)性和合理性。物資采購管理采購方式選擇1.招標(biāo)采購：對于金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、市場競爭充分的物資采購項目，采用招標(biāo)采購方式。通過公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，確保采購質(zhì)量，降低采購成本。2.詢價采購：對于規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場貨源充足、價格波動較小的物資采購項目，采用詢價采購方式。向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，對比分析供應(yīng)商報價，選擇性價比高的供應(yīng)商進(jìn)行采購。3.競爭性談判采購：對于技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的物資采購項目，采用競爭性談判采購方式。與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購：符合下列情形之一的物資采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購流程1.采購申請：需求部門根據(jù)物資需求計劃，填寫采購申請單，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給物資管理部門。2.采購審批：物資管理部門接到采購申請單后，進(jìn)行初步審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重大采購項目，還需經(jīng)公司總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公會審批。3.選擇供應(yīng)商：物資管理部門根據(jù)采購項目的特點和要求，通過供應(yīng)商檔案、市場調(diào)研等方式選擇合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)出采購詢價或招標(biāo)邀請等文件。4.采購談判與合同簽訂：與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就物資價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款達(dá)成一致意見后，簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購活動的合法性和規(guī)范性。5.采購執(zhí)行與跟蹤：采購人員按照采購合同要求，及時跟蹤采購進(jìn)度，協(xié)調(diào)供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)物資。如在采購過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并向物資管理部門報告。6.驗收付款：物資到貨后，物資管理部門組織相關(guān)人員按照合同要求和驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)。財務(wù)部門根據(jù)驗收單、采購合同等憑證，審核無誤后辦理付款手續(xù)。采購風(fēng)險管理1.供應(yīng)商風(fēng)險：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，建立供應(yīng)商信用檔案。選擇信譽(yù)良好、實力雄厚、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。2.價格風(fēng)險：建立市場價格監(jiān)測機(jī)制，及時掌握物資市場價格動態(tài)。在采購談判中，充分利用市場信息，爭取有利的采購價格。對于價格波動較大的物資，可采用套期保值等方式進(jìn)行價格風(fēng)險管理。3.質(zhì)量風(fēng)險：嚴(yán)格把控物資質(zhì)量，加強(qiáng)采購過程中的質(zhì)量控制。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，在驗收環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格檢驗，確保采購物資符合質(zhì)量要求。對于質(zhì)量不合格的物資，及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進(jìn)行。物資驗收與入庫管理驗收準(zhǔn)備1.資料準(zhǔn)備：物資管理部門收到采購合同和到貨通知后，通知需求部門及相關(guān)技術(shù)人員，準(zhǔn)備驗收所需的技術(shù)文件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收工具等資料。2.場地準(zhǔn)備：確定物資驗收場地，確保場地具備驗收條件，如通風(fēng)、照明、稱重設(shè)備等。驗收流程1.數(shù)量驗收：驗收人員根據(jù)采購合同、送貨單等憑證，對物資的數(shù)量進(jìn)行清點核對，確保物資數(shù)量準(zhǔn)確無誤。2.質(zhì)量驗收：根據(jù)物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求，對物資的外觀、尺寸、性能等進(jìn)行檢驗，檢查物資是否符合質(zhì)量要求。對于需要進(jìn)行理化檢驗的物資，送專業(yè)檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測。3.驗收結(jié)果記錄：驗收人員將驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題詳細(xì)記錄在驗收報告中，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量問題描述、驗收結(jié)論等。驗收報告應(yīng)由驗收人員簽字確認(rèn)。4.驗收結(jié)果處理：對于驗收合格的物資，驗收人員出具驗收合格證明，物資管理部門辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，驗收人員應(yīng)及時通知物資管理部門和供應(yīng)商，按照合同約定進(jìn)行處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。入庫管理1.入庫單填寫：物資管理部門根據(jù)驗收合格證明，填寫入庫單，入庫單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商名稱等信息。入庫單一式多聯(lián)，分別由物資管理部門、倉庫、財務(wù)部門等留存。2.物資入庫：倉庫管理人員根據(jù)入庫單，對物資進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識。物資入庫后，應(yīng)建立物資臺賬，記錄物資的出入庫情況。3.賬物核對：物資管理部門定期與倉庫管理人員核對物資臺賬和庫存實物，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。庫存管理庫存規(guī)劃與布局1.庫存規(guī)劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營特點和物資需求情況，合理確定各類物資的庫存定額，包括最高庫存、最低庫存和安全庫存。庫存定額應(yīng)定期進(jìn)行評估和調(diào)整。2.庫存布局：按照物資的類別、用途、存儲條件等因素，對倉庫進(jìn)行合理分區(qū)，設(shè)置相應(yīng)的存儲區(qū)域，確保物資分類存放，便于管理和查找。庫存盤點1.盤點計劃制定：物資管理部門制定庫存盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員等。盤點計劃應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.盤點實施：按照盤點計劃，組織相關(guān)人員進(jìn)行庫存盤點。盤點人員應(yīng)認(rèn)真核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、狀態(tài)等信息，并做好記錄。3.盤點結(jié)果處理：盤點結(jié)束后，對盤點結(jié)果進(jìn)行匯總分析，編制盤點報告。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)查明原因，屬于盤盈或盤虧的物資，按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行處理，并調(diào)整物資臺賬。庫存物資保管1.倉庫環(huán)境管理：保持倉庫環(huán)境整潔、干燥、通風(fēng)良好，符合物資存儲要求。定期對倉庫進(jìn)行清掃、消毒，防止物資受潮、發(fā)霉、生銹等。2.物資存儲管理：按照物資的特性和存儲要求，對物資進(jìn)行合理存放，如易燃易爆物資應(yīng)單獨(dú)存放，并設(shè)置明顯的警示標(biāo)志；貴重物資應(yīng)實行專人保管，嚴(yán)格控制出入庫。3.庫存物資安全管理：加強(qiáng)倉庫安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保倉庫安全。制定倉庫安全管理制度，規(guī)范倉庫人員的操作行為，防止發(fā)生火災(zāi)、盜竊等事故。庫存物資調(diào)撥1.調(diào)撥申請：公司內(nèi)部各部門之間如需進(jìn)行物資調(diào)撥，由需求部門填寫物資調(diào)撥申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、調(diào)撥原因、調(diào)入部門等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給物資管理部門。2.調(diào)撥審批：物資管理部門接到物資調(diào)撥申請表后，進(jìn)行審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.調(diào)撥執(zhí)行：物資管理部門根據(jù)審批結(jié)果，通知調(diào)出部門和調(diào)入部門辦理物資調(diào)撥手續(xù)。調(diào)出部門按照要求將物資發(fā)往調(diào)入部門，調(diào)入部門進(jìn)行驗收后辦理入庫手續(xù)。物資管理部門應(yīng)及時調(diào)整相關(guān)部門的物資臺賬。物資發(fā)放與使用管理發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)和實際需求，合理發(fā)放物資，確保物資用于生產(chǎn)經(jīng)營活動，避免浪費(fèi)。2.先進(jìn)先出原則：按照物資入庫時間順序，優(yōu)先發(fā)放先入庫的物資，防止物資積壓過期。發(fā)放流程1.領(lǐng)料申請：需求部門根據(jù)生產(chǎn)需要，填寫物資領(lǐng)料單，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給倉庫管理人員。2.領(lǐng)料審核：倉庫管理人員接到領(lǐng)料單后，核對庫存情況，確認(rèn)有足夠庫存且領(lǐng)料單填寫規(guī)范無誤后，進(jìn)行審核簽字。3.物資發(fā)放：倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)料單發(fā)放物資，發(fā)放時應(yīng)認(rèn)真核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確保發(fā)放物資準(zhǔn)確無誤。物資發(fā)放后，在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)，并更新物資臺賬。物資使用監(jiān)督1.使用部門管理：需求部門應(yīng)加強(qiáng)對物資使用的管理，合理安排物資使用計劃，提高物資使用效率。要求本部門員工按照規(guī)定的使用方法和流程使用物資，避免浪費(fèi)和違規(guī)使用。2.物資管理部門監(jiān)督：物資管理部門定期對各部門物資使用情況進(jìn)行檢查，了解物資使用效果和存在問題。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時與需求部門溝通協(xié)商解決，并提出改進(jìn)建議。廢舊物資管理廢舊物資定義與范圍廢舊物資是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的已不再具有使用價值或雖有使用價值但已被淘汰、報廢的物資，包括廢舊設(shè)備、廢舊零部件、廢舊原材料、廢舊包裝物等。廢舊物資回收1.回收計劃制定：物資管理部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營情況和廢舊物資產(chǎn)生情況，制定廢舊物資回收計劃，明確回收的時間、范圍、方式等。2.回收實施：各部門按照廢舊物資回收計劃，將本部門產(chǎn)生的廢舊物資及時清理整理，并送交指定的回收地點。物資管理部門或委托的回收單位對回收的廢舊物資進(jìn)行清點、登記。廢舊物資處置1.處置方式選擇：根據(jù)廢舊物資的性質(zhì)、數(shù)量和市場價值，選擇合適的處置方式，如報廢處理、出售給廢舊物資回收企業(yè)、進(jìn)行再利用等。2.處置審批：對于需要進(jìn)行報廢處理或出售的廢舊物資，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行審批。審批通過后，方可進(jìn)行處置操作。3.處置過程監(jiān)督：物資管理部門對廢舊物資處置過程進(jìn)行監(jiān)督，確保處置過程合法合規(guī)，處置收入及時足額入賬。物資信息化管理物資管理信息系統(tǒng)建設(shè)建立物資管理信息系統(tǒng)，涵蓋物資計劃、采購、驗收、入庫、庫存、發(fā)放、廢舊物資等管理環(huán)節(jié)，實現(xiàn)物資管理的信息化、自動化和規(guī)范化。數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.數(shù)據(jù)錄入：物資管理部門及相關(guān)人員應(yīng)及時、準(zhǔn)確地將物資管理過程中的各類數(shù)據(jù)錄入物資管理信息系統(tǒng)，包括物資需求計劃、采購合同、驗收記錄、庫存臺賬等。2.數(shù)據(jù)維護(hù)：定期對物資管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。及時清理過期或無效的數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)