geren隱私保護管理制度個人隱私保護管理制度一、總則（一）目的為了保護公司員工及相關(guān)人員的個人隱私信息，確保公司在運營過程中合法、合規(guī)地收集、使用、存儲和保護個人隱私數(shù)據(jù)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工、合作伙伴、客戶以及其他在與公司業(yè)務往來中涉及到個人隱私信息的相關(guān)方。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：公司在處理個人隱私信息時，嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求，確保行為的合法性。2.最小必要原則：僅收集與業(yè)務目的直接相關(guān)的個人隱私信息，且收集的信息應限于實現(xiàn)業(yè)務目的所需的最小范圍。3.保密安全原則：采取必要的安全措施，確保個人隱私信息的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露、篡改或丟失。4.主體授權(quán)原則：在收集、使用個人隱私信息前，應獲得相關(guān)主體的明確授權(quán)，確保其知情權(quán)和同意權(quán)。5.責任明確原則：明確公司內(nèi)部各部門和人員在個人隱私保護方面的職責，確保責任落實到人。二、個人隱私信息定義與范圍（一）定義個人隱私信息是指以電子或者其他方式記錄的能夠單獨或者與其他信息結(jié)合識別自然人個人身份的各種信息，包括但不限于姓名、出生日期、身份證件號碼、個人生物識別信息、住址、通信通訊聯(lián)系方式、通信記錄和內(nèi)容、賬號密碼、財產(chǎn)信息、征信信息、行蹤軌跡、住宿信息、健康生理信息、交易信息等。（二）范圍1.員工信息：包括員工個人基本信息、工資薪酬信息、工作經(jīng)歷、培訓記錄、考勤記錄、健康狀況等。2.客戶信息：包括客戶姓名、聯(lián)系方式、購買記錄、偏好信息、賬戶信息等。3.合作伙伴信息：包括合作伙伴聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式、業(yè)務往來記錄等。4.其他相關(guān)個人信息：在業(yè)務活動中收集的其他涉及個人身份識別的信息。三、管理職責（一）公司管理層1.負責審批個人隱私保護管理制度及相關(guān)政策。2.監(jiān)督公司各部門在個人隱私保護工作方面的執(zhí)行情況。3.對涉及個人隱私信息的重大決策進行指導和決策。（二）人力資源部門1.作為公司個人隱私保護工作的牽頭部門，負責制定、完善和更新個人隱私保護管理制度。2.組織開展個人隱私保護培訓，提高員工的隱私保護意識。3.審核公司各部門涉及個人隱私信息處理的流程和操作規(guī)范。4.對員工個人信息的收集、使用、存儲等進行監(jiān)督和管理。（三）各業(yè)務部門1.負責本部門涉及個人隱私信息的日常收集、使用和管理工作，確保符合公司制度和法律法規(guī)要求。2.制定本部門個人隱私信息處理的具體操作流程和規(guī)范，并報人力資源部門備案。3.對本部門員工進行個人隱私保護培訓和教育，明確崗位責任。4.在業(yè)務合作中，與第三方簽訂個人隱私保護協(xié)議，確保第三方對個人隱私信息的保護措施符合公司要求。（四）信息技術(shù)部門1.負責建立和維護公司個人隱私信息管理的信息系統(tǒng)安全防護體系，防止信息泄露。2.對涉及個人隱私信息的系統(tǒng)操作進行權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和處理相關(guān)信息。3.定期對系統(tǒng)進行安全評估和漏洞修復，保障個人隱私信息的安全性。（五）法務合規(guī)部門1.提供個人隱私保護相關(guān)法律法規(guī)的咨詢和指導，確保公司各項處理行為合法合規(guī)。2.對公司涉及個人隱私信息的業(yè)務活動進行法律合規(guī)審查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正潛在的法律風險。3.協(xié)助處理與個人隱私信息相關(guān)的法律糾紛和投訴。四、個人隱私信息收集（一）收集原則1.明確收集目的：在收集個人隱私信息前，必須明確收集的目的，并確保該目的與公司的業(yè)務活動直接相關(guān)。2.合法合規(guī)收集：遵循法律法規(guī)的要求，不得采取欺騙、脅迫等不正當手段收集個人隱私信息。（二）收集方式1.直接收集：通過員工入職登記、客戶問卷調(diào)查、業(yè)務合同簽訂等方式直接從相關(guān)主體獲取個人隱私信息。2.間接收集：在業(yè)務合作過程中，從合作伙伴處獲取與其業(yè)務往來相關(guān)的個人隱私信息，但需確保合作伙伴已獲得相關(guān)主體的合法授權(quán)。（三）收集流程1.告知義務：在收集個人隱私信息時，應向相關(guān)主體明確告知收集的目的、范圍、方式以及使用規(guī)則等信息，確保其充分了解并同意。2.授權(quán)獲?。阂笙嚓P(guān)主體以書面或電子形式簽署授權(quán)書，明確授權(quán)公司收集、使用其個人隱私信息。3.記錄與存檔：對收集到的個人隱私信息進行詳細記錄，并妥善存檔，記錄內(nèi)容應包括信息來源、收集時間、收集內(nèi)容等。五、個人隱私信息使用（一）使用原則1.用途限制：個人隱私信息僅用于實現(xiàn)公司收集時明確的業(yè)務目的，不得超出授權(quán)范圍使用。2.合法合規(guī)使用：在使用個人隱私信息過程中，嚴格遵守法律法規(guī)及公司制度的規(guī)定，不得進行非法或不當使用。（二）使用方式1.內(nèi)部使用：在公司內(nèi)部，根據(jù)業(yè)務需要，將個人隱私信息提供給相關(guān)部門和人員進行業(yè)務處理，如人力資源部門使用員工信息進行工資核算、業(yè)務部門使用客戶信息進行市場分析等。2.外部共享：在必要情況下，如與第三方合作伙伴開展業(yè)務合作時，需經(jīng)相關(guān)主體同意后，將個人隱私信息共享給第三方，但應簽訂嚴格的保密協(xié)議，明確第三方的隱私保護責任。（三）使用流程1.審批流程：對于內(nèi)部使用個人隱私信息，需按照公司規(guī)定的審批流程進行申請和審批，明確使用目的、使用范圍和使用期限等。2.協(xié)議簽訂：對于外部共享個人隱私信息，必須與第三方簽訂詳細的個人隱私保護協(xié)議，約定雙方的權(quán)利和義務，包括信息保護措施、保密責任、違約責任等。3.監(jiān)督與審計：對個人隱私信息的使用情況進行定期監(jiān)督和審計，確保使用行為符合規(guī)定和授權(quán)要求。六、個人隱私信息存儲（一）存儲原則1.安全存儲：采取必要的安全技術(shù)和管理措施，確保個人隱私信息存儲的安全性，防止信息被未經(jīng)授權(quán)的訪問、篡改或丟失。2.分類存儲：根據(jù)個人隱私信息的敏感程度和性質(zhì)進行分類存儲，對高敏感信息采取更嚴格的存儲保護措施。（二）存儲方式1.電子存儲：利用公司的信息系統(tǒng)進行電子存儲，對存儲設備進行加密處理，并設置訪問權(quán)限。2.紙質(zhì)存儲：對于某些需要紙質(zhì)存檔的個人隱私信息，應存放在安全的文件柜中，實行專人管理，限制訪問范圍。（三）存儲期限1.根據(jù)法律法規(guī)要求、業(yè)務需要以及相關(guān)主體的授權(quán)，確定合理的個人隱私信息存儲期限。2.在存儲期限屆滿后，按照公司規(guī)定的流程對個人隱私信息進行安全刪除或銷毀。（四）存儲安全管理1.定期備份：對個人隱私信息進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的異地位置。2.安全防護：安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護軟件，防止外部網(wǎng)絡攻擊。3.人員管理：對接觸個人隱私信息存儲設備的人員進行嚴格的權(quán)限管理和背景審查，確保人員具備專業(yè)知識和技能，遵守保密規(guī)定。七、個人隱私信息傳輸（一）傳輸原則1.安全傳輸：在個人隱私信息傳輸過程中，采取加密等安全措施，確保信息傳輸?shù)谋Ｃ苄浴⑼暾院涂捎眯浴?.合規(guī)傳輸：遵循法律法規(guī)及公司制度的要求，確保傳輸行為合法合規(guī)。（二）傳輸方式1.內(nèi)部傳輸：在公司內(nèi)部不同部門或系統(tǒng)之間傳輸個人隱私信息時，應通過安全的內(nèi)部網(wǎng)絡進行，并確保傳輸過程的安全性。2.外部傳輸：與外部合作伙伴或機構(gòu)傳輸個人隱私信息時，應優(yōu)先采用加密傳輸方式，并對傳輸過程進行監(jiān)控和記錄。（三）傳輸流程1.申請與審批：對于需要進行個人隱私信息傳輸?shù)那闆r，應提前向相關(guān)部門提交申請，并按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。2.加密處理：在傳輸前，對個人隱私信息進行加密處理，確保信息在傳輸過程中不被竊取或篡改。3.確認與跟蹤：與接收方確認信息傳輸?shù)臏蚀_性和完整性，并對傳輸過程進行跟蹤和記錄，以便及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。八、個人隱私信息刪除與銷毀（一）刪除與銷毀原則1.及時處理：在符合法律法規(guī)要求和公司規(guī)定的情況下，及時對不再需要的個人隱私信息進行刪除或銷毀。2.徹底清除：確保刪除或銷毀的個人隱私信息無法被恢復，防止信息泄露風險。（二）刪除與銷毀情形1.存儲期限屆滿：按照規(guī)定的存儲期限，對已過期限的個人隱私信息進行刪除或銷毀。2.業(yè)務目的實現(xiàn)：當個人隱私信息所支持的業(yè)務目的已經(jīng)實現(xiàn)，且不再需要該信息時，進行刪除或銷毀。3.相關(guān)主體要求：根據(jù)相關(guān)主體的明確要求，及時刪除或銷毀其個人隱私信息。（三）刪除與銷毀流程1.申請與審批：由相關(guān)部門或人員提出個人隱私信息刪除或銷毀申請，并按照公司審批流程進行審批。2.實施操作：根據(jù)審批結(jié)果，由專業(yè)人員按照規(guī)定的方式對個人隱私信息進行刪除或銷毀操作。3.記錄與驗證：對刪除或銷毀過程進行詳細記錄，并進行驗證，確保信息已被徹底刪除或銷毀。九、個人隱私信息安全培訓與教育（一）培訓計劃1.人力資源部門負責制定年度個人隱私保護培訓計劃，明確培訓目標、內(nèi)容、對象和方式等。2.培訓計劃應涵蓋公司全體員工，包括新員工入職培訓、定期的在職培訓以及針對特定崗位人員的專項培訓。（二）培訓內(nèi)容1.法律法規(guī)培訓：講解國家關(guān)于個人隱私保護的法律法規(guī)，讓員工了解法律要求和責任。2.公司制度培訓：介紹公司個人隱私保護管理制度，明確員工在個人隱私保護方面的職責和操作流程。3.安全意識培訓：提高員工對個人隱私信息安全的認識，增強安全防范意識和技能。（三）培訓方式1.內(nèi)部培訓：由公司內(nèi)部專業(yè)人員進行授課，采用集中培訓、部門培訓等方式進行。2.外部培訓：根據(jù)需要邀請外部專家進行培訓，或參加相關(guān)行業(yè)培訓課程。3.在線學習：提供在線學習平臺，讓員工自主學習個人隱私保護相關(guān)知識。（四）培訓效果評估1.通過考試、撰寫心得體會、實際操作等方式對員工的培訓效果進行評估。2.根據(jù)評估結(jié)果，對培訓效果不理想的員工進行補考或再次培訓，確保員工掌握個人隱私保護知識和技能。十、個人隱私信息安全審計與監(jiān)督（一）審計機制1.定期審計：由公司內(nèi)部審計部門或委托專業(yè)審計機構(gòu)，定期對公司個人隱私信息管理情況進行審計，檢查制度執(zhí)行情況、安全措施落實情況等。2.專項審計：針對個人隱私信息處理過程中的重大事項或風險點，開展專項審計，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）監(jiān)督措施1.日常監(jiān)督：各業(yè)務部門和相關(guān)職能部門對本部門及下屬人員涉及個人隱私信息的處理情況進行日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。2.舉報機制：建立個人隱私信息保護舉報渠道，鼓勵員工和相關(guān)方對發(fā)現(xiàn)的個人隱私信息違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（三）問題整改1.對于審計和監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，明確整改要求和期限。2.責任部門應制定詳細的整改措施，按時完成整改任務，并提交整改報告。3.對整改情況進行跟蹤和復查，確保問題得到徹底解決。十一、個人隱私信息保護應急處置（一）應急預案制定1.人力資源部門牽頭制定個人隱私信息保護應急預案，明確應急處置的組織機構(gòu)、流程、措施等。2.應急預案應涵蓋可能出現(xiàn)的個人隱私信息泄露、丟失、篡改等突發(fā)事件的應對措施。（二）應急處置流程1.事件報告：一旦發(fā)生個人隱私信息安全事件，相關(guān)人員應立即向公司應急指揮中心報告，報告內(nèi)容包括事件發(fā)生的時間、地點、影響范圍、可能原因等。2.應急響應：應急指揮中心接到報告后，立即啟動應急預案，組織相關(guān)人員開展應急處置工作，控制事件發(fā)展態(tài)勢。3.調(diào)查與評估：對事件進行調(diào)查，評估事件的影響程度和損失情況，確定事件的原因和責任。4.處置措施：根據(jù)事件情況，采取相應的處置措施，如信息封鎖、數(shù)據(jù)恢復、通知相關(guān)主體、配合執(zhí)法部門調(diào)查等。5.后續(xù)處理：對事件進行總結(jié)分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓，完善個人隱私信息保護措施，防止類似事件再次發(fā)生。十二、違規(guī)責任與處罰（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)收集、使用、存儲、傳輸個人隱私信息。2.違反規(guī)定泄露個人隱私信息。3.未按照公司制度和流程處理個人隱私信息。4.對個人隱私信息安全管理工作敷衍了事，導致信息安全事故發(fā)生。（二）處罰措施1.警告：對初次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工或部門，給