公司招投標(biāo)文件管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司招投標(biāo)文件的管理，確保招投標(biāo)活動(dòng)的合法、合規(guī)、公正、透明，提高公司招投標(biāo)工作的質(zhì)量和效率，保護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有參與的招投標(biāo)活動(dòng)，包括但不限于工程建設(shè)、物資采購、服務(wù)外包等項(xiàng)目。（三）基本原則1.合法性原則：招投標(biāo)文件的編制、審核、發(fā)布、存檔等環(huán)節(jié)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的規(guī)定。2.公正性原則：招投標(biāo)文件應(yīng)客觀、公正地反映項(xiàng)目需求和評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，不得偏袒任何一方。3.保密性原則：對(duì)于招投標(biāo)過程中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.完整性原則：招投標(biāo)文件應(yīng)包含項(xiàng)目概述、技術(shù)要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等必要內(nèi)容，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。二、招投標(biāo)文件的編制（一）招標(biāo)文件編制1.項(xiàng)目需求分析由項(xiàng)目發(fā)起部門負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目需求進(jìn)行詳細(xì)分析，明確項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)度要求等。組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行需求評(píng)審，確保需求的準(zhǔn)確性和完整性。2.招標(biāo)文件起草根據(jù)項(xiàng)目需求分析結(jié)果，由項(xiàng)目發(fā)起部門或指定的專業(yè)人員起草招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：招標(biāo)公告：包括項(xiàng)目名稱、招標(biāo)編號(hào)、招標(biāo)人名稱、項(xiàng)目概況、招標(biāo)范圍、投標(biāo)人資格要求、獲取招標(biāo)文件的方式、投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間及地點(diǎn)等。投標(biāo)人須知：包括對(duì)投標(biāo)人的資格要求、投標(biāo)文件的編制要求、投標(biāo)報(bào)價(jià)要求、投標(biāo)有效期、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)的規(guī)定。技術(shù)規(guī)格和要求：詳細(xì)描述項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、性能指標(biāo)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。商務(wù)條款：包括合同條款、付款方式、交貨期、售后服務(wù)等。評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)：明確評(píng)標(biāo)方法、評(píng)標(biāo)因素及權(quán)重等。投標(biāo)文件格式：提供投標(biāo)文件的格式模板，包括投標(biāo)函、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、投標(biāo)報(bào)價(jià)表、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表、資格證明文件等。3.招標(biāo)文件審核招標(biāo)文件起草完成后，應(yīng)提交給相關(guān)部門和人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括：合法性審核：確保招標(biāo)文件符合國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的規(guī)定。公正性審核：檢查招標(biāo)文件是否存在偏袒或歧視性條款。完整性審核：核對(duì)招標(biāo)文件是否包含所有必要內(nèi)容。準(zhǔn)確性審核：審查技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤。審核部門和人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核，并提出審核意見。起草部門應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行修改完善，直至審核通過。（二）投標(biāo)文件編制1.投標(biāo)報(bào)名潛在投標(biāo)人應(yīng)按照招標(biāo)公告的要求，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)報(bào)名參加投標(biāo)。報(bào)名時(shí)應(yīng)提交以下資料：營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件（加蓋公章）。法定代表人身份證明書。授權(quán)委托書（如有）。其他資格證明文件（如資質(zhì)證書、業(yè)績證明等）。2.投標(biāo)文件編制投標(biāo)人應(yīng)根據(jù)招標(biāo)文件的要求，編制投標(biāo)文件。投標(biāo)文件應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：投標(biāo)函：明確表示投標(biāo)人對(duì)招標(biāo)文件的響應(yīng)程度，并承諾投標(biāo)報(bào)價(jià)、交貨期、售后服務(wù)等。法定代表人身份證明：證明投標(biāo)人法定代表人的身份。授權(quán)委托書：如法定代表人不能親自參加投標(biāo)，應(yīng)提供授權(quán)委托書，授權(quán)代理人代表投標(biāo)人參加投標(biāo)。投標(biāo)報(bào)價(jià)表：詳細(xì)列出投標(biāo)報(bào)價(jià)明細(xì)，包括貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等。技術(shù)規(guī)格偏離表：對(duì)照招標(biāo)文件的技術(shù)規(guī)格要求，列出投標(biāo)人所提供貨物或服務(wù)的技術(shù)規(guī)格偏離情況。商務(wù)條款偏離表：對(duì)照招標(biāo)文件的商務(wù)條款要求，列出投標(biāo)人在付款方式、交貨期、售后服務(wù)等方面的偏離情況。資格證明文件：包括營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、資質(zhì)證書復(fù)印件、業(yè)績證明材料、財(cái)務(wù)狀況證明材料等，以證明投標(biāo)人具備承擔(dān)項(xiàng)目的能力。其他資料：如投標(biāo)人認(rèn)為需要提供的其他資料，如產(chǎn)品樣本、技術(shù)方案、售后服務(wù)承諾等。3.投標(biāo)文件裝訂和密封投標(biāo)文件應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的格式和順序進(jìn)行裝訂。投標(biāo)文件應(yīng)密封包裝，并在封口處加蓋投標(biāo)人公章。投標(biāo)文件應(yīng)明確標(biāo)注“正本”和“副本”字樣，正本和副本內(nèi)容應(yīng)一致。如正本與副本不一致，以正本為準(zhǔn)。三、招投標(biāo)文件的審核與審批（一）審核流程1.投標(biāo)文件編制完成后，投標(biāo)人應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部審核。2.投標(biāo)人內(nèi)部審核通過后，將投標(biāo)文件提交給招標(biāo)人。3.招標(biāo)人收到投標(biāo)文件后，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行審核。4.審核內(nèi)容包括：資格審查：檢查投標(biāo)人是否具備招標(biāo)文件規(guī)定的資格條件。符合性審查：審查投標(biāo)文件是否對(duì)招標(biāo)文件的實(shí)質(zhì)性要求和條件作出響應(yīng)。商務(wù)條款審查：核對(duì)投標(biāo)文件的商務(wù)條款是否符合招標(biāo)文件的要求。技術(shù)規(guī)格審查：審查投標(biāo)文件的技術(shù)規(guī)格是否滿足招標(biāo)文件的規(guī)定。投標(biāo)報(bào)價(jià)審查：檢查投標(biāo)報(bào)價(jià)是否合理，是否符合市場(chǎng)行情。5.審核部門和人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核，并提出審核意見。如發(fā)現(xiàn)投標(biāo)文件存在問題，應(yīng)及時(shí)通知投標(biāo)人進(jìn)行澄清或修改。（二）審批流程1.對(duì)于重大項(xiàng)目或涉及金額較大的招投標(biāo)活動(dòng)，投標(biāo)文件審核通過后，還應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.審批內(nèi)容包括：項(xiàng)目的必要性和可行性。投標(biāo)文件的質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。對(duì)公司利益的影響。3.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。如審批通過，投標(biāo)文件方可進(jìn)入開標(biāo)、評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)；如審批不通過，應(yīng)及時(shí)通知投標(biāo)人，并說明原因。四、招投標(biāo)文件的發(fā)布與獲?。ㄒ唬┱袠?biāo)文件發(fā)布1.招標(biāo)文件經(jīng)審核通過后，應(yīng)按照規(guī)定的方式進(jìn)行發(fā)布。2.發(fā)布方式包括：在公司內(nèi)部網(wǎng)站發(fā)布。在相關(guān)媒體上發(fā)布。向潛在投標(biāo)人直接發(fā)送。3.招標(biāo)文件發(fā)布時(shí)，應(yīng)明確標(biāo)注招標(biāo)文件的獲取方式、獲取時(shí)間、投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間及地點(diǎn)等重要信息。（二）投標(biāo)文件獲取1.潛在投標(biāo)人應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的方式獲取投標(biāo)文件。2.獲取方式包括：從公司內(nèi)部網(wǎng)站下載。到指定地點(diǎn)領(lǐng)取。通過電子郵件等方式接收。3.潛在投標(biāo)人獲取投標(biāo)文件后，應(yīng)仔細(xì)閱讀招標(biāo)文件的內(nèi)容，如有疑問，應(yīng)及時(shí)向招標(biāo)人提出。五、招投標(biāo)文件的開標(biāo)與評(píng)標(biāo)（一）開標(biāo)1.招標(biāo)人應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)組織開標(biāo)。2.開標(biāo)時(shí)，應(yīng)邀請(qǐng)所有投標(biāo)人參加，并由投標(biāo)人或其推選的代表檢查投標(biāo)文件的密封情況。3.經(jīng)確認(rèn)無誤后，由工作人員當(dāng)眾拆封投標(biāo)文件，宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)報(bào)價(jià)、交貨期、投標(biāo)保證金等主要內(nèi)容。4.開標(biāo)過程應(yīng)記錄在案，并存檔備查。（二）評(píng)標(biāo)1.開標(biāo)結(jié)束后，招標(biāo)人應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法組織評(píng)標(biāo)。2.評(píng)標(biāo)委員會(huì)由招標(biāo)人代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成，成員人數(shù)為五人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。3.評(píng)標(biāo)委員會(huì)應(yīng)按照以下步驟進(jìn)行評(píng)標(biāo)：初步評(píng)審：對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行形式評(píng)審、資格評(píng)審和響應(yīng)性評(píng)審，確定投標(biāo)文件是否滿足招標(biāo)文件的實(shí)質(zhì)性要求。詳細(xì)評(píng)審：對(duì)通過初步評(píng)審的投標(biāo)文件進(jìn)行詳細(xì)評(píng)審，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)投標(biāo)報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。評(píng)標(biāo)報(bào)告：評(píng)標(biāo)委員會(huì)完成評(píng)標(biāo)后，應(yīng)編寫評(píng)標(biāo)報(bào)告，推薦中標(biāo)候選人或直接確定中標(biāo)人，并說明理由。4.評(píng)標(biāo)過程應(yīng)嚴(yán)格保密，評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員不得泄露評(píng)標(biāo)情況和評(píng)標(biāo)結(jié)果。六、招投標(biāo)文件的定標(biāo)與簽訂合同（一）定標(biāo)1.招標(biāo)人應(yīng)根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)的評(píng)標(biāo)報(bào)告，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)確定中標(biāo)人。2.確定中標(biāo)人的方式包括：招標(biāo)人授權(quán)評(píng)標(biāo)委員會(huì)直接確定中標(biāo)人。招標(biāo)人根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)推薦的中標(biāo)候選人，按照排名順序確定中標(biāo)人。3.中標(biāo)人確定后，招標(biāo)人應(yīng)向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書，并同時(shí)將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的投標(biāo)人。（二）簽訂合同1.中標(biāo)人應(yīng)在中標(biāo)通知書發(fā)出之日起規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，與招標(biāo)人簽訂合同。2.合同簽訂前，雙方應(yīng)按照招標(biāo)文件和投標(biāo)文件的內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，確保合同條款與招投標(biāo)文件一致。3.合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)，確保項(xiàng)目順利實(shí)施。七、招投標(biāo)文件的存檔與保管（一）存檔范圍1.招標(biāo)文件：包括招標(biāo)公告、投標(biāo)人須知、技術(shù)規(guī)格和要求、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)文件格式等。2.投標(biāo)文件：包括投標(biāo)函、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、投標(biāo)報(bào)價(jià)表、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表、資格證明文件等。3.開標(biāo)記錄：包括開標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)、投標(biāo)人名稱、投標(biāo)報(bào)價(jià)、交貨期、投標(biāo)保證金等。4.評(píng)標(biāo)報(bào)告：包括評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員名單、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)標(biāo)過程、評(píng)標(biāo)結(jié)果等。5.中標(biāo)通知書：包括中標(biāo)人名稱、中標(biāo)金額、中標(biāo)項(xiàng)目等。6.合同文件：包括合同協(xié)議書、中標(biāo)人投標(biāo)文件中的商務(wù)條款和技術(shù)條款、補(bǔ)充協(xié)議等。（二）存檔要求1.招投標(biāo)文件應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類存檔，建立清晰的檔案目錄。2.存檔文件應(yīng)保持完整、準(zhǔn)確、清晰，不得隨意涂改、損毀。3.存檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，電子文檔應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可查閱性。4.存檔期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般項(xiàng)目的存檔期限為[X]年，重要項(xiàng)目的存檔期限為[X]年。（三）保管責(zé)任1.公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)招投標(biāo)文件的保管工作，確保文件的安全和完整。2.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自出借、復(fù)制、銷毀招投標(biāo)文件。3.如因保管不善導(dǎo)致招投標(biāo)文件丟失、損壞或泄露，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、招投標(biāo)文件的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱招投標(biāo)文件的，應(yīng)填寫《招投標(biāo)文件查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案保管部門查閱。2.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱文件，不得將文件帶出檔案室。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)檔案保管部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露招投標(biāo)文件的內(nèi)容。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱招投標(biāo)文件的，應(yīng)填寫《招投標(biāo)文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、標(biāo)記、污損。如因保管不善導(dǎo)致文件丟失、損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)檔案保管部門核對(duì)無誤后，辦理歸還手續(xù)。九、招投標(biāo)文件的保密與保密措施（一）保密責(zé)任1.參與招投標(biāo)活動(dòng)的所有人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)招投標(biāo)過程中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息予以保密。2.保密責(zé)任不因人員的離職、崗位變動(dòng)等原因而解除。（二）保密措施1.對(duì)招投標(biāo)文件進(jìn)行加密存儲(chǔ)