施工企業(yè)檔案管理制度總則目的為加強施工企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、工程建設等提供有力支持，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各項目經(jīng)理部、分公司等所有部門和員工。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映企業(yè)各項活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案資料的齊全。4.保密性原則：嚴格遵守國家和企業(yè)的保密規(guī)定，確保檔案信息安全。5.便捷利用原則：便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。檔案管理機構及職責檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施和監(jiān)督指導。檔案管理人員職責1.檔案收集：負責收集公司各部門形成的各類檔案資料。2.整理歸檔：對收集的檔案進行分類、整理、編目和裝訂，確保檔案質(zhì)量。3.保管維護：妥善保管檔案，做好檔案的安全防護和定期檢查工作。4.借閱利用：辦理檔案的借閱、查閱手續(xù)，提供檔案利用服務。5.統(tǒng)計分析：對檔案的收、管、用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.鑒定銷毀：按照規(guī)定對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見并組織實施。各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類。2.定期將整理好的檔案移交公司檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。檔案分類及編號分類施工企業(yè)檔案分為工程檔案、行政管理檔案、經(jīng)營管理檔案、人力資源檔案、財務檔案、設備物資檔案等六大類。編號1.工程檔案：按照工程名稱、標段等進行編號，如“[工程名稱][標段編號]”。2.行政管理檔案：采用年度類別順序號的編號方式，如“[年份][類別代碼][順序號]”。3.經(jīng)營管理檔案：編號規(guī)則與行政管理檔案類似。4.人力資源檔案：按照員工個人編號進行管理。5.財務檔案：依據(jù)會計檔案管理辦法進行編號。6.設備物資檔案：以設備或物資名稱及編號進行標識。檔案收集與整理收集1.各部門應在工作結(jié)束后及時將形成的檔案資料移交兼職檔案員。2.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，相關部門應指定專人負責收集，并在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)移交檔案管理部門。3.工程建設項目從立項開始，各階段產(chǎn)生的文件資料都要及時收集歸檔，確保檔案的連續(xù)性。整理1.檔案管理部門對收集到的檔案資料進行分類、組卷。2.按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值。3.對每份檔案進行編目，包括文件編號、題名、日期、保管期限等信息。4.編制檔案目錄索引，方便檔案的查找和利用。檔案保管保管場所公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對電子檔案要進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度、濕度符合規(guī)定要求。檔案借閱與查閱借閱1.因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、期限等。2.部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，按時歸還。查閱1.因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門查閱。2.查閱人員應在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、內(nèi)容、查閱人等信息。3.檔案管理人員應提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進行。檔案鑒定與銷毀鑒定1.檔案管理部門定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門人員、相關業(yè)務部門人員等。3.根據(jù)檔案的價值和歷史意義，將檔案劃分為永久、長期、短期保管三類。銷毀1.對保管期滿且無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見。2.編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司領導批準后實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀記錄應長期保存。檔案信息化管理信息化建設目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務水平。檔案數(shù)字化1.對重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。信息化系統(tǒng)應用1.選用合適的檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、存儲、檢索、利用等功能。2.對系統(tǒng)操作人員進行培訓，使其熟練掌握系統(tǒng)的使用方法。數(shù)據(jù)安全管理1.加強電子檔案數(shù)據(jù)的安全防護，采取加密、備份等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。2.建立數(shù)據(jù)安全審計機制，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行檢查和評估。獎勵與處罰獎勵1.對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽證書、獎金等。處罰1.對違反檔案管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.因違規(guī)造成檔案丟失、損壞、泄露等嚴重后果的，依