服務公司檔案管理制度總則目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本服務公司各部門及全體員工。原則1.集中統(tǒng)一原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動和業(yè)務情況。3.完整性原則：確保檔案資料的全面、成套。4.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。檔案管理機構及職責綜合管理部門1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，進行分類、編號、整理、裝訂等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀等處置。5.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案安全。6.對各部門檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。各部門1.設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作。2.按照公司檔案管理制度，及時將應歸檔的文件材料移交綜合管理部門。3.配合綜合管理部門做好檔案的利用和處置工作。檔案的分類與編號分類1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度等。2.人事檔案類：員工個人檔案，涵蓋入職資料、考勤記錄、績效考核、培訓記錄等。3.業(yè)務合同類：各類服務合同、合作協(xié)議等。4.財務檔案類：會計憑證、賬簿、報表等。5.客戶資料類：客戶基本信息、服務記錄、反饋意見等。6.項目檔案類：項目立項文件、實施方案、驗收報告等。編號1.采用層級編碼方式，如A01001，其中A代表檔案類別，01代表該類別下的二級分類，001代表順序號。2.編號應具有唯一性，便于識別和管理。檔案的收集與整理收集1.公司各部門應明確文件材料的形成、積累和歸檔責任，確保應歸檔的文件材料齊全、完整。2.兼職檔案員應定期收集本部門的文件材料，于每月末統(tǒng)一移交綜合管理部門。3.員工在工作中形成的文件材料，應及時交至本部門兼職檔案員處。整理1.綜合管理部門收到移交的檔案材料后，應進行分類整理。2.按照文件材料的來源、時間、內(nèi)容等因素，進行科學組卷。3.去除文件材料上的金屬物，對破損、褪色的文件進行修復或復制。4.編寫卷內(nèi)文件目錄，注明文件題名、日期、頁號等信息。檔案的歸檔歸檔范圍1.公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，均應歸檔。2.具體范圍包括但不限于上述分類中的各類文件。歸檔時間1.行政管理類文件應在次年一季度內(nèi)歸檔。2.人事檔案類資料應在員工離職后一個月內(nèi)歸檔。3.業(yè)務合同類在合同履行完畢后及時歸檔。4.財務檔案類按會計檔案管理規(guī)定的時間歸檔。5.客戶資料類和項目檔案類在項目結束后兩個月內(nèi)歸檔。歸檔要求1.歸檔的文件材料應齊全完整、真實準確、字跡清晰。2.一式多份的文件，應歸檔原件，如有特殊情況需保存復印件的，應注明原件存放處。3.電子文件應同時歸檔，確保其與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并妥善保存。檔案的保管庫房管理1.設立專門的檔案庫房，配備必要的設施設備，如檔案架、防潮防蟲用品、消防器材等。2.保持庫房清潔、整齊，溫度、濕度適宜，防止檔案霉變、蟲蛀、鼠咬等。3.對庫房進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檔案存放1.按照檔案類別和編號順序，將檔案存放于檔案架上，便于查找和管理。2.不同類別檔案應分區(qū)存放，標識清晰。安全保密1.嚴格控制檔案庫房的訪問權限，非檔案管理人員未經(jīng)授權不得進入。2.檔案管理人員應遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.加強對電子檔案的安全管理，設置訪問密碼，定期備份數(shù)據(jù)。檔案的利用利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.權限管理原則：根據(jù)利用者的身份和需求，設定相應的利用權限。3.登記備案原則：對檔案利用情況進行詳細登記。利用流程1.利用者填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱及編號等信息。2.所在部門負責人簽字審核，涉及重要檔案或機密信息的，需經(jīng)公司領導審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批結果，提供相應檔案，并做好利用登記。4.利用者需在指定地點查閱檔案，不得擅自復制、涂改、轉借檔案。5.利用完畢后，及時歸還檔案，檔案管理人員檢查檔案是否完好無損。查閱限制1.涉及公司機密的檔案，未經(jīng)公司領導批準，嚴禁查閱。2.人事檔案中的部分內(nèi)容，如員工薪資、考核結果等，僅限相關管理人員查閱。3.財務檔案的查閱，應遵守財務檔案管理規(guī)定，由財務部門指定人員陪同。檔案的鑒定與銷毀鑒定1.定期對檔案進行鑒定，確定其保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門、相關業(yè)務部門及財務部門人員組成。3.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容重要性、利用頻率等因素，進行綜合評估。銷毀1.對失去保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)鑒定小組審核、公司領導批準后銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，采用適當方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱及數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。檔案管理人員職責檔案管理員1.負責檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、利用等。2.嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案安全保密。3.定期對檔案進行盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.協(xié)助各部門做好檔案管理相關工作，提供業(yè)務指導。兼職檔案員1.負責本部門檔案的收集、整理和初步保管工作。2.及時向綜合管理部門移交應歸檔的文件材料。3.配合檔案管理員做好檔案的利用和處置工作。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.綜合管理部門定期對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.設立檔案管理工作投訴渠道，接受員工對檔案管理問題的反饋。檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔的及時性和準確性。3.檔案保管的安全性和完整性。4.檔案利用的合規(guī)性。結果處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。2.將檔案管理工作納入部門績效