公司汽車加油卡管理制度一、總則（一）目的為加強公司汽車加油卡的管理，規(guī)范加油卡的使用流程，節(jié)約公司車輛運行成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有配備汽車加油卡的車輛及相關使用人員。（三）基本原則1.歸口管理原則：公司汽車加油卡由行政部門統(tǒng)一歸口管理，負責加油卡的申辦、充值、保管、掛失、解掛、注銷等工作。2.限額使用原則：根據(jù)車輛的使用性質、油耗情況等，核定每輛車每月的加油限額，確保加油費用合理支出。3.一車一卡原則：每輛公司車輛配備一張加油卡，實行專卡專用，不得混用。4.如實記錄原則：加油卡使用人員應如實記錄每次加油的時間、地點、金額、加油量等信息，確保賬目清晰。二、加油卡申辦與開戶（一）申辦流程1.車輛使用部門根據(jù)工作需要，填寫《汽車加油卡申辦申請表》，詳細注明車輛信息、預計月加油量、加油地點等內容，經部門負責人簽字后提交行政部門。2.行政部門對申請表進行審核，核實車輛信息及用油需求的合理性，審核通過后報公司分管領導審批。3.審批通過后，行政部門指定專人負責前往加油站辦理加油卡開戶手續(xù)，開戶時需提供公司營業(yè)執(zhí)照副本復印件、經辦人身份證原件及復印件等相關資料，并確保所開加油卡與申請表中車輛信息一致。（二）開戶信息管理1.加油卡開戶成功后，行政部門應妥善保管開戶資料，包括開戶申請表、加油卡開戶協(xié)議、相關證件復印件等，并建立加油卡信息臺賬，詳細記錄加油卡卡號、所屬車輛、開戶日期、開戶金額、聯(lián)系人等信息。2.加油卡信息臺賬應定期更新，如加油卡掛失、解掛、注銷等情況發(fā)生時，及時進行相應記錄，確保臺賬信息的準確性和完整性。三、加油卡充值與限額設定（一）充值流程1.行政部門每月末根據(jù)各車輛的加油記錄及實際使用情況，統(tǒng)計下月預計加油費用，并填寫《汽車加油卡充值申請表》，注明加油卡卡號、所屬車輛、預計充值金額等內容，經部門負責人簽字后提交財務部門。2.財務部門對充值申請表進行審核，核對車輛加油記錄及費用支出的合理性，審核通過后根據(jù)公司資金安排進行充值操作。3.財務部門完成充值后，應及時將充值金額及相關憑證反饋給行政部門，行政部門核對充值金額無誤后更新加油卡信息臺賬。（二）限額設定1.行政部門根據(jù)車輛的使用性質（如公務用車、業(yè)務用車等）、車型、油耗等因素，結合歷史加油數(shù)據(jù)，為每輛車輛核定每月加油限額，并在加油卡信息臺賬中予以明確記錄。2.加油限額應根據(jù)公司實際情況適時調整，如車輛使用頻率變化、油價波動等因素影響較大時，應及時重新評估并調整限額。調整加油限額時，需填寫《汽車加油卡限額調整申請表》，經車輛使用部門負責人、行政部門負責人及公司分管領導審批后執(zhí)行。四、加油卡使用與登記（一）使用規(guī)定1.加油卡使用人員應嚴格遵守公司加油卡管理制度，按照規(guī)定的加油地點使用加油卡，不得在未經許可的加油站加油。2.加油卡使用人員應在加油時向加油站工作人員提供加油卡，并確保加油卡與車輛信息一致。加油完畢后，應仔細核對加油憑證上的加油金額、加油量、加油時間、加油地點等信息，并簽字確認。3.如遇加油卡無法正常使用（如卡片損壞、密碼鎖定等），加油卡使用人員應及時告知行政部門，由行政部門負責聯(lián)系加油站進行處理或掛失、解掛等操作。在加油卡恢復正常使用前，可采用現(xiàn)金加油方式，事后憑有效發(fā)票到行政部門報銷。（二）登記要求1.加油卡使用人員每次加油后，應在《汽車加油卡使用登記表》上詳細記錄加油時間、加油地點、加油金額、加油量、車牌號碼、加油用途等信息，并簽字確認。2.《汽車加油卡使用登記表》應妥善保管，行政部門定期進行檢查，確保登記信息的真實性、完整性和及時性。3.車輛使用部門負責人應定期對本部門車輛的加油費用及使用情況進行審核，如發(fā)現(xiàn)異常情況應及時與行政部門溝通核實，并采取相應措施。五、加油卡盤點與對賬（一）盤點周期1.行政部門每月末應對加油卡余額進行盤點，確保加油卡實際余額與信息臺賬記錄一致。2.每年年末，行政部門應對所有加油卡進行全面盤點，核對加油卡數(shù)量、卡號、所屬車輛等信息，并與財務部門進行賬目核對，確保賬實相符。（二）盤點方式1.行政部門指定專人負責加油卡盤點工作，盤點時可通過電話查詢、加油站現(xiàn)場查詢、網上營業(yè)廳查詢等方式獲取加油卡余額信息，并與加油卡信息臺賬進行逐一核對。2.如發(fā)現(xiàn)加油卡余額與信息臺賬記錄不一致或加油卡存在丟失、被盜用等異常情況，應立即查明原因，并采取相應措施，如掛失加油卡、向公安機關報案等。同時，及時填寫《加油卡盤點差異報告》，詳細說明差異情況及處理結果，報行政部門負責人及公司分管領導審批。（三）對賬管理1.行政部門應每月定期與財務部門進行加油卡賬目核對，核對內容包括加油卡充值金額、消費金額、余額等信息，確保雙方賬目一致。2.財務部門應根據(jù)加油卡消費記錄及相關憑證，及時進行賬務處理，并定期向行政部門提供加油卡費用明細報表，以便行政部門進行核對和分析。3.如在對賬過程中發(fā)現(xiàn)賬目差異，雙方應及時溝通，查明原因，屬于記賬錯誤的應及時進行調整；屬于其他原因導致的差異，應按照公司相關規(guī)定進行處理。六、加油卡掛失、解掛與注銷（一）掛失1.加油卡使用人員發(fā)現(xiàn)加油卡丟失或被盜用后，應立即撥打加油卡客服電話進行掛失，并及時告知行政部門。2.行政部門接到掛失通知后，應立即在加油卡信息臺賬中記錄掛失情況，并協(xié)助加油卡使用人員辦理掛失手續(xù)，如提供相關證明材料、填寫掛失申請表等。3.加油卡掛失期間，該加油卡暫停使用，如有加油需求，可按照本制度第四條第（一）款中關于無法正常使用加油卡的規(guī)定處理。（二）解掛1.加油卡使用人員找到丟失的加油卡或已處理好被盜用情況后，應及時撥打加油卡客服電話辦理解掛手續(xù)，并告知行政部門。2.行政部門接到解掛通知后，應核實情況，確認無誤后在加油卡信息臺賬中解除掛失記錄，并通知加油卡使用人員加油卡已恢復正常使用。（三）注銷1.因車輛報廢、轉讓等原因不再需要使用加油卡時，車輛使用部門應填寫《汽車加油卡注銷申請表》，注明加油卡卡號、所屬車輛、注銷原因等內容，經部門負責人簽字后提交行政部門。2.行政部門對注銷申請表進行審核，核實車輛狀態(tài)及加油卡使用情況，審核通過后報公司分管領導審批。3.審批通過后，行政部門指定專人負責前往加油站辦理加油卡注銷手續(xù)，并收回加油卡。注銷完成后，行政部門應及時更新加油卡信息臺賬，確保該加油卡信息不再存在于公司管理系統(tǒng)中。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經許可擅自使用加油卡為非公司車輛加油。2.故意損壞加油卡或偽造加油卡消費記錄。3.未按規(guī)定在指定加油站加油。4.加油卡使用人員未如實記錄加油信息，虛報加油費用。5.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為且情節(jié)較輕的，由行政部門對違規(guī)人員進行批評教育，責令其立即改正，并在公司內部進行通報批評。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的，除給予批評教育、通報批評外，視情節(jié)輕重扣減違規(guī)人員當月績效獎金，并責令其退還違規(guī)所得加油費用。如因違規(guī)行為給公司造成經濟損失的，還應承擔相應的賠償責任。3.對于違反法律法規(guī)