商超設(shè)備采購審批流程規(guī)定

商超設(shè)備采購審批流程規(guī)定一、總則1.目的本規(guī)定旨在建立一套科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)纳坛O(shè)備采購審批流程，確保設(shè)備采購活動的合法性、合理性、經(jīng)濟(jì)性和透明度，有效控制采購成本，保證所采購設(shè)備符合商超運(yùn)營需求，提高設(shè)備采購效率與質(zhì)量，同時加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督與管理，防止違規(guī)操作和腐敗行為的發(fā)生。2.適用范圍本規(guī)定適用于本商超內(nèi)所有部門因業(yè)務(wù)需要進(jìn)行的各類設(shè)備采購活動，包括但不限于貨架、冷藏設(shè)備、收銀系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、清潔設(shè)備等。3.職責(zé)劃分-使用部門：負(fù)責(zé)提出設(shè)備采購需求，詳細(xì)說明設(shè)備的功能、規(guī)格、數(shù)量等要求，參與設(shè)備選型和供應(yīng)商考察，對采購設(shè)備的適用性和使用效果負(fù)責(zé)。-采購部門：負(fù)責(zé)根據(jù)使用部門需求，尋找合適的供應(yīng)商，組織采購談判，擬定采購合同，跟蹤采購進(jìn)度，協(xié)調(diào)設(shè)備驗收等工作，確保采購活動順利進(jìn)行。-財務(wù)部門：負(fù)責(zé)對采購預(yù)算進(jìn)行審核，對采購資金的使用進(jìn)行監(jiān)督，參與重大采購項目的成本核算與分析，確保采購活動符合財務(wù)規(guī)定和成本控制要求。-行政部門：負(fù)責(zé)對采購審批流程的合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，處理采購過程中的爭議和問題。-管理層：負(fù)責(zé)對重大設(shè)備采購項目進(jìn)行最終審批，對采購戰(zhàn)略和政策的制定與調(diào)整提供決策支持。二、采購需求提出與評估1.需求提出-使用部門應(yīng)根據(jù)商超的業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、日常運(yùn)營需求以及設(shè)備的更新?lián)Q代情況，提前制定設(shè)備采購計劃。在計劃中，需明確設(shè)備名稱、用途、功能要求、規(guī)格型號、預(yù)計采購時間、預(yù)算金額等詳細(xì)信息。-對于因突發(fā)情況或緊急任務(wù)需要臨時采購設(shè)備的，使用部門應(yīng)填寫《設(shè)備采購申請表（臨時）》，詳細(xì)說明采購原因、緊急程度以及對設(shè)備的特殊要求等。2.需求評估-使用部門提交采購需求后，由行政部門組織相關(guān)部門（包括采購、財務(wù)、技術(shù)等）對需求進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括需求的合理性、必要性、與現(xiàn)有設(shè)備的兼容性、預(yù)算的可行性等。-評估過程中，相關(guān)部門應(yīng)充分溝通與討論。若對需求存在疑問或不同意見，應(yīng)及時與使用部門進(jìn)行溝通并提出修改建議。使用部門應(yīng)根據(jù)反饋意見對采購需求進(jìn)行調(diào)整和完善。-對于重大設(shè)備采購需求（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由管理層確定），需組織專題會議進(jìn)行論證，邀請商超內(nèi)外部專家、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等參與，確保需求評估的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。三、供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商信息收集-采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加展會等。信息內(nèi)容應(yīng)涵蓋供應(yīng)商的基本情況（如公司名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等）、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)狀況等方面。-對于潛在供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進(jìn)行初步篩選，剔除不符合基本要求（如無相關(guān)生產(chǎn)資質(zhì)、信譽(yù)不佳等）的供應(yīng)商，將符合條件的供應(yīng)商納入供應(yīng)商信息庫。2.供應(yīng)商考察-對于重要設(shè)備或金額較大的采購項目，采購部門應(yīng)組織使用部門、技術(shù)人員等對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)場地、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、研發(fā)能力、售后服務(wù)體系等方面。-考察結(jié)束后，考察人員應(yīng)撰寫《供應(yīng)商考察報告》，對供應(yīng)商的綜合情況進(jìn)行評價，提出是否適合作為合作伙伴的建議。3.供應(yīng)商選擇-采購部門根據(jù)需求評估結(jié)果和供應(yīng)商考察情況，從供應(yīng)商信息庫中選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商作為候選對象。-采購部門向候選供應(yīng)商發(fā)出《設(shè)備采購詢價函》，明確設(shè)備的規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時間、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提供報價單和產(chǎn)品說明書等資料。-采購部門收到供應(yīng)商報價后，對報價進(jìn)行對比分析，結(jié)合供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等因素，選擇最具性價比的供應(yīng)商作為擬合作對象。如對報價有疑問或需要進(jìn)一步協(xié)商，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通談判。四、采購預(yù)算編制與審核1.預(yù)算編制-使用部門在提出采購需求時，應(yīng)根據(jù)市場調(diào)研和歷史采購數(shù)據(jù)，初步估算設(shè)備采購預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)包括設(shè)備采購價格、運(yùn)輸費(fèi)、安裝調(diào)試費(fèi)、稅費(fèi)、質(zhì)保期內(nèi)的維護(hù)保養(yǎng)費(fèi)等所有可能涉及的費(fèi)用。-采購部門根據(jù)與供應(yīng)商的洽談情況，對使用部門提出的預(yù)算進(jìn)行細(xì)化和調(diào)整，形成詳細(xì)的采購預(yù)算草案。預(yù)算草案應(yīng)明確各項費(fèi)用的具體金額和計算依據(jù)。2.預(yù)算審核-采購預(yù)算草案編制完成后，提交財務(wù)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門應(yīng)從預(yù)算的合理性、合規(guī)性、資金安排等方面進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審查預(yù)算是否超出公司年度預(yù)算總額、是否符合成本控制目標(biāo)、各項費(fèi)用的計算是否準(zhǔn)確等。-財務(wù)部門審核通過后，采購預(yù)算提交管理層審批。管理層根據(jù)公司整體戰(zhàn)略、資金狀況等因素，對采購預(yù)算進(jìn)行最終審批。對于重大采購項目的預(yù)算，可能需要經(jīng)過董事會或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)的審議批準(zhǔn)。五、采購合同擬定與審批1.合同擬定-采購部門與選定的供應(yīng)商就采購設(shè)備的具體條款進(jìn)行深入洽談，達(dá)成一致意見后，擬定采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于雙方當(dāng)事人信息、設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、售后服務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。-合同條款應(yīng)明確、具體、清晰，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義的表述。對于重要條款，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等，應(yīng)盡可能詳細(xì)地加以規(guī)定，以保障商超的合法權(quán)益。2.合同審批-采購合同擬定完成后，首先由采購部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核合同條款是否符合公司采購政策和業(yè)務(wù)需求，合同內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。-初審?fù)ㄟ^后，合同提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性，檢查合同條款是否存在法律風(fēng)險，對合同中的法律條款進(jìn)行把關(guān)和完善。-法務(wù)審核通過后，合同依次提交財務(wù)部門、使用部門、行政部門等相關(guān)部門會簽。各部門根據(jù)自身職責(zé)對合同進(jìn)行審核，提出意見和建議。例如，財務(wù)部門關(guān)注付款方式和資金安排是否合理，使用部門審核設(shè)備的技術(shù)要求和售后服務(wù)條款是否滿足實際需求等。-經(jīng)過各部門會簽無異議后，采購合同最終提交管理層審批。管理層根據(jù)合同金額、采購項目的重要性等因素進(jìn)行審批。對于重大采購合同，可能需要召開專題會議進(jìn)行討論和決策。六、采購實施與跟蹤1.采購實施-采購合同經(jīng)審批通過后，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂正式合同，并按照合同約定的付款方式和時間，辦理預(yù)付款或定金支付手續(xù)。-采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給使用部門、財務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。使用部門根據(jù)合同約定的交貨時間，安排好設(shè)備接收和安裝調(diào)試的準(zhǔn)備工作；財務(wù)部門做好資金支付和賬務(wù)處理的準(zhǔn)備；行政部門對采購過程進(jìn)行監(jiān)督。2.采購跟蹤-在采購過程中，采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解設(shè)備生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸安排等情況，確保設(shè)備能夠按照合同約定的時間和地點(diǎn)按時交付。-若因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t或出現(xiàn)其他問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并將情況及時反饋給使用部門和其他相關(guān)部門。如協(xié)商不成，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。-采購部門應(yīng)建立采購跟蹤臺賬，詳細(xì)記錄采購過程中的各項信息，包括與供應(yīng)商的溝通情況、問題處理情況等，以便對采購項目進(jìn)行全程追溯和管理。七、設(shè)備驗收與交付使用1.驗收準(zhǔn)備-在設(shè)備預(yù)計交貨日期前，使用部門應(yīng)組織相關(guān)人員（包括技術(shù)人員、操作人員等）成立驗收小組，并制定詳細(xì)的驗收方案。驗收方案應(yīng)明確驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收方法、驗收流程等內(nèi)容。-采購部門應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通，確定設(shè)備的交貨時間、交貨地點(diǎn)、驗收人員等信息，并要求供應(yīng)商提供設(shè)備的相關(guān)資料（如產(chǎn)品說明書、質(zhì)量檢驗報告、操作手冊等）。2.到貨驗收-設(shè)備到貨時，驗收小組應(yīng)按照合同要求對設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀等進(jìn)行初步檢查。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備數(shù)量短缺、規(guī)格不符或外觀有損壞等問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，并做好記錄。-供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對問題進(jìn)行處理，如補(bǔ)足短缺數(shù)量、更換不符規(guī)格或損壞的設(shè)備等。在問題未解決之前，驗收小組有權(quán)拒絕接收設(shè)備。3.安裝調(diào)試與性能驗收-到貨驗收合格后，由供應(yīng)商按照合同約定進(jìn)行設(shè)備的安裝調(diào)試工作。在安裝調(diào)試過程中，驗收小組應(yīng)全程監(jiān)督，確保安裝調(diào)試工作符合技術(shù)要求和操作規(guī)程。-設(shè)備安裝調(diào)試完成后，驗收小組應(yīng)按照驗收方案對設(shè)備的性能指標(biāo)進(jìn)行測試和檢驗。性能驗收應(yīng)包括設(shè)備的運(yùn)行穩(wěn)定性、功能實現(xiàn)情況、技術(shù)參數(shù)是否符合要求等方面。-對于需要進(jìn)行試運(yùn)行的設(shè)備，應(yīng)安排一定時間的試運(yùn)行期。在試運(yùn)行期間，密切觀察設(shè)備的運(yùn)行情況，收集使用人員的反饋意見，對設(shè)備的性能和適用性進(jìn)行全面評估。4.驗收報告編制與審批-驗收工作完成后，驗收小組應(yīng)編制《設(shè)備驗收報告》，詳細(xì)記錄驗收過程、驗收結(jié)果以及發(fā)現(xiàn)的問題和整改情況等內(nèi)容。驗收報告應(yīng)由驗收小組成員簽字確認(rèn)。-《設(shè)備驗收報告》編制完成后，依次提交使用部門負(fù)責(zé)人、采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人等相關(guān)部門審核。審核通過后，最終提交管理層審批。5.交付使用-設(shè)備經(jīng)驗收合格且驗收報告獲得管理層審批通過后，方可正式交付使用部門投入使用。使用部門應(yīng)做好設(shè)備的登記、建檔工作，建立設(shè)備使用臺賬，記錄設(shè)備的使用情況、維護(hù)保養(yǎng)記錄等信息。八、付款與結(jié)算1.付款申請-設(shè)備驗收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時間，填寫《設(shè)備采購付款申請表》，并附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料，提交財務(wù)部門審核。-《設(shè)備采購付款申請表》應(yīng)詳細(xì)注明設(shè)備名稱、采購合同編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式等信息，確保申請付款的金額準(zhǔn)確無誤且符合合同約定。2.付款審核-財務(wù)部門收到付款申請后，對提交的資料進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括合同條款的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實性與合法性、驗收報告的完整性、付款金額的準(zhǔn)確性等方面。-若發(fā)現(xiàn)資料不全或存在問題，財務(wù)部門應(yīng)及時通知采購部門補(bǔ)充或整改。只有在所有資料審核通過后，財務(wù)部門方可進(jìn)行付款操作。3.付款結(jié)算-財務(wù)部門根據(jù)審核通過的付款申請，按照公司的財務(wù)管理制度和資金審批流程，辦理付款結(jié)算手續(xù)。付款方式應(yīng)符合合同約定和公司財務(wù)規(guī)定，可采用銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式進(jìn)行支付。-付款完成后，財務(wù)部門應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄采購設(shè)備的資金支出情況，并將付款憑證復(fù)印件分發(fā)給采購部門和使用部門，以便各部門進(jìn)行相應(yīng)的記錄和歸檔。九、采購檔案管理1.檔案范圍采購檔案應(yīng)包括與設(shè)備采購活動相關(guān)的所有文件和資料，主要包括采購需求申請、需求評估報告、供應(yīng)商信息、供應(yīng)商考察報告、采購詢價函、報價單、采購合同、驗收報告、付款憑證、發(fā)票等。2.檔案整理與歸檔-采購活動結(jié)束后，采購部門應(yīng)及時對采購過程中形成的各類文件和資料進(jìn)行整理。整理工作應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和順序進(jìn)行，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。-整理完成后，將采購檔案移交行政部門進(jìn)行歸檔保存。行政部門應(yīng)建立專門的采購檔案庫，對檔案進(jìn)行分類存放，并編制詳細(xì)的檔案目錄和索引，方便查詢和調(diào)閱。3.檔案保管與查閱-行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購檔案的保管工作，確保檔案的安全與完整。檔案保管人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失或泄露。-因工作需要查閱采購檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《采購檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可到檔案保管人員處查閱檔案。查閱過程中，檔案保管人員應(yīng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全。十、監(jiān)督與評估1.內(nèi)部監(jiān)督-行政部門應(yīng)定期對設(shè)備采購審批流程的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查各部門是否嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和職責(zé)履行義務(wù)，采購活動是否合法合規(guī)，是否存在違規(guī)操作和腐敗行為等。-監(jiān)督檢查可采用查閱文件資料、實地走訪、問卷調(diào)查、內(nèi)部審計等多種方式進(jìn)行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.供應(yīng)商評估-采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平等方面。評估結(jié)果應(yīng)作為供應(yīng)商后續(xù)合作、淘汰或獎勵的重要依據(jù)。-根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商優(yōu)勝劣汰機(jī)制，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予更多的合作機(jī)會；對于表現(xiàn)不佳或存在嚴(yán)重問題的供應(yīng)