物業(yè)文件收發(fā)規(guī)定

物業(yè)文件收發(fā)規(guī)定一、總則1.目的為規(guī)范本物業(yè)公司文件的收發(fā)、處理與管理流程，確保文件傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于物業(yè)公司內(nèi)部各部門、各層級(jí)員工之間以及與外部相關(guān)單位、業(yè)主之間文件的收發(fā)管理。3.基本原則文件收發(fā)工作應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、保密、完整的原則，確保文件能夠得到妥善處理和有效利用。二、文件的定義與分類1.文件的定義本規(guī)定所指文件包括以各種形式和載體記錄公司業(yè)務(wù)活動(dòng)、具有保存價(jià)值的信息資料，如紙質(zhì)文件、電子文件、傳真件、電子郵件等。2.文件的分類-內(nèi)部文件-行政文件：包括公司規(guī)章制度、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。-業(yè)務(wù)文件：涉及物業(yè)管理服務(wù)的各類文件，如物業(yè)合同、維修報(bào)告、客戶投訴處理記錄、收費(fèi)報(bào)表等。-人事文件：有關(guān)員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、調(diào)動(dòng)等方面的文件。-外部文件-政府部門文件：來自各級(jí)政府主管部門的政策法規(guī)、通知、批復(fù)等文件。-合作單位文件：與供應(yīng)商、承包商、合作伙伴等往來的商務(wù)文件、合作協(xié)議等。-業(yè)主文件：業(yè)主提出的意見、建議、投訴、報(bào)修等相關(guān)文件。三、文件收發(fā)職責(zé)分工1.行政部門-負(fù)責(zé)公司文件收發(fā)工作的統(tǒng)籌管理，制定和完善文件收發(fā)管理制度。-統(tǒng)一接收外部送達(dá)公司的各類文件，并進(jìn)行初步分類、登記。-負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的印發(fā)、傳遞、歸檔和保管工作。2.各部門-負(fù)責(zé)本部門文件的起草、審核、呈批，并及時(shí)將需公司統(tǒng)一收發(fā)的文件提交給行政部門。-接收行政部門轉(zhuǎn)來的與本部門相關(guān)的文件，并按要求進(jìn)行處理。-負(fù)責(zé)本部門文件的整理、保管和歸檔工作，并配合行政部門做好公司整體文件的歸檔工作。3.文件收發(fā)人員-負(fù)責(zé)文件的具體收發(fā)操作，包括文件的簽收、拆封、登記、分發(fā)、傳遞等工作。-對(duì)文件的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初步檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋。-按照規(guī)定的流程和要求對(duì)文件進(jìn)行處理，并做好相關(guān)記錄。四、文件接收規(guī)定1.外部文件接收-專人接收：公司設(shè)立專門的文件接收崗位或指定專人負(fù)責(zé)外部文件的接收工作，確保接收工作的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。接收地點(diǎn)為公司前臺(tái)或指定的文件接收室。-接收方式-當(dāng)面送達(dá)：接收人員應(yīng)要求送件人在文件接收登記表上簽字確認(rèn)，注明送達(dá)時(shí)間、送件人姓名、單位等信息。-郵寄送達(dá)：接收人員在收到郵件后，應(yīng)及時(shí)檢查郵件的完整性，確認(rèn)無誤后在郵件接收登記表上登記郵件的編號(hào)、寄件人姓名、單位、地址、郵件重量等信息，并拆開郵件取出文件。-傳真接收：傳真機(jī)應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，接收傳真后，接收人員應(yīng)立即檢查傳真內(nèi)容的清晰度和完整性，將傳真件從傳真機(jī)中取出，并在傳真接收登記表上登記傳真發(fā)送方的姓名、單位、傳真號(hào)碼、接收時(shí)間等信息。-電子郵件接收：公司應(yīng)指定專門的電子郵箱用于接收外部文件，接收人員應(yīng)定期（至少每小時(shí)一次）查看郵箱，下載郵件并將郵件內(nèi)容打印或保存為電子文檔，在電子郵件接收登記表上登記發(fā)件人姓名、單位、郵箱地址、郵件主題、接收時(shí)間等信息。-初步檢查：接收人員在接收外部文件后，應(yīng)立即對(duì)文件的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行初步檢查，包括文件的份數(shù)、頁數(shù)、是否有破損、字跡是否清晰等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與送件人或發(fā)件人聯(lián)系，要求其補(bǔ)充或更正。-分類登記：接收人員根據(jù)文件的來源、性質(zhì)和類別，對(duì)文件進(jìn)行分類，并在相應(yīng)的文件接收登記表上進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、來源、日期、密級(jí)、份數(shù)等信息。對(duì)于緊急文件，應(yīng)在登記表上特別注明，并及時(shí)通知相關(guān)部門或人員。2.內(nèi)部文件接收-部門提交：各部門起草、審核完成的內(nèi)部文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和流程，由部門負(fù)責(zé)人簽字后提交給行政部門。提交時(shí)應(yīng)填寫內(nèi)部文件提交登記表，注明文件名稱、部門、起草人、提交時(shí)間等信息。-行政接收：行政部門接收人員對(duì)各部門提交的文件進(jìn)行審核，檢查文件的格式、內(nèi)容、簽字等是否符合要求。如不符合要求，應(yīng)及時(shí)退回提交部門進(jìn)行修改。審核通過后，在內(nèi)部文件提交登記表上簽字確認(rèn)，并對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、登記。五、文件分發(fā)規(guī)定1.文件分發(fā)原則-準(zhǔn)確及時(shí)：根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，準(zhǔn)確判斷文件的主送和抄送部門或人員，確保文件能夠及時(shí)送達(dá)相關(guān)人員手中。-保密安全：對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行分發(fā)，確保文件的安全。-跟蹤反饋：建立文件分發(fā)跟蹤機(jī)制，及時(shí)了解文件的接收和處理情況，確保文件得到有效落實(shí)。2.外部文件分發(fā)-擬辦意見：行政部門接收人員對(duì)外部文件進(jìn)行分類登記后，應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，提出擬辦意見，報(bào)行政經(jīng)理審核。擬辦意見應(yīng)明確文件的主送部門、抄送部門、辦理要求和辦理期限等。-領(lǐng)導(dǎo)審批：行政經(jīng)理對(duì)擬辦意見進(jìn)行審核，如無異議，簽字同意分發(fā)；如有不同意見，可對(duì)擬辦意見進(jìn)行調(diào)整或提出進(jìn)一步的處理要求。對(duì)于重要文件，行政經(jīng)理應(yīng)及時(shí)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。-分發(fā)傳遞：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政部門接收人員按照擬辦意見將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)填寫文件分發(fā)登記表，注明文件編號(hào)、文件名稱、分發(fā)部門、接收人、分發(fā)時(shí)間等信息，并要求接收人簽字確認(rèn)。對(duì)于電子文件，應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或電子郵件發(fā)送給相關(guān)人員，并在電子郵件中注明文件的重要性和辦理要求，同時(shí)在電子文件分發(fā)登記表上進(jìn)行登記。3.內(nèi)部文件分發(fā)-審核批準(zhǔn)：行政部門對(duì)各部門提交的內(nèi)部文件進(jìn)行審核后，根據(jù)文件的性質(zhì)和涉及范圍，確定文件的主送和抄送部門，報(bào)行政經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)審批。-印發(fā)分發(fā)：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意印發(fā)的內(nèi)部文件，行政部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印發(fā)。印發(fā)完成后，將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并填寫內(nèi)部文件分發(fā)登記表，要求接收人簽字確認(rèn)。六、文件處理規(guī)定1.文件閱讀與批示-及時(shí)閱讀：文件接收人在收到文件后，應(yīng)及時(shí)閱讀文件內(nèi)容，了解文件的要求和意圖。對(duì)于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理，確保在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成閱讀和批示。-批示要求：文件接收人應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容和要求，在文件上簽署明確的批示意見。批示意見應(yīng)包括對(duì)文件的處理建議、辦理部門、辦理期限等內(nèi)容。對(duì)于需要多個(gè)部門協(xié)同辦理的文件，應(yīng)明確牽頭部門和配合部門。-簽字存檔：文件接收人在批示完成后，應(yīng)在文件上簽字并注明批示日期。批示后的文件應(yīng)及時(shí)交回行政部門存檔，以便跟蹤和查詢。2.文件辦理-明確責(zé)任：各部門在收到需要辦理的文件后，應(yīng)根據(jù)文件批示意見，明確具體的辦理人員和辦理責(zé)任。辦理人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，按照規(guī)定的要求和期限完成文件的辦理工作。-辦理流程-承辦：辦理人員根據(jù)文件的要求和實(shí)際情況，制定具體的辦理方案，并組織實(shí)施。在辦理過程中，如遇到問題或需要其他部門配合的，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)。-協(xié)辦：對(duì)于需要多個(gè)部門協(xié)同辦理的文件，協(xié)辦部門應(yīng)積極配合牽頭部門的工作，按照要求提供相關(guān)資料和支持。協(xié)辦部門在完成本部門的工作后，應(yīng)及時(shí)將辦理情況反饋給牽頭部門。-審核：文件辦理完成后，辦理人員應(yīng)將辦理結(jié)果提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核辦理結(jié)果，確保辦理工作符合文件要求和公司規(guī)定。如審核不通過，應(yīng)提出修改意見，要求辦理人員進(jìn)行整改。-反饋：部門負(fù)責(zé)人審核通過后，應(yīng)將文件辦理結(jié)果及時(shí)反饋給行政部門或文件批示人。反饋內(nèi)容應(yīng)包括辦理情況、辦理結(jié)果、是否存在問題等。3.文件催辦-建立催辦制度：行政部門應(yīng)建立文件催辦制度，對(duì)超過規(guī)定辦理期限仍未完成的文件進(jìn)行催辦。催辦方式可以采用電話催辦、書面催辦或電子郵件催辦等方式。-催辦記錄：行政部門在催辦過程中，應(yīng)做好催辦記錄，包括催辦時(shí)間、催辦方式、催辦對(duì)象、催辦事項(xiàng)、對(duì)方回復(fù)等內(nèi)容。催辦記錄應(yīng)作為文件管理的重要資料進(jìn)行保存。-跟蹤落實(shí)：對(duì)于經(jīng)催辦仍未按時(shí)完成的文件，行政部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)相關(guān)部門和人員進(jìn)行督促和檢查，確保文件得到有效落實(shí)。七、文件歸檔規(guī)定1.歸檔范圍-凡是反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)、具有保存價(jià)值的文件，包括收發(fā)的各類紙質(zhì)文件、電子文件、傳真件、電子郵件等，均應(yīng)按照本規(guī)定進(jìn)行歸檔。-具體歸檔范圍包括但不限于公司規(guī)章制度、合同協(xié)議、工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表、客戶資料、維修記錄、投訴處理記錄等。2.歸檔時(shí)間-定期歸檔：各部門應(yīng)在每月末將本部門當(dāng)月形成的文件進(jìn)行整理、分類，移交行政部門進(jìn)行歸檔。行政部門應(yīng)在次月上旬完成上月文件的歸檔工作。-即時(shí)歸檔：對(duì)于重要文件、緊急文件或需要即時(shí)歸檔的文件，文件處理完成后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將文件移交行政部門進(jìn)行歸檔。3.歸檔要求-紙質(zhì)文件歸檔-整理分類：各部門在移交紙質(zhì)文件前，應(yīng)按照文件的類別、年度、文號(hào)等進(jìn)行整理分類，確保文件排列有序。-裝訂成冊(cè)：對(duì)于厚度較大的文件，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，便于保管和查閱。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的閱讀和使用。-編制目錄：每冊(cè)文件應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、頁碼等信息。目錄應(yīng)置于文件冊(cè)的首頁。-填寫備考表：在文件冊(cè)的末頁應(yīng)填寫備考表，注明文件的保管期限、密級(jí)、移交時(shí)間、移交人等信息。-移交歸檔：各部門將整理好的紙質(zhì)文件移交行政部門時(shí)，應(yīng)填寫紙質(zhì)文件移交清單，注明文件的類別、數(shù)量、移交日期等信息。行政部門接收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清單和文件，確認(rèn)無誤后簽字接收。-電子文件歸檔-收集整理：各部門應(yīng)定期收集本部門的電子文件，按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保電子文件的完整性和可讀性。-存儲(chǔ)備份：電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失。-編制目錄：建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，目錄內(nèi)容應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、存儲(chǔ)路徑、文件格式等信息。電子文件目錄應(yīng)與紙質(zhì)文件目錄相對(duì)應(yīng)，便于查詢和管理。-元數(shù)據(jù)采集：對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)采集其元數(shù)據(jù)，如文件的創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間、作者、來源等信息，以便更好地管理和利用電子文件。-移交歸檔：各部門將整理好的電子文件移交行政部門時(shí)，應(yīng)填寫電子文件移交清單，注明文件的類別、數(shù)量、存儲(chǔ)介質(zhì)、移交日期等信息。行政部門接收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清單和電子文件，確認(rèn)無誤后簽字接收，并將電子文件存儲(chǔ)到公司統(tǒng)一的電子文件歸檔系統(tǒng)中。4.歸檔保管-檔案庫房管理：公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案庫房的安全和整潔。-檔案分類存放：行政部門應(yīng)按照檔案的類別、年度、保管期限等對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。檔案應(yīng)按照一定的順序排列，并在檔案架或檔案柜上標(biāo)明檔案的類別和編號(hào)。-檔案保管期限：根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，確定文件的保管期限。保管期限分為短期（1-3年）、中期（3-5年）、長期（5年以上）和永久。行政部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和鑒定，對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行銷毀或移交相關(guān)部門處理。-檔案保密管理：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)和公司的保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案查閱、借閱應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，確保檔案信息的安全。八、文件查閱與借閱規(guī)定1.查閱規(guī)定-申請(qǐng)流程：公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、類別、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給行政部門。-審批權(quán)限：行政部門對(duì)檔案查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，對(duì)于一般檔案，由行政經(jīng)理審批；對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。-查閱方式：經(jīng)審批同意后，行政部門安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案庫房指定的區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、折疊等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)另行申請(qǐng)并經(jīng)審批同意。-查閱記錄：行政部門應(yīng)建立檔案查閱記錄臺(tái)賬，記錄查閱人員的姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。查閱記錄應(yīng)作為檔案管理的重要資料進(jìn)行保存。2.借閱規(guī)定-申請(qǐng)流程：公司員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、類別、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給行政部門。-審批權(quán)限：行政部門對(duì)檔案借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，對(duì)于一般檔案，由行政經(jīng)理審批；對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。-借閱期限：檔案借閱期限一般不超過兩周，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)在借閱期限屆滿前填寫檔案續(xù)借申請(qǐng)表，經(jīng)審批同意后辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借期限最長不超過一周。-借閱登記：經(jīng)審批同意后，行政部門在檔案借閱登記臺(tái)賬上進(jìn)行登記，注明借閱人員的姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱檔案名稱、借閱期限等信息，并要求借閱人員簽字確認(rèn)。同時(shí)，將檔案借閱情況告知檔案保管人員，由檔案保管人員將檔案交給借閱人員。-歸還要求：借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿前將檔案歸還行政部門。歸還時(shí)，檔案保管人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。行政部門在檔案借閱登記臺(tái)賬上記錄檔案的歸還時(shí)間，并要求借閱人員簽字確認(rèn)。九、文件銷毀規(guī)定1.銷毀范圍-超過保管期限且無保存價(jià)值的文件。-經(jīng)鑒定確認(rèn)已失去利用價(jià)值