物業(yè)工程設備采購供應商管理制度?

物業(yè)工程設備采購供應商管理制度一、總則1.目的：為加強物業(yè)工程設備采購供應商管理，規(guī)范采購行為，確保所采購的工程設備質量可靠、價格合理、供應及時，保障物業(yè)服務工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于本物業(yè)公司所有工程設備采購活動中涉及的供應商管理。3.管理原則：遵循公開、公平、公正、誠信和擇優(yōu)的原則，建立長期穩(wěn)定、互利共贏的供應商合作關系。二、供應商的選擇（一）供應商信息收集1.渠道-通過網(wǎng)絡搜索、行業(yè)展會、供應商推薦、政府相關部門發(fā)布信息等多種途徑，廣泛收集供應商信息。-關注行業(yè)動態(tài)，了解最新的工程設備供應商情況，建立潛在供應商信息庫。2.內(nèi)容-收集供應商的基本信息，包括公司名稱、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等。-了解供應商的生產(chǎn)能力、技術水平、質量管理體系、售后服務能力等方面的詳細資料。（二）供應商初步篩選1.篩選標準-具備合法的經(jīng)營資質，如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、相關行業(yè)認證等。-具有良好的商業(yè)信譽，近三年內(nèi)無重大違法違規(guī)記錄，無不良信用記錄。-具備與所供應工程設備相匹配的生產(chǎn)或供應能力，能滿足本物業(yè)小區(qū)工程設備的采購需求。-擁有完善的質量管理體系，所供應產(chǎn)品符合國家相關標準和行業(yè)規(guī)范。2.篩選流程-采購部門對收集到的供應商信息進行整理和分析，按照篩選標準進行初步篩選，確定符合基本條件的潛在供應商名單。-將潛在供應商名單提交給工程技術部門和質量監(jiān)管部門進行技術和質量方面的評估，提出意見和建議。（三）供應商實地考察1.考察對象：對于初步篩選后擬建立合作關系的重要供應商，采購部門應組織工程技術、質量監(jiān)管等相關人員進行實地考察。2.考察內(nèi)容-考察供應商的生產(chǎn)場地、生產(chǎn)設備、工藝流程等，評估其生產(chǎn)能力和工藝水平。-檢查供應商的質量管理體系運行情況，包括原材料檢驗、生產(chǎn)過程控制、成品檢驗等環(huán)節(jié)。-了解供應商的售后服務體系，包括售后服務人員配備、響應時間、維修能力等。-查閱供應商的財務狀況，評估其經(jīng)濟實力和穩(wěn)定性。3.考察報告：考察結束后，考察人員應撰寫詳細的考察報告，對供應商的綜合情況進行評價，提出是否適合合作的建議。（四）供應商評估與選擇1.評估指標-質量：產(chǎn)品質量的穩(wěn)定性和可靠性，是否符合相關標準和要求。-價格：產(chǎn)品價格是否合理，具有市場競爭力。-交貨期：供應商能否按照合同約定的時間及時交貨。-售后服務：售后服務的響應速度和解決問題的能力。-技術支持：供應商提供技術咨詢、技術培訓等方面的能力。2.評估方法-采用定量與定性相結合的評估方法。定量評估主要根據(jù)供應商提供的產(chǎn)品樣本、檢測報告等數(shù)據(jù)進行分析；定性評估則通過實地考察、與供應商溝通交流等方式進行綜合評價。-組織采購、工程技術、質量監(jiān)管等相關部門對供應商進行綜合評估，按照評估指標進行打分，確定供應商的綜合得分。3.選擇決策：根據(jù)供應商的綜合得分，結合公司的采購需求和戰(zhàn)略規(guī)劃，確定最終的供應商合作名單。對于重要的工程設備采購項目，需提交公司管理層審批后確定供應商。三、供應商的合同管理（一）合同簽訂1.合同條款：采購合同應明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式、售后服務、違約責任等條款。2.合同審核：合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交給法務部門進行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求，防范法律風險。同時，工程技術、質量監(jiān)管等相關部門應從專業(yè)角度對合同條款進行審核，確保合同內(nèi)容符合工程設備采購的實際需求。3.合同簽訂流程：經(jīng)審核通過的合同，由采購部門負責人簽字，并加蓋公司公章。合同一式多份，供應商、采購部門、財務部門、工程技術部門等各留存一份。（二）合同執(zhí)行1.訂單下達：合同簽訂后，采購部門應及時向供應商下達采購訂單，明確訂單編號、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期等詳細信息。采購訂單應與合同內(nèi)容一致，并要求供應商簽字確認。2.交貨跟蹤：采購部門應建立交貨跟蹤機制，定期與供應商溝通，了解訂單執(zhí)行情況，確保供應商按照合同約定的時間和地點交貨。如出現(xiàn)交貨延遲等異常情況，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，并將相關情況通知工程技術部門和其他相關部門。3.驗收管理：工程設備到貨后，采購部門應組織工程技術、質量監(jiān)管等相關人員按照合同約定的質量標準和驗收方式進行驗收。驗收合格的，出具驗收報告；驗收不合格的，應及時與供應商溝通，要求供應商采取整改措施或更換產(chǎn)品，直至驗收合格。（三）合同變更與解除1.變更程序：在合同執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、對交貨期、價格等方面的影響，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認。合同變更協(xié)議需提交法務部門審核，確保其合法性和有效性。2.解除程序：如因供應商違約或其他不可抗力因素導致合同無法繼續(xù)履行，采購部門應按照合同約定的解除條件和程序，書面通知供應商解除合同。解除合同的通知應明確解除合同的原因、解除日期等內(nèi)容，并要求供應商在規(guī)定的時間內(nèi)辦理相關手續(xù)。合同解除后，采購部門應按照合同約定和法律法規(guī)的規(guī)定，處理相關善后事宜，如已交付產(chǎn)品的退貨、已付款項的結算等。四、供應商的質量管理（一）質量標準明確1.在采購合同中應明確所采購工程設備的質量標準，包括國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準等。對于特殊要求的工程設備，應詳細描述質量要求和技術參數(shù)。2.向供應商提供詳細的質量文件和圖紙等資料，確保供應商清楚了解公司對工程設備的質量要求。（二）原材料與生產(chǎn)過程質量控制1.要求供應商建立完善的原材料檢驗制度，對原材料的質量進行嚴格把控。采購部門可根據(jù)需要，不定期對供應商的原材料檢驗情況進行抽查。2.對于關鍵工程設備的生產(chǎn)過程，采購部門可要求供應商提供生產(chǎn)進度報告，并在必要時安排人員到供應商生產(chǎn)現(xiàn)場進行質量監(jiān)督，確保生產(chǎn)過程符合質量要求。（三）到貨檢驗與不合格處理1.工程設備到貨時，必須進行嚴格的檢驗。檢驗內(nèi)容包括外觀、尺寸、性能、技術參數(shù)等方面，確保產(chǎn)品符合合同約定的質量標準。2.如檢驗發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品，應立即停止驗收，并及時通知供應商。供應商應在規(guī)定的時間內(nèi)做出響應，采取更換合格產(chǎn)品、進行整改等措施。對于多次出現(xiàn)不合格產(chǎn)品的供應商，應按照合同約定進行處罰，情節(jié)嚴重的，終止合作關系。（四）質量改進1.定期對供應商供應的工程設備質量進行統(tǒng)計和分析，總結質量問題和改進點。2.與供應商共同探討質量改進措施，要求供應商制定改進計劃并跟蹤實施效果。對于質量改進成效顯著的供應商，可給予一定的獎勵。五、供應商的價格與成本管理（一）價格談判1.在采購前，采購部門應充分了解市場價格行情，收集同類工程設備的價格信息，作為價格談判的參考依據(jù)。2.與供應商進行價格談判時，應堅持公平、合理的原則，爭取最優(yōu)惠的價格條件。談判過程中，要充分了解供應商的成本構成，分析價格的合理性。（二）成本分析1.要求供應商提供詳細的成本構成清單，包括原材料成本、生產(chǎn)成本、管理成本、利潤等方面的信息。2.采購部門聯(lián)合財務部門對供應商的成本進行分析，評估價格的合理性。對于成本過高的供應商，應與其協(xié)商降低成本的措施，如優(yōu)化生產(chǎn)工藝、降低原材料采購成本等。（三）價格調(diào)整1.在合同執(zhí)行過程中，如因原材料價格波動、市場行情變化等原因需要調(diào)整價格，采購部門應與供應商進行協(xié)商。協(xié)商過程中，雙方應提供相關的價格變動依據(jù)，按照公平合理的原則確定價格調(diào)整幅度。2.價格調(diào)整需簽訂書面的價格調(diào)整協(xié)議，明確調(diào)整的原因、調(diào)整后的價格、調(diào)整的生效日期等內(nèi)容，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認。（四）價格監(jiān)督1.建立價格監(jiān)督機制，定期對采購價格進行回顧和分析，確保采購價格始終處于合理水平。2.如發(fā)現(xiàn)供應商存在價格欺詐、惡意抬高價格等行為，應按照合同約定進行處罰，并追究其法律責任。情節(jié)嚴重的，終止合作關系。六、供應商的售后服務管理（一）售后服務條款明確1.在采購合同中應明確供應商的售后服務條款，包括售后服務內(nèi)容、服務期限、響應時間、維修費用等方面的約定。2.要求供應商提供售后服務承諾函，明確其在售后服務方面的責任和義務。（二）售后服務響應1.建立售后服務熱線或在線服務平臺，確保業(yè)主和物業(yè)公司在使用工程設備過程中遇到問題能夠及時聯(lián)系到供應商。2.供應商應在接到服務請求后，按照合同約定的響應時間做出回應。對于緊急故障，應在規(guī)定的時間內(nèi)到達現(xiàn)場進行維修。（三）維修與保養(yǎng)1.供應商應定期對所供應的工程設備進行回訪，了解設備的使用情況，提供必要的保養(yǎng)建議和技術支持。2.對于出現(xiàn)故障的工程設備，供應商應及時安排專業(yè)技術人員進行維修，確保設備盡快恢復正常運行。維修完成后，應提供詳細的維修報告，記錄維修內(nèi)容、更換的零部件等信息。（四）配件供應1.供應商應建立充足的配件庫存，確保在維修設備時能夠及時提供所需的配件。2.對于常用配件，應提供合理的價格和供應周期。對于特殊配件，應提前告知采購方采購周期和價格等信息。（五）售后服務評價1.定期對供應商的售后服務質量進行評價，評價內(nèi)容包括服務響應速度、維修質量、配件供應情況、客戶滿意度等方面。2.根據(jù)售后服務評價結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予表揚和獎勵，對存在問題的供應商提出整改要求。如供應商在售后服務方面存在嚴重問題，影響到工程設備的正常使用和業(yè)主的滿意度，應按照合同約定進行處罰，直至終止合作關系。七、供應商的日常管理與考核（一）日常溝通與協(xié)調(diào)1.采購部門應指定專人與供應商進行日常溝通，及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品供應情況等，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.定期組織供應商座談會或交流會，加強與供應商的溝通與交流，增進雙方的了解與信任，共同探討合作發(fā)展的方向和措施。（二）檔案管理1.建立供應商檔案，對供應商的基本信息、資質證書、考察報告、采購合同、驗收報告、售后服務記錄等資料進行整理和歸檔。2.確保供應商檔案的完整性和準確性，便于查詢和管理。定期對供應商檔案進行更新和維護，及時記錄供應商的最新情況。（三）考核指標與方法1.考核指標-交貨準時率：實際按時交貨的訂單數(shù)量與應交貨的訂單數(shù)量之比。-產(chǎn)品合格率：驗收合格的產(chǎn)品數(shù)量與采購產(chǎn)品總數(shù)量之比。-售后服務滿意度：通過業(yè)主和物業(yè)公司的反饋評價，統(tǒng)計對供應商售后服務的滿意程度。-價格合理性：根據(jù)市場價格行情和成本分析，評估供應商提供的產(chǎn)品價格是否合理。-合作誠信度：考察供應商在合同執(zhí)行過程中的誠信表現(xiàn)，是否存在違約行為。2.考核方法-每月或每季度對供應商進行一次考核，根據(jù)考核指標收集相關數(shù)據(jù)和信息。-采用定量與定性相結合的考核方法，對各項考核指標進行打分，計算供應商的綜合得分。（四）考核結果應用1.根據(jù)考核結果，對供應商進行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應商，給予增加采購份額、優(yōu)先合作等獎勵；對于考核合格但存在一定問題的供應商，提出整改要求，督促其改進；對于考核不合格的供應商，按照合同約定進行處罰，直至終止合作關系。2.將考核結果反饋給供應商，幫助其了解自身的優(yōu)勢和不足，促進供應商不斷提高自身的服務質量和管理水平。八、供應商的淘汰與重新準入（一）淘汰機制1.當供應商出現(xiàn)以下情況時，應予以淘汰：-連續(xù)多次考核不合格，且未能有效改進的。-提供的產(chǎn)品出現(xiàn)嚴重質量問題，給物業(yè)公司和業(yè)主造成重大損失的。-存在嚴重的商業(yè)欺詐行為，如虛假報價、以次充好等。-無法履行合同義務，如長期拖欠交貨、售后服務不到位等，且經(jīng)多次溝通仍未解決的。2.淘汰供應商應經(jīng)過公司管理層審批，并書面通知供應商。通知應明確淘汰的原因和依據(jù)，同時要求供應商在規(guī)定