公司行政小庫房管理制度總則目的為加強(qiáng)公司行政小庫房的管理，規(guī)范物資的采購、存儲、領(lǐng)用等流程，確保物資的合理使用與安全保管，提高公司行政工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司行政小庫房內(nèi)所有物資的管理，包括辦公用品、辦公設(shè)備耗材、清潔用品、勞保用品等。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：行政小庫房物資由公司行政部門統(tǒng)一管理，明確專人負(fù)責(zé)。2.合理采購原則：根據(jù)實(shí)際需求，合理安排物資采購，避免積壓和浪費(fèi)。3.規(guī)范存儲原則：物資應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，確保存儲安全。4.嚴(yán)格領(lǐng)用原則：建立規(guī)范的領(lǐng)用流程，嚴(yán)格控制物資領(lǐng)用。物資采購管理采購計(jì)劃制定1.各部門應(yīng)于每月[X]日前，根據(jù)本部門下月工作安排及物資使用情況，填寫《行政小庫房物資采購申請表》，詳細(xì)注明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，提交至行政部門。2.行政部門匯總各部門采購申請后，結(jié)合庫存情況進(jìn)行審核與分析，制定月度采購計(jì)劃。對于常用物資，設(shè)定合理的庫存安全量，當(dāng)庫存低于安全量時(shí)及時(shí)采購；對于臨時(shí)急需物資，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可特事特辦。供應(yīng)商選擇與管理1.行政部門負(fù)責(zé)建立合格供應(yīng)商名錄，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)等方式，選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。2.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款，確保雙方權(quán)益。3.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，根據(jù)供貨質(zhì)量、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)等方面表現(xiàn)，調(diào)整供應(yīng)商名錄，淘汰不合格供應(yīng)商。采購實(shí)施1.根據(jù)月度采購計(jì)劃，采購人員按照合同要求向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。2.物資到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知倉庫管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員依據(jù)采購合同、送貨單等對物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。物資存儲管理庫房規(guī)劃與布局1.行政部門根據(jù)物資類別、使用頻率等因素，對庫房進(jìn)行合理規(guī)劃與布局，劃分不同的存儲區(qū)域，如辦公用品區(qū)、耗材區(qū)、清潔用品區(qū)、勞保用品區(qū)等。2.每個(gè)存儲區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，注明區(qū)域名稱及存放物資類別，便于物資的查找與管理。物資入庫1.倉庫管理人員在物資到貨后，應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)。核對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等與采購訂單一致后，填寫《行政小庫房物資入庫單》，一式三聯(lián)，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交采購部門作為付款依據(jù)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門入賬。2.對于驗(yàn)收不合格的物資，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)通知采購人員與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜，并在《行政小庫房物資入庫單》上注明不合格情況。物資存儲1.物資應(yīng)按照類別、規(guī)格、批次等進(jìn)行分類存放，遵循先進(jìn)先出的原則，確保物資在保質(zhì)期內(nèi)使用。2.對于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物資，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施，并嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。3.定期對庫房進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查物資的存儲狀況，確保物資無損壞、無丟失。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄在《行政小庫房物資盤點(diǎn)表》中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。物資領(lǐng)用管理領(lǐng)用流程1.員工因工作需要領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫《行政小庫房物資領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到行政小庫房辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.倉庫管理人員根據(jù)審批后的《行政小庫房物資領(lǐng)用申請表》，核實(shí)庫存情況，如庫存充足，按照申請數(shù)量發(fā)放物資，并在申請表上簽字確認(rèn)；如庫存不足，應(yīng)告知領(lǐng)用人員，并說明預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。3.領(lǐng)用人員領(lǐng)取物資后，應(yīng)在《行政小庫房物資領(lǐng)用登記表》上簽字，確保物資領(lǐng)用記錄清晰可查。限量領(lǐng)用規(guī)定1.為避免物資浪費(fèi)，對于部分常用辦公用品，如筆、筆記本、文件夾等，實(shí)行限量領(lǐng)用制度。具體限量標(biāo)準(zhǔn)如下：普通員工每月領(lǐng)用筆不超過[X]支，筆記本不超過[X]本，文件夾不超過[X]個(gè)。部門負(fù)責(zé)人每月領(lǐng)用筆不超過[X]支，筆記本不超過[X]本，文件夾不超過[X]個(gè)。2.如因工作特殊需要超量領(lǐng)用物資，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。貴重物資領(lǐng)用管理1.對于價(jià)值較高的辦公設(shè)備耗材，如打印機(jī)硒鼓、墨盒等，實(shí)行以舊換新制度。領(lǐng)用人員在領(lǐng)用新耗材時(shí)，應(yīng)將舊耗材交回倉庫。2.對于其他貴重物資，如電腦、打印機(jī)等辦公設(shè)備，領(lǐng)用人員需填寫《行政小庫房貴重物資領(lǐng)用登記表》，詳細(xì)注明設(shè)備領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間、使用責(zé)任人等信息，并按照規(guī)定進(jìn)行使用與保管。如因使用不當(dāng)造成設(shè)備損壞或丟失，使用責(zé)任人應(yīng)照價(jià)賠償。庫存盤點(diǎn)管理盤點(diǎn)周期1.行政小庫房應(yīng)每月進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。2.小盤點(diǎn)由倉庫管理人員自行組織，對庫房內(nèi)物資進(jìn)行全面清點(diǎn)，核對賬實(shí)是否相符。大盤點(diǎn)由行政部門負(fù)責(zé)人牽頭，組織財(cái)務(wù)人員、倉庫管理人員等共同參與，對庫房物資進(jìn)行徹底清查。盤點(diǎn)方法1.盤點(diǎn)人員應(yīng)按照物資類別、存儲區(qū)域逐一進(jìn)行清點(diǎn)，記錄實(shí)際數(shù)量，并與庫存賬目進(jìn)行核對。2.對于無法通過點(diǎn)數(shù)確定數(shù)量的物資，如液體清潔劑、辦公用品等，可采用稱重、測量等方法進(jìn)行估算，并做好記錄。盤點(diǎn)結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果填寫《行政小庫房物資盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄賬實(shí)差異情況。2.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因。屬于人為原因造成的物資短缺或損壞，由責(zé)任人照價(jià)賠償；屬于自然損耗或其他不可抗力因素導(dǎo)致的差異，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部門審核后進(jìn)行相應(yīng)處理。3.根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，對庫存管理中存在的問題進(jìn)行分析總結(jié)，提出改進(jìn)措施，完善庫存管理制度。物資報(bào)廢管理報(bào)廢條件1.物資因使用年限到期、損壞無法修復(fù)、技術(shù)淘汰等原因，已失去使用價(jià)值的，可申請報(bào)廢。2.對于已過保質(zhì)期且存在質(zhì)量安全隱患的物資，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢申請與審批1.使用部門發(fā)現(xiàn)物資符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫《行政小庫房物資報(bào)廢申請表》，詳細(xì)說明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，提交至行政部門。2.行政部門收到報(bào)廢申請后，組織相關(guān)人員對物資進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。如鑒定通過，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。報(bào)廢處理1.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的物資，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一處理。對于有回收價(jià)值的物資，可聯(lián)系專業(yè)回收公司進(jìn)行回收處理；對于無回收價(jià)值的物資，可按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處置，如委托有資質(zhì)的垃圾處理公司進(jìn)行清運(yùn)等。2.報(bào)廢物資處理完畢后，倉庫管理人員應(yīng)在庫存賬目中進(jìn)行核銷，并將《行政小庫房物資報(bào)廢申請表》及相關(guān)處理記錄存檔保存。安全與環(huán)境管理安全管理1.庫房應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查與維護(hù)，確保其性能良好。2.嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火，嚴(yán)禁私拉亂接電線，確保用電安全。3.倉庫管理人員應(yīng)熟悉庫房安全操作規(guī)程，掌握火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的應(yīng)急處理方法，定期參加安全培訓(xùn)與演練，提高安全意識與應(yīng)急處置能力。環(huán)境管理1.保持庫房內(nèi)環(huán)境整潔，物資擺放整齊有序，通道暢通無阻。2.對庫房進(jìn)行定期清掃，及時(shí)清理廢舊物資及垃圾，防止滋生蚊蟲、鼠害等。3.對于易產(chǎn)生粉塵、異味的物資，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如密封存儲、通風(fēng)換氣等，減少對環(huán)境的影響。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.行政部門定期對行政小庫房的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物資采購、存儲、領(lǐng)用、盤點(diǎn)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及庫房安全與環(huán)境管理情況。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。考核機(jī)制1.建立行政小庫房管理考核機(jī)制，對倉庫管理人員及相關(guān)責(zé)任部門的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核指標(biāo)包括物資管理準(zhǔn)確性、工作效率、服務(wù)質(zhì)量、安全管理等方面，具體考核標(biāo)準(zhǔn)如下：物資管理準(zhǔn)確性：賬實(shí)相符率達(dá)到[X]%以上，每低[X]個(gè)百分點(diǎn)扣[X]分。工作效率：物資采購及時(shí)率達(dá)到[X]%以上，領(lǐng)用審批處理及時(shí)率達(dá)到[X]%以上，每低[X]個(gè)百分點(diǎn)扣[X]分。服務(wù)質(zhì)量：員工滿意度達(dá)到[X]%以上，每低[X]個(gè)百分點(diǎn)扣[X]分。安全管理：全年無安全事故發(fā)生，如