地產(chǎn)公司采供購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范地產(chǎn)公司采購供應與購買活動，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司項目順利開展，實現(xiàn)采購成本的合理控制，提高公司經(jīng)濟效益和市場競爭力。2.適用范圍本制度適用于公司所有與采購供應及購買相關的活動，包括但不限于建筑材料、設備、辦公用品、服務等的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。公平公正原則：對待所有供應商應一視同仁，確保采購過程公平、公正、公開。效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。誠信原則：與供應商建立誠信合作關系，嚴格履行合同約定。二、采購組織與職責1.采購部門設置公司設立獨立的采購部門，負責采購工作的具體實施。采購部門可根據(jù)業(yè)務需要進一步細分采購小組，如工程物資采購組、行政辦公用品采購組等。2.采購部門職責制定采購計劃：根據(jù)公司項目進度和需求，編制年度、季度、月度采購計劃。供應商管理：開發(fā)、評估、選擇、管理供應商，建立供應商檔案。采購執(zhí)行：按照采購計劃和流程，組織實施采購活動，簽訂采購合同。采購成本控制：通過談判、招標等方式，降低采購成本，確保采購價格合理。采購合同管理：跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題。采購數(shù)據(jù)分析：定期分析采購數(shù)據(jù)，為公司決策提供支持。3.其他部門職責需求部門：提出采購需求，明確采購物品或服務的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并對需求的合理性負責。財務部門：負責采購資金的預算安排、支付審核及成本核算等工作。法務部門：對采購合同等法律文件進行審核，提供法律支持和風險防范建議。三、采購流程1.需求提出需求部門根據(jù)項目進度和實際需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間等信息?！恫少徤暾埍怼沸杞?jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到《采購申請表》后，對需求的合理性、必要性進行初步審核。對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關部門進行聯(lián)合評審，評審通過后報公司領導審批。經(jīng)審批后的《采購申請表》作為采購執(zhí)行的依據(jù)。3.供應商選擇與采購方式確定采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如供應商推薦、行業(yè)網(wǎng)站、招標平臺等。對潛在供應商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽狀況等。根據(jù)采購金額和性質(zhì)，選擇合適的采購方式，如公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。對于采用招標方式采購的項目，采購部門應按照國家相關法律法規(guī)和公司規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。4.采購談判與合同簽訂采購部門與選定的供應商進行采購談判，就采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款進行協(xié)商，達成一致意見。根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同經(jīng)法務部門審核、公司領導審批后，由采購部門與供應商簽訂。5.采購訂單下達采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達《采購訂單》，明確采購物品或服務的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息?！恫少徲唵巍窇?jīng)采購部門負責人審核簽字后發(fā)送給供應商。6.采購執(zhí)行與跟蹤供應商按照《采購訂單》的要求組織生產(chǎn)或提供服務，并在規(guī)定的交貨期內(nèi)將貨物送達指定地點或完成服務。采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。對于重要采購項目，采購部門應定期向公司領導匯報采購進展情況。7.驗收與付款采購物品或服務到貨后，需求部門負責組織驗收工作，按照合同要求對貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行檢驗。驗收合格后，需求部門填寫《驗收報告》，經(jīng)部門負責人簽字確認。采購部門根據(jù)《驗收報告》和采購合同，辦理付款申請手續(xù)，提交財務部門審核。財務部門審核通過后，按照合同約定支付貨款。四、供應商管理1.供應商開發(fā)采購部門定期收集供應商信息，建立供應商資源庫。根據(jù)公司采購需求，從供應商資源庫中篩選潛在供應商，或通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦等方式開發(fā)新的供應商。對新開發(fā)的供應商進行初步調(diào)查，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等。2.供應商評估采購部門定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務、信譽等方面。評估方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析、與其他合作方交流等多種形式。根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。3.供應商選擇在采購項目實施前，采購部門應從合格供應商中選擇合適的供應商參與采購活動。選擇供應商時，應綜合考慮供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等因素，確保選擇的供應商能夠滿足公司采購需求。對于重要采購項目，應采用招標等競爭性方式選擇供應商，確保采購過程公平、公正、公開。4.供應商合作與管理采購部門與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，建立良好的合作關系。定期與供應商溝通交流，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況等，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。對供應商的表現(xiàn)進行跟蹤評價，根據(jù)評價結(jié)果調(diào)整合作策略，如增加或減少采購量、更換供應商等。鼓勵供應商不斷改進產(chǎn)品質(zhì)量、降低成本、提高服務水平，共同推動公司采購工作的持續(xù)優(yōu)化。五、采購成本控制1.成本預算編制采購部門根據(jù)公司年度采購計劃，結(jié)合市場價格走勢，編制采購成本預算。采購成本預算應包括采購物品或服務的預計價格、數(shù)量、總成本等信息，并報財務部門審核。2.采購價格談判在采購談判過程中，采購人員應充分了解市場行情，掌握供應商的成本結(jié)構(gòu)和價格底線，運用談判技巧爭取有利的采購價格。對于金額較大的采購項目，可組織相關部門進行聯(lián)合談判，提高談判的專業(yè)性和有效性。3.采購成本分析與監(jiān)控采購部門定期對采購成本進行分析，對比預算成本與實際采購成本，找出成本差異的原因。建立采購成本監(jiān)控機制，及時發(fā)現(xiàn)采購過程中的成本異常情況，并采取有效措施進行調(diào)整和控制。通過與供應商協(xié)商降價、優(yōu)化采購批量、尋找替代產(chǎn)品等方式，降低采購成本。4.成本節(jié)約獎勵設立采購成本節(jié)約獎勵制度，對在采購工作中通過合理談判、優(yōu)化采購方案等方式實現(xiàn)成本節(jié)約的部門和個人給予獎勵。獎勵方式可包括獎金、榮譽證書、晉升機會等，以激勵采購人員積極參與成本控制工作。六、采購合同管理1.合同起草與審核采購部門負責起草采購合同，合同內(nèi)容應符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，明確雙方的權利和義務。采購合同起草完成后，提交法務部門進行審核，法務部門重點審核合同的合法性、完整性、風險防范條款等。根據(jù)法務部門的審核意見，采購部門對合同進行修改完善，確保合同質(zhì)量。2.合同簽訂與備案采購合同經(jīng)法務部門審核、公司領導審批后，由采購部門與供應商簽訂。采購合同簽訂后，采購部門應將合同副本提交至財務部門、法務部門等相關部門備案，以便跟蹤合同執(zhí)行情況和進行監(jiān)督管理。3.合同執(zhí)行與跟蹤采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保供應商按照合同約定履行義務。如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為，采購部門應及時采取措施，如要求供應商整改、追究違約責任、解除合同等。定期對采購合同的執(zhí)行情況進行總結(jié)分析，為后續(xù)采購合同管理提供經(jīng)驗教訓。4.合同變更與解除在采購合同履行過程中，如因不可抗力、市場變化、雙方協(xié)商一致等原因需要變更或解除合同的，采購部門應按照合同約定和公司規(guī)定的程序辦理相關手續(xù)。合同變更或解除后，采購部門應及時通知相關部門，并對合同變更或解除的原因、過程、結(jié)果等進行記錄和歸檔。七、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質(zhì)量風險、合同風險、法律風險等。采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。2.風險應對措施根據(jù)風險評估結(jié)果，制定相應的風險應對措施。對于市場風險，可通過市場調(diào)研、價格談判、套期保值等方式進行應對；對于供應商風險，可加強供應商管理、建立備用供應商等；對于質(zhì)量風險，可加強驗收環(huán)節(jié)管理、要求供應商提供質(zhì)量保證等；對于合同風險，可加強合同審核、跟蹤合同執(zhí)行等；對于法律風險，可加強法務審核、咨詢專業(yè)律師等。3.風險監(jiān)控與預警建立采購風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。設定風險預警指標，當風險指標達到預警值時，及時發(fā)出預警信號，提醒相關部門采取應對措施。對采購風險的應對效果進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，不斷完善風險管理制度。八、采購信息管理1.采購信息收集采購部門應廣泛收集與采購相關的信息，包括市場價格信息、供應商信息、產(chǎn)品質(zhì)量信息、行業(yè)動態(tài)信息等。信息收集渠道可包括供應商報價、行業(yè)網(wǎng)站、市場調(diào)研機構(gòu)、行業(yè)協(xié)會、政府部門等。2.采購信息整理與分析采購部門對收集到的采購信息進行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫。定期對采購信息進行分析，提取有價值的信息，為采購決策提供支持。分析內(nèi)容可包括市場價格走勢、供應商表現(xiàn)、采購成本變化等。3.采購信息共享采購部門應將采購信息及時共享給相關部門，如需求部門、財務部門、法務部門等，以便各部門協(xié)同工作，提高采購效率和質(zhì)量。建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)信息的實時傳遞和共享，方便各部門查詢和使用采購信息。九、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。采購部門應定期向公司領導匯報采購工作情況，接受公司領導的監(jiān)督和指導。2.供應商監(jiān)督采購部門對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務等進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)供應商存在問題，及時要求供應商整改。建立供應商評價機制，對供應商的表現(xiàn)進行定期評價，評價結(jié)果作為供應商合作與管理的重要依據(jù)。3.考核指標與方法制定采購部門和采購人員的考核指標，包括采購任務完成情況、采購成本控制、采購質(zhì)量保障、供應商管理、合同執(zhí)行等方面?？己朔椒刹捎枚靠己伺c定性考核相結(jié)合的方式，如根據(jù)采購成本節(jié)約率、采購任務完成率、供應商滿意度等指標進行定量考核，根據(jù)工作態(tài)度、團隊協(xié)作等方面進行定