公司日常會議室管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議室的使用與管理，提高會議室的使用效率，確保各類會議及活動的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會議室，包括但不限于[列舉主要會議室名稱]等。（三）管理原則1.統(tǒng)一調(diào)度原則由行政部門對會議室進行統(tǒng)一管理與調(diào)度，確保會議室資源合理分配，避免沖突。2.先申請先使用原則按照申請時間先后順序安排會議室的使用，緊急情況除外。3.高效利用原則鼓勵員工充分利用會議室資源，提高會議效率，縮短會議時間，減少資源浪費。二、會議室使用申請與審批（一）申請方式1.線上申請員工可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)中的會議室預(yù)訂模塊提交申請，填寫會議主題、時間、預(yù)計時長、參與人數(shù)、特殊需求等信息。2.線下申請?zhí)厥馇闆r下，可填寫《會議室使用申請表》，提交至行政部門進行申請。申請表應(yīng)包含上述線上申請所需的各項內(nèi)容。（二）審批流程1.部門負責(zé)人審批申請人所在部門負責(zé)人負責(zé)對申請進行初步審核，確認會議的必要性、時間安排等是否合理，審核通過后簽字。2.行政部門審批行政部門根據(jù)會議室的使用情況及預(yù)訂規(guī)則進行最終審批。如申請符合要求，行政部門將予以批準(zhǔn)，并進行會議室的預(yù)訂確認；如申請不符合規(guī)定，行政部門將反饋原因，申請人需根據(jù)反饋意見進行調(diào)整后重新申請。（三）審批時間要求1.常規(guī)申請行政部門應(yīng)在收到申請后的[X]個工作小時內(nèi)完成審批。2.緊急申請對于緊急會議申請，行政部門將在[X]個工作小時內(nèi)優(yōu)先處理并給予答復(fù)。（四）申請注意事項1.提前申請為確保會議室的正常安排，原則上應(yīng)提前[X]個工作日提交申請。對于臨時召開的緊急會議，申請人應(yīng)盡量提前通知行政部門，以便協(xié)調(diào)安排。2.信息準(zhǔn)確申請人應(yīng)認真填寫申請信息，確保會議主題、時間、參與人數(shù)等準(zhǔn)確無誤。如有變更，應(yīng)及時通知行政部門進行修改。3.用途說明詳細說明會議的用途及特殊需求，如是否需要投影儀、音響設(shè)備、白板、茶水服務(wù)等，以便行政部門做好相應(yīng)準(zhǔn)備。三、會議室使用規(guī)則（一）使用時間1.預(yù)訂時段會議室的預(yù)訂時段為工作日的[具體起始時間][具體結(jié)束時間]，如有特殊情況需要在非預(yù)訂時段使用會議室，需提前向行政部門申請并經(jīng)批準(zhǔn)。2.超時處理會議應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時間進行，原則上不得超時。如需延長會議時間，申請人需提前向行政部門說明情況并獲得批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)的超時使用，行政部門將進行記錄，并根據(jù)情況對相關(guān)責(zé)任人進行提醒或處罰。（二）使用人數(shù)會議室的使用人數(shù)應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時填寫的參與人數(shù)為準(zhǔn)，不得擅自增加。如因特殊情況需要增加人數(shù)，應(yīng)提前通知行政部門，行政部門將根據(jù)會議室的容納情況進行評估并決定是否批準(zhǔn)。（三）使用秩序1.保持整潔使用會議室后，使用人應(yīng)負責(zé)清理會議室，將桌椅擺放整齊，帶走會議產(chǎn)生的垃圾，保持會議室整潔衛(wèi)生。2.愛護設(shè)施使用人應(yīng)愛護會議室的各項設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、白板等。如有損壞，應(yīng)及時向行政部門報告，并照價賠償。3.關(guān)閉設(shè)備會議結(jié)束后，使用人應(yīng)關(guān)閉會議室的電器設(shè)備，包括投影儀、電腦、燈光、空調(diào)等，確保安全。（四）禁止行為1.禁止在會議室吸煙、飲食為保持會議室環(huán)境清潔，禁止在會議室吸煙及飲食。如有特殊情況需要在會議室準(zhǔn)備茶水或點心，應(yīng)提前告知行政部門，并使用一次性餐具，會議結(jié)束后及時清理。2.禁止隨意挪動設(shè)備未經(jīng)行政部門同意，禁止隨意挪動會議室的設(shè)施設(shè)備，如桌椅、投影儀等。3.禁止從事與會議無關(guān)的活動會議室僅供會議及相關(guān)活動使用，禁止在會議室進行娛樂、培訓(xùn)等與會議無關(guān)的活動。四、會議室設(shè)施設(shè)備管理（一）設(shè)施設(shè)備清單行政部門應(yīng)建立會議室設(shè)施設(shè)備清單，詳細記錄每個會議室的設(shè)備配備情況，包括投影儀、音響系統(tǒng)、電腦、白板、桌椅、空調(diào)等，并定期進行檢查和維護。（二）設(shè)備維護與維修1.定期維護行政部門應(yīng)安排專人定期對會議室的設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時進行維修。2.報修流程使用人在使用過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時向行政部門報修。行政部門接到報修后，應(yīng)記錄故障情況，并及時安排維修人員進行維修。對于重大設(shè)備故障，應(yīng)及時報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并盡快協(xié)調(diào)解決。3.維修記錄維修人員應(yīng)做好維修記錄，包括故障現(xiàn)象、維修時間、維修內(nèi)容、更換部件等，以便對設(shè)備的維護情況進行跟蹤和統(tǒng)計。（三）設(shè)備更新與升級行政部門應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展及會議室使用需求，適時對會議室的設(shè)施設(shè)備進行更新與升級。在設(shè)備更新與升級前，應(yīng)進行充分的調(diào)研和論證，確保更新升級后的設(shè)備能夠滿足公司的實際需求，并提高會議室的使用效率和舒適度。五、會議室環(huán)境衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.專人負責(zé)行政部門應(yīng)安排專人負責(zé)會議室的日常清潔工作，確保會議室每天在使用前清潔完畢。2.清潔標(biāo)準(zhǔn)會議室的清潔標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括：桌面、地面整潔無污漬；桌椅擺放整齊；白板擦拭干凈；垃圾簍清空；電器設(shè)備表面無灰塵等。（二）定期消毒1.消毒頻率行政部門應(yīng)定期對會議室進行消毒，每周至少[X]次，特殊時期（如傳染病高發(fā)期、大型活動后等）應(yīng)增加消毒次數(shù)。2.消毒方法消毒應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的消毒劑，按照正確的消毒方法進行操作，確保消毒效果。消毒過程中應(yīng)注意保護會議室的設(shè)施設(shè)備，避免損壞。（三）環(huán)境衛(wèi)生檢查行政部門應(yīng)定期對會議室的環(huán)境衛(wèi)生進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促清潔人員進行整改。對于環(huán)境衛(wèi)生不達標(biāo)的會議室，將暫停使用，直至整改合格。六、會議室安全管理（一）消防安全1.消防設(shè)施配備會議室應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓等，并確保消防設(shè)施完好有效。2.消防通道暢通保持會議室的消防通道暢通無阻，禁止在消防通道內(nèi)堆放雜物。3.消防安全培訓(xùn)行政部門應(yīng)定期組織會議室使用人員進行消防安全培訓(xùn)，提高員工的消防安全意識和應(yīng)急處置能力。（二）用電安全1.規(guī)范用電使用人應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用會議室的電器設(shè)備，不得私拉亂接電線，不得超負荷使用電器。2.電器檢查行政部門應(yīng)定期對會議室的電器設(shè)備進行檢查，確保電器設(shè)備無漏電、短路等安全隱患。3.應(yīng)急處置如發(fā)生用電安全事故，使用人應(yīng)立即切斷電源，并及時報告行政部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。（三）其他安全事項1.門窗關(guān)閉會議結(jié)束后，使用人應(yīng)關(guān)閉會議室的門窗，確保會議室安全。2.鑰匙管理會議室的鑰匙由行政部門統(tǒng)一保管，使用人如需借用鑰匙，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并按時歸還。七、會議室資源調(diào)配與共享（一）資源調(diào)配1.跨部門協(xié)調(diào)當(dāng)多個部門同時申請使用會議室且時間沖突時，行政部門應(yīng)進行跨部門協(xié)調(diào)，根據(jù)會議的重要性、緊急程度等因素，合理調(diào)配會議室資源，優(yōu)先保障重要且緊急的會議。2.臨時調(diào)整如因公司業(yè)務(wù)發(fā)展或其他特殊原因需要臨時調(diào)整會議室的使用安排，行政部門應(yīng)提前通知相關(guān)部門和使用人，并做好解釋工作。（二）資源共享1.內(nèi)部共享鼓勵各部門之間共享會議室資源，對于非保密會議，可選擇較小規(guī)模的會議室，以提高資源利用率。2.信息共享行政部門應(yīng)建立會議室使用情況信息共享平臺，定期發(fā)布會議室的使用情況，方便員工了解會議室資源狀況，合理安排會議。八、會議室使用監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.行政部門監(jiān)督行政部門負責(zé)對會議室的使用情況進行日常監(jiān)督，包括申請審批、使用秩序、環(huán)境衛(wèi)生、設(shè)施設(shè)備維護等方面。2.視頻監(jiān)控部分會議室將安裝視頻監(jiān)控設(shè)備，用于記錄會議室的使用情況，以便在需要時進行查閱和監(jiān)督。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)對會議室使用情況的考核指標(biāo)包括：申請審批的及時性和準(zhǔn)確性、會議是否按時結(jié)束、會議室環(huán)境衛(wèi)生狀況、設(shè)施設(shè)備的完好率等。2.考核周期考核周期為每月一次，行政部門將根據(jù)日常監(jiān)督記錄及相關(guān)數(shù)據(jù)對各部門及會議室使用人進行考核評價。3.結(jié)果應(yīng)用考核結(jié)果將作為部門及個人績效考核的參考依據(jù)之一。對于在會議室使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，將給予適當(dāng)?shù)莫剟?；對于違反本制度的部門和個人，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括但不限于口