二手房公司文檔管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司文檔管理，確保公司各類(lèi)文件資料的規(guī)范性、完整性和安全性，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)以及全體員工在工作過(guò)程中產(chǎn)生、使用和保管的各類(lèi)文檔。3.基本原則統(tǒng)一管理原則：公司文檔由綜合管理部統(tǒng)一歸口管理，確保文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)文檔管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門(mén)文檔的收集、整理、保管和利用，并指定專(zhuān)人具體負(fù)責(zé)文檔管理工作。及時(shí)歸檔原則：各類(lèi)文檔應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔，保證文檔的時(shí)效性和完整性。安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保文檔信息的安全，防止文檔泄露、丟失和損壞。二、文檔分類(lèi)與編號(hào)1.文檔分類(lèi)行政類(lèi)：包括公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、各類(lèi)行政公文、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。人事類(lèi)：?jiǎn)T工檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料、薪酬福利文件、考勤記錄等。財(cái)務(wù)類(lèi)：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、預(yù)算決算文件等。業(yè)務(wù)類(lèi)：房源信息、客源信息、房屋買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、帶看記錄、成交記錄、業(yè)務(wù)報(bào)表等。其他類(lèi)：不屬于上述分類(lèi)的其他重要文件資料，如會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)策劃方案、合作協(xié)議、法律文件等。2.編號(hào)規(guī)則為便于文檔的識(shí)別、查詢(xún)和管理，對(duì)各類(lèi)文檔進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)格式為：[文檔類(lèi)別代碼][年份][流水號(hào)]。文檔類(lèi)別代碼：用大寫(xiě)字母表示，如行政類(lèi)為“XZ”，人事類(lèi)為“RS”，財(cái)務(wù)類(lèi)為“CW”，業(yè)務(wù)類(lèi)為“YW”，其他類(lèi)為“QT”。年份：用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。流水號(hào)：從“001”開(kāi)始依次遞增，位數(shù)根據(jù)文檔數(shù)量確定。三、文檔的收集與整理1.收集要求各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)文檔的收集工作，確保各類(lèi)文檔及時(shí)、完整地收集到公司。員工在工作過(guò)程中形成的文檔，應(yīng)在完成工作后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交給本部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定的文檔管理人員。對(duì)于外來(lái)文件，如政府部門(mén)的政策文件、合作單位的函件等，由相關(guān)部門(mén)及時(shí)收集，并交綜合管理部統(tǒng)一登記、分發(fā)。2.整理要求文檔管理人員應(yīng)按照文檔分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文檔進(jìn)行分類(lèi)整理。對(duì)每份文檔進(jìn)行編號(hào)，并編制文檔目錄，注明文檔的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。文檔應(yīng)保持整潔、清晰，如有破損或變質(zhì)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換。電子文檔應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的文件夾中，同時(shí)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、文檔的歸檔與保管1.歸檔要求文檔整理完成后，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和程序進(jìn)行歸檔。一般情況下，當(dāng)月形成的文檔應(yīng)在次月上旬歸檔完畢。歸檔時(shí)，文檔管理人員應(yīng)填寫(xiě)《文檔歸檔登記表》，注明文檔的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、歸檔時(shí)間等信息，并由文檔提交人簽字確認(rèn)。歸檔的文檔應(yīng)一式兩份，一份紙質(zhì)文檔存放在公司檔案室，另一份電子文檔存儲(chǔ)在公司服務(wù)器的文檔管理系統(tǒng)中。2.保管要求公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保文檔的安全保管。檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。文檔管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。對(duì)于重要的、機(jī)密的文檔，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施，嚴(yán)格控制訪問(wèn)權(quán)限。五、文檔的查閱與借閱1.查閱要求公司內(nèi)部員工因工作需要查閱文檔時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文檔查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的文檔名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息，并經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室查閱。查閱文檔時(shí)，應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文檔帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄文檔內(nèi)容，應(yīng)事先征得文檔管理人員的同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將文檔歸還檔案室，并在《文檔查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱要求公司外部人員因工作需要借閱文檔時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文檔借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的文檔名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案室借閱。借閱文檔時(shí)，應(yīng)向文檔管理人員繳納一定數(shù)額的押金，并簽訂《文檔借閱協(xié)議書(shū)》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的文檔，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或遺失。如發(fā)生文檔丟失或損壞，應(yīng)照價(jià)賠償，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。借閱人歸還文檔時(shí)，文檔管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查文檔的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后，退還押金，并在《文檔借閱登記表》上簽字注銷(xiāo)。六、文檔的銷(xiāo)毀1.銷(xiāo)毀范圍已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的文檔。因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因不再使用的文檔。經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)同意銷(xiāo)毀的其他文檔。2.銷(xiāo)毀程序文檔管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案室的文檔進(jìn)行清理，確定需要銷(xiāo)毀的文檔清單，并填寫(xiě)《文檔銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明文檔的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、銷(xiāo)毀原因等信息?！段臋n銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。文檔銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文檔信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好銷(xiāo)毀記錄，注明銷(xiāo)毀的文檔名稱(chēng)、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。七、文檔管理的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司文檔管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保文檔管理工作符合本制度的要求。監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括文檔的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及文檔管理人員的工作質(zhì)量和效率。對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到及時(shí)解決。2.考核評(píng)價(jià)將文檔管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門(mén)和員工的文檔管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)的指標(biāo)包括文檔的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、保密性等方面，以及文檔管理人員的工作態(tài)度和業(yè)務(wù)能力。根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和員工進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問(wèn)題的部門(mén)和員工進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令