公司報銷及付款管理制度一、總則1.目的為了加強公司財務(wù)管理，規(guī)范報銷及付款流程，確保公司資金的合理使用和安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司有經(jīng)濟往來的外部供應(yīng)商、合作伙伴等。3.基本原則真實性原則：報銷及付款憑證必須真實、合法、有效，反映實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。合理性原則：各項費用支出應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)需要和相關(guān)規(guī)定，具有合理性。審批原則：嚴格按照規(guī)定的審批流程進行報銷及付款審批，確保審批環(huán)節(jié)嚴謹、規(guī)范。及時性原則：員工應(yīng)及時辦理報銷手續(xù)，財務(wù)部門應(yīng)及時審核并安排付款，提高資金使用效率。二、報銷管理1.報銷范圍差旅費：包括員工因公務(wù)出差發(fā)生的交通費、住宿費、伙食補助費等。業(yè)務(wù)招待費：用于公司業(yè)務(wù)活動中招待客戶、合作伙伴等發(fā)生的費用。辦公費：包括辦公用品、辦公設(shè)備、印刷費等。通訊費：員工因工作需要發(fā)生的手機話費、固定電話費等。差旅費：員工因工作需要外出辦公、培訓(xùn)、會議等發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。培訓(xùn)費：員工參加公司組織或經(jīng)公司批準參加的各類培訓(xùn)所發(fā)生的費用。其他費用：符合公司規(guī)定的其他與業(yè)務(wù)相關(guān)的費用支出。2.報銷憑證要求發(fā)票：必須是由稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)填寫完整、準確，包括發(fā)票抬頭（公司全稱）、日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、發(fā)票專用章等。收據(jù)：對于確實無法取得發(fā)票的情況，可使用財政部門監(jiān)制的收據(jù)，但應(yīng)注明原因，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。其他憑證：如車票、機票、住宿清單等，應(yīng)真實有效，能夠證明業(yè)務(wù)發(fā)生的真實性。報銷憑證應(yīng)粘貼在報銷單背面，按照類別、時間順序排列整齊，便于審核。3.報銷流程填寫報銷單：員工應(yīng)根據(jù)實際發(fā)生的業(yè)務(wù)內(nèi)容，按照報銷單格式要求填寫詳細信息，包括日期、部門、報銷事項、金額等，并在報銷單上簽字。部門負責(zé)人審批：部門負責(zé)人對本部門員工的報銷事項進行審核，確認業(yè)務(wù)的真實性、合理性，并簽字批準。財務(wù)審核：財務(wù)部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性以及報銷金額的準確性進行審核，如有疑問可要求報銷人提供相關(guān)補充資料。審核通過后，財務(wù)人員簽字。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)公司授權(quán)，分管領(lǐng)導(dǎo)對較大金額或重要事項的報銷進行審批?？偨?jīng)理審批：對于重大事項或超過一定金額的報銷，需經(jīng)總經(jīng)理審批。報銷付款：經(jīng)各級審批通過后，財務(wù)部門根據(jù)公司資金情況安排付款。報銷金額在規(guī)定額度內(nèi)的，可通過銀行轉(zhuǎn)賬或現(xiàn)金支付；超過規(guī)定額度的，原則上通過銀行轉(zhuǎn)賬支付。三、付款管理1.付款范圍采購貨款：向供應(yīng)商采購商品或服務(wù)的款項支付。勞務(wù)費用：支付給外部勞務(wù)人員的報酬。租金、水電費等：公司租賃場地、設(shè)備等產(chǎn)生的租金以及水電費等費用支付。其他應(yīng)付款項：根據(jù)合同或協(xié)議應(yīng)支付給其他單位或個人的款項。2.付款申請業(yè)務(wù)部門申請：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同或業(yè)務(wù)進展情況，填寫付款申請表，詳細說明付款事由、金額、收款單位等信息，并附上相關(guān)合同、發(fā)票等證明材料。部門負責(zé)人審核：部門負責(zé)人對付款申請進行審核，確認業(yè)務(wù)的真實性和必要性，并簽字。財務(wù)審核：財務(wù)部門對付款申請進行審核，重點審核付款金額是否準確、付款條件是否滿足、相關(guān)手續(xù)是否齊全等。審核通過后，財務(wù)人員簽字。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)公司授權(quán)，分管領(lǐng)導(dǎo)對付款申請進行審批。總經(jīng)理審批：對于重大付款事項或超過一定金額的付款，需經(jīng)總經(jīng)理審批。3.付款方式支票支付：適用于同城結(jié)算，財務(wù)部門根據(jù)審批后的付款申請開具支票，并在支票上注明收款人、金額、用途等信息。銀行轉(zhuǎn)賬：包括網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等方式，適用于同城或異地結(jié)算。財務(wù)部門根據(jù)審批后的付款申請，通過銀行系統(tǒng)辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)，并及時與銀行核對轉(zhuǎn)賬信息?，F(xiàn)金支付：對于符合現(xiàn)金支付規(guī)定的小額款項，可采用現(xiàn)金支付方式。但應(yīng)嚴格控制現(xiàn)金支付范圍和金額，確保資金安全。4.付款時間正常付款：對于已審批通過且手續(xù)齊全的付款申請，財務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的付款時間內(nèi)安排付款。一般情況下，采購貨款應(yīng)在合同約定的付款期限內(nèi)支付；勞務(wù)費用等應(yīng)在結(jié)算周期結(jié)束后及時支付。特殊情況：如因資金緊張等特殊原因需要延遲付款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前與收款單位溝通協(xié)商，并向財務(wù)部門說明情況。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司資金狀況和與收款單位的協(xié)商結(jié)果，合理安排付款時間。四、審批權(quán)限1.報銷審批權(quán)限一般員工：報銷金額在[X]元以下的，由部門負責(zé)人審批；超過[X]元的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。部門負責(zé)人：報銷金額在[X]元以下的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；超過[X]元的，需經(jīng)總經(jīng)理審批。分管領(lǐng)導(dǎo)：報銷金額在[X]元以下的，由總經(jīng)理審批；超過[X]元的，提交總經(jīng)理辦公會審議?？偨?jīng)理：所有報銷事項均需總經(jīng)理最終審批。2.付款審批權(quán)限一般付款：付款金額在[X]元以下的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；超過[X]元的，需經(jīng)總經(jīng)理審批。重大付款：付款金額超過[X]元的重大付款事項，需提交總經(jīng)理辦公會審議，并經(jīng)總經(jīng)理審批。五、費用標準1.差旅費標準交通費用：根據(jù)不同職級和出行方式，制定相應(yīng)的交通費用標準，如飛機經(jīng)濟艙、高鐵二等座、火車硬臥等，特殊情況需乘坐飛機頭等艙或高鐵一等座的，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。住宿費用：根據(jù)出差地區(qū)的經(jīng)濟水平和城市類別，劃分不同的住宿標準，如一線城市[X]元/天、二線城市[X]元/天等?；锸逞a助費：按照出差自然天數(shù)計算，給予一定標準的伙食補助，如[X]元/天。2.業(yè)務(wù)招待費標準根據(jù)業(yè)務(wù)需要和客戶級別，制定不同的業(yè)務(wù)招待費標準。一般情況下，招待客戶的人均費用不得超過[X]元，特殊情況需超過標準的，需經(jīng)總經(jīng)理審批。業(yè)務(wù)招待費應(yīng)嚴格控制在公司規(guī)定的預(yù)算范圍內(nèi)，不得超支。3.通訊費標準根據(jù)員工職級和工作需要，設(shè)定不同的通訊費補貼標準，如高層管理人員[X]元/月、中層管理人員[X]元/月、普通員工[X]元/月等。員工憑通訊費發(fā)票在標準范圍內(nèi)報銷，超出部分自理。六、財務(wù)審核要點1.報銷憑證審核發(fā)票真實性：通過稅務(wù)網(wǎng)站等渠道查詢發(fā)票真?zhèn)?，核實發(fā)票的真實性和有效性。發(fā)票內(nèi)容完整性：檢查發(fā)票抬頭、日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、發(fā)票專用章等是否填寫完整，如有遺漏或錯誤，應(yīng)要求報銷人補充或更正。發(fā)票與業(yè)務(wù)相關(guān)性：審核發(fā)票內(nèi)容是否與報銷事項相符，如購買辦公用品的發(fā)票應(yīng)與報銷單上填寫的辦公用品明細一致。其他憑證真實性：對車票、機票、住宿清單等其他報銷憑證進行審核，確保其真實有效。2.報銷金額審核計算準確性：審核報銷金額的計算是否準確，包括各項費用的小計、合計等。標準合規(guī)性：檢查報銷金額是否符合公司規(guī)定的費用標準，如差旅費、業(yè)務(wù)招待費等是否超標。審批流程完整性：審核報銷單上是否有各級審批人的簽字，審批流程是否完整。3.付款審核要點付款申請真實性：核實付款申請所依據(jù)的合同、協(xié)議等是否真實有效，業(yè)務(wù)是否實際發(fā)生。付款條件審核：檢查付款條件是否滿足合同約定，如是否達到付款節(jié)點、是否驗收合格等。資金安排合理性：根據(jù)公司資金狀況，審核付款申請是否合理，是否會影響公司正常資金周轉(zhuǎn)。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對報銷及付款業(yè)務(wù)進行審計檢查，重點審查報銷及付款流程的執(zhí)行情況、費用支出的合理性、審批權(quán)限的合規(guī)性等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務(wù)自查財務(wù)部門每月對報銷及付款業(yè)務(wù)進行自查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行糾正和處理。同時，定期對報銷及付款數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為公司財務(wù)管理提供決策依據(jù)。3.員工監(jiān)督鼓勵公司員工對報銷及付款業(yè)務(wù)中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報，對于經(jīng)查實的違規(guī)行為，按照公司規(guī)定進行嚴肅處理，并對舉報人給予適當(dāng)獎勵。八、違規(guī)處理1.報銷違規(guī)處理虛假報銷：對于發(fā)現(xiàn)的虛假報銷行為，除追回已報銷款項外，視情節(jié)輕重給予報銷人警告、罰款、解除勞動合同等處罰，并依法追究其法律責(zé)任。超標準報銷：對超標準報銷的部分，不予報銷，并對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育。如因故意超標準報銷給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。審批把關(guān)不嚴：對于因部門負責(zé)人或?qū)徟藢徟殃P(guān)不嚴導(dǎo)致違規(guī)報銷的，給予相應(yīng)的批評教育或紀律處分。2.付款違規(guī)處理未經(jīng)審批付款：對于未經(jīng)審批擅自付款的行為，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人立即追回款項，并給予警告、罰款等處罰。如因擅自付款給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任。付款錯誤：因財務(wù)人員工作失誤導(dǎo)致付款錯誤的，