星級酒店會議管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范星級酒店會議管理流程，提高會議效率，確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定本制度。本制度適用于酒店內(nèi)各類會議的組織、安排、記錄及跟進(jìn)。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門組織召開的各類會議，包括但不限于部門例會、業(yè)務(wù)研討會、工作協(xié)調(diào)會、管理層決策會等。（三）會議原則1.精簡高效原則：會議應(yīng)主題明確、內(nèi)容簡潔，注重解決實際問題，避免冗長繁瑣。2.充分準(zhǔn)備原則：會前應(yīng)明確會議目的、議程、參會人員等，確保參會人員有充分時間準(zhǔn)備相關(guān)資料。3.嚴(yán)肅紀(jì)律原則：參會人員應(yīng)按時到會，遵守會議紀(jì)律，不得隨意遲到、早退、缺席或中途退場。4.責(zé)任落實原則：會議應(yīng)明確各項工作的責(zé)任人及完成時間節(jié)點，確保會議決策得到有效執(zhí)行。二、會議分類及組織（一）部門例會1.召開周期：各部門每周至少召開一次部門例會，具體時間由各部門自行安排。2.參會人員：部門全體員工。3.會議內(nèi)容：總結(jié)上周工作進(jìn)展，分析存在的問題，部署本周工作計劃。4.組織安排：由部門負(fù)責(zé)人主持會議，指定專人負(fù)責(zé)會議記錄。會議記錄應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、工作安排及責(zé)任人等信息，并在會后及時整理歸檔。（二）業(yè)務(wù)研討會1.召開周期：根據(jù)業(yè)務(wù)需要不定期召開。2.參會人員：相關(guān)業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)專家。3.會議內(nèi)容：針對酒店業(yè)務(wù)發(fā)展中的重點、難點問題進(jìn)行深入研討，提出解決方案和建議。4.組織安排：由發(fā)起部門負(fù)責(zé)確定會議主題、議程及參會人員，并提前通知相關(guān)人員準(zhǔn)備資料。會議由發(fā)起部門負(fù)責(zé)人主持，指定專人負(fù)責(zé)會議記錄。會議結(jié)束后，應(yīng)形成會議紀(jì)要，明確討論結(jié)果、工作安排及責(zé)任人等，并及時發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。（三）工作協(xié)調(diào)會1.召開周期：根據(jù)工作需要不定期召開。2.參會人員：涉及相關(guān)工作的部門負(fù)責(zé)人及工作人員。3.會議內(nèi)容：協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的跨部門問題，明確各部門職責(zé)和工作接口，確保各項工作順利推進(jìn)。4.組織安排：由需要協(xié)調(diào)解決問題的部門發(fā)起會議，確定會議主題、議程及參會人員，并提前通知相關(guān)人員。會議由發(fā)起部門負(fù)責(zé)人或指定人員主持，指定專人負(fù)責(zé)會議記錄。會議結(jié)束后，應(yīng)形成會議紀(jì)要，明確協(xié)調(diào)結(jié)果、工作安排及責(zé)任人等，并及時跟蹤落實情況。（四）管理層決策會1.召開周期：根據(jù)酒店經(jīng)營管理需要不定期召開，原則上每月至少召開一次。2.參會人員：酒店管理層成員，包括總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門總監(jiān)等。3.會議內(nèi)容：審議酒店重大決策、重要工作安排、財務(wù)預(yù)算及執(zhí)行情況等，研究解決酒店經(jīng)營管理中的重大問題。4.組織安排：由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)確定會議主題、議程及參會人員，并提前通知相關(guān)人員準(zhǔn)備資料。會議由總經(jīng)理主持，指定專人負(fù)責(zé)會議記錄。會議結(jié)束后，應(yīng)形成會議紀(jì)要，明確決策事項、工作安排及責(zé)任人等，并及時發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。會議紀(jì)要應(yīng)作為酒店重要文件進(jìn)行存檔，以備查閱。三、會議準(zhǔn)備（一）確定會議主題和議程1.會議發(fā)起部門應(yīng)根據(jù)工作需要，提前確定會議主題和議程，并報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。2.會議主題應(yīng)明確、具體，能夠準(zhǔn)確反映會議的核心內(nèi)容；議程應(yīng)合理安排會議時間，確保各項議題得到充分討論。（二）通知參會人員1.根據(jù)會議主題和議程，確定參會人員名單，并提前[X]個工作日以書面形式（如郵件、通知等）通知參會人員。2.通知內(nèi)容應(yīng)包括會議時間、地點、主題、議程、參會要求及需準(zhǔn)備的資料等信息。3.對于重要會議，應(yīng)提前電話確認(rèn)參會人員是否收到通知，并提醒其按時參會。（三）準(zhǔn)備會議資料1.會議發(fā)起部門應(yīng)根據(jù)會議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)會議資料，如匯報材料、數(shù)據(jù)報表、方案草案等。2.會議資料應(yīng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，數(shù)據(jù)真實可靠，并提前發(fā)送給參會人員，以便其提前了解會議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。（四）布置會議場地1.根據(jù)會議規(guī)模和類型，選擇合適的會議場地，并提前進(jìn)行布置。2.會議場地應(yīng)整潔、舒適、通風(fēng)良好，配備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)、白板等，并確保設(shè)備正常運行。3.在會議桌上擺放會議資料、文具等物品，為參會人員提供便利。四、會議流程（一）簽到入場1.參會人員應(yīng)提前到達(dá)會議場地，在簽到處簽到入場。2.會議工作人員應(yīng)在會議開始前[X]分鐘組織參會人員簽到，并引導(dǎo)其就座。（二）會議開場1.會議主持人應(yīng)提前到達(dá)會議場地，做好會前準(zhǔn)備工作。2.會議開始時，主持人應(yīng)簡要介紹會議目的、議程及參會人員，宣布會議開始。（三）會議進(jìn)行1.按照會議議程，依次進(jìn)行各項議題的討論。2.參會人員應(yīng)積極發(fā)言，表達(dá)自己的觀點和意見，認(rèn)真傾聽他人發(fā)言，不得隨意打斷。3.對于重要議題，應(yīng)進(jìn)行充分討論，確保決策的科學(xué)性和合理性。4.會議主持人應(yīng)掌控會議節(jié)奏，引導(dǎo)討論方向，確保會議按議程順利進(jìn)行。對于偏離主題或討論時間過長的情況，主持人應(yīng)及時進(jìn)行提醒和引導(dǎo)。（四）會議記錄1.會議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄，記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括會議發(fā)言要點、討論結(jié)果、決策事項等。2.會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，不得遺漏重要信息。記錄過程中，如有疑問應(yīng)及時向發(fā)言人員確認(rèn)。3.會議記錄可采用手寫記錄或電子記錄的方式，記錄完成后應(yīng)及時整理，確保記錄內(nèi)容的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（五）會議總結(jié)1.會議結(jié)束前，主持人應(yīng)總結(jié)會議討論的主要內(nèi)容，明確決策事項、工作安排及責(zé)任人等。2.對于會議中提出的問題和建議，應(yīng)進(jìn)行梳理和分類，明確后續(xù)跟進(jìn)措施和責(zé)任部門。3.主持人應(yīng)感謝參會人員的參與和支持，并宣布會議結(jié)束。（六）會議離場參會人員應(yīng)有序離場，保持會議場地整潔。會議工作人員應(yīng)清理會議場地，關(guān)閉會議設(shè)備，整理會議資料。五、會議紀(jì)要（一）紀(jì)要編制1.會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時整理會議記錄，編制會議紀(jì)要。2.會議紀(jì)要應(yīng)內(nèi)容精煉、重點突出，準(zhǔn)確反映會議討論的主要內(nèi)容、決策事項及工作安排等。3.會議紀(jì)要應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，包括標(biāo)題、編號、日期、會議主題、參會人員、會議內(nèi)容、決策事項、工作安排及責(zé)任人等部分。（二）審核簽發(fā)1.會議紀(jì)要初稿編制完成后，應(yīng)提交會議主持人審核。2.主持人審核通過后，會議紀(jì)要應(yīng)發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門征求意見。對于反饋的意見和建議，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真研究和分析，如有必要應(yīng)進(jìn)行修改完善。3.經(jīng)審核修改后的會議紀(jì)要，應(yīng)由會議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。會議紀(jì)要簽發(fā)后，應(yīng)作為酒店重要文件進(jìn)行存檔，以備查閱。（三）分發(fā)與存檔1.會議紀(jì)要簽發(fā)后，應(yīng)及時分發(fā)給參會人員及相關(guān)部門，并要求其認(rèn)真閱讀，按照會議要求落實各項工作。2.會議紀(jì)要應(yīng)定期進(jìn)行整理歸檔，建立會議紀(jì)要檔案，以便于查詢和追溯。六、會議跟進(jìn)與反饋（一）工作落實1.各部門應(yīng)根據(jù)會議決策和工作安排，明確責(zé)任人及完成時間節(jié)點，制定詳細(xì)的工作計劃，并認(rèn)真組織實施。2.責(zé)任人應(yīng)定期向部門負(fù)責(zé)人匯報工作進(jìn)展情況，確保工作按計劃順利推進(jìn)。（二）進(jìn)度檢查1.相關(guān)部門應(yīng)定期對工作落實情況進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。2.對于工作進(jìn)展緩慢或未按要求完成的情況，應(yīng)及時督促責(zé)任人加快工作進(jìn)度，并追究相關(guān)責(zé)任。（三）反饋與調(diào)整1.在工作推進(jìn)過程中，如發(fā)現(xiàn)原會議決策或工作安排存在問題，相關(guān)部門應(yīng)及時向會議發(fā)起部門或上級領(lǐng)導(dǎo)反饋，并提出調(diào)整建議。2.會議發(fā)起部門或上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)反饋情況，及時組織相關(guān)人員進(jìn)行研究和討論，必要時對會議決策或工作安排進(jìn)行調(diào)整。七、會議紀(jì)律（一）參會紀(jì)律1.參會人員應(yīng)按時到會，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參會，應(yīng)提前向會議主持人請假，并安排其他人員代為參會。2.參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間接聽電話、收發(fā)短信或從事與會議無關(guān)的事情。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真傾聽他人發(fā)言，尊重他人意見，不得隨意打斷或進(jìn)行人身攻擊。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，禮貌地表達(dá)自己的觀點。（二）保密紀(jì)律1.對于會議中涉及的酒店機(jī)密信息、商業(yè)秘密及敏感信息，參會人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.會議資料應(yīng)妥善保管，不得隨意復(fù)印、傳播或帶出會議場地