日化集團(tuán)采購管理制度總則目的為了規(guī)范日化集團(tuán)的采購管理工作，確保采購活動的合法性、規(guī)范性、高效性，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于日化集團(tuán)總部及下屬各子公司、分公司的采購活動，包括但不限于原材料、包裝材料、設(shè)備、辦公用品等各類物資的采購。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的規(guī)定。2.效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。4.歸口管理原則：采購工作實(shí)行歸口管理，明確各部門在采購活動中的職責(zé)和權(quán)限。采購組織與職責(zé)采購部門設(shè)置集團(tuán)設(shè)立采購中心，采購中心下設(shè)若干采購小組，分別負(fù)責(zé)不同品類物資的采購工作。采購中心設(shè)采購總監(jiān)一名，全面負(fù)責(zé)采購中心的管理工作。采購中心職責(zé)1.制定和完善采購管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織實(shí)施各類物資的采購工作，確保采購任務(wù)按時、按質(zhì)、按量完成。3.開發(fā)、評估、選擇供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。4.參與采購合同的起草、審核、簽訂及執(zhí)行跟蹤，確保合同的有效履行。5.收集、分析市場信息，掌握物資價格動態(tài)，為公司采購決策提供依據(jù)。6.協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，共同推進(jìn)公司采購工作的順利開展。采購小組職責(zé)1.負(fù)責(zé)本小組所負(fù)責(zé)品類物資的具體采購工作，包括采購計劃的制定、執(zhí)行和采購訂單的下達(dá)等。2.按照采購中心的要求，對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察、評估和選擇，推薦合格供應(yīng)商。3.協(xié)助采購中心進(jìn)行采購合同的起草、審核和簽訂工作，并負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行跟蹤。4.及時反饋采購過程中的問題和異常情況，提出解決方案和建議。其他部門職責(zé)1.需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃，提出物資采購需求，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購合同的評審，對采購物資的質(zhì)量、交付時間等提出意見和建議。負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收工作，確保物資符合公司要求。2.財務(wù)部門參與采購預(yù)算的編制和審核，提供財務(wù)方面的意見和建議。負(fù)責(zé)采購資金的安排和支付審核，確保采購資金的安全和合理使用。對采購成本進(jìn)行核算和分析，監(jiān)督采購費(fèi)用的支出情況。3.質(zhì)量部門參與采購合同的評審，對采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收要求提出意見和建議。負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保物資符合質(zhì)量要求。對不合格采購物資提出處理意見，協(xié)助采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決質(zhì)量問題。采購流程采購計劃制定1.年度采購計劃每年第四季度，各需求部門根據(jù)公司下一年度的生產(chǎn)經(jīng)營計劃，結(jié)合現(xiàn)有物資庫存情況，編制本部門的年度采購計劃，并提交給采購中心。采購中心匯總各部門的年度采購計劃，結(jié)合市場預(yù)測和公司發(fā)展戰(zhàn)略，進(jìn)行綜合平衡和審核，編制集團(tuán)年度采購計劃，報公司管理層審批。2.月度采購計劃每月末，各需求部門根據(jù)當(dāng)月生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際情況和剩余物資庫存情況，對年度采購計劃進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充，編制月度采購計劃，并提交給采購中心。采購中心對各部門的月度采購計劃進(jìn)行審核和匯總，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)情況，編制集團(tuán)月度采購計劃，下達(dá)給各采購小組執(zhí)行。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購小組根據(jù)采購需求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，確定潛在供應(yīng)商名單，并對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、售后服務(wù)等方面的情況。采購小組根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，填寫《供應(yīng)商評估表》，推薦合格供應(yīng)商名單給采購中心。2.供應(yīng)商評估與選擇采購中心組織相關(guān)部門對采購小組推薦的合格供應(yīng)商進(jìn)行集中評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、售后服務(wù)等方面。評估小組根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行打分，按照得分高低確定入圍供應(yīng)商名單。采購中心與入圍供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。3.供應(yīng)商管理采購中心定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，考核內(nèi)容包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核評價結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和更多的合作機(jī)會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。采購中心建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、考核評價結(jié)果等，為供應(yīng)商管理提供依據(jù)。采購執(zhí)行1.采購訂單下達(dá)采購小組根據(jù)月度采購計劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點(diǎn)等要求。采購訂單下達(dá)后，采購小組應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.采購合同簽訂對于金額較大、采購周期較長或涉及重要物資的采購項(xiàng)目，采購小組應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)提交給法務(wù)部門和財務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同的合法性、合規(guī)性和有效性。采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備采購物資到貨前，需求部門應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括制定驗(yàn)收方案、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場地等。質(zhì)量部門應(yīng)根據(jù)采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收要求，制定詳細(xì)的驗(yàn)收計劃和檢驗(yàn)方法。2.驗(yàn)收實(shí)施采購物資到貨后，采購小組應(yīng)及時通知需求部門和質(zhì)量部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收方案和檢驗(yàn)方法，對采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對和檢驗(yàn)。對于驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《驗(yàn)收報告》，并簽字確認(rèn)；對于驗(yàn)收不合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《不合格品報告》，詳細(xì)說明不合格情況，并及時通知采購小組與供應(yīng)商協(xié)商處理。采購付款1.付款申請采購物資驗(yàn)收合格后，采購小組應(yīng)及時收集相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收報告等資料，填寫《付款申請表》，提交給財務(wù)部門審核?！陡犊钌暾埍怼窇?yīng)注明采購訂單號、供應(yīng)商名稱、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、金額、付款方式等信息。2.付款審核財務(wù)部門收到《付款申請表》后，應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度和采購合同的約定，對付款申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、有效性，驗(yàn)收報告的完整性、準(zhǔn)確性，付款金額與采購合同約定是否一致等。對于審核通過的付款申請，財務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)安排付款；對于審核不通過的付款申請，財務(wù)部門應(yīng)及時通知采購小組說明原因，并要求其補(bǔ)充相關(guān)資料或進(jìn)行整改。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估1.采購中心定期組織相關(guān)部門對采購活動中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，采購中心應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對采購中心應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，及時收集市場信息，分析市場價格走勢和供應(yīng)情況，合理安排采購計劃，避免因市場波動導(dǎo)致采購成本增加或物資供應(yīng)中斷。與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，簽訂價格調(diào)整條款或套期保值協(xié)議，降低市場價格波動對公司采購成本的影響。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和評估，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價，及時淘汰不合格供應(yīng)商，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償條款，確保在供應(yīng)商出現(xiàn)違約情況時公司能夠得到有效的法律保障。建立供應(yīng)商備用機(jī)制，對于重要物資的供應(yīng)商，應(yīng)選擇至少兩家以上的合格供應(yīng)商，以備不時之需。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)對采購物資的質(zhì)量控制，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收要求，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。質(zhì)量部門應(yīng)加強(qiáng)對采購物資的檢驗(yàn)和監(jiān)督，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購物資符合公司要求。對于質(zhì)量不合格的采購物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求其采取換貨、退貨、降價等措施，確保公司利益不受損失。4.合同風(fēng)險應(yīng)對采購合同簽訂前，應(yīng)提交給法務(wù)部門和財務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同的合法性、合規(guī)性和有效性。加強(qiáng)對采購合同的執(zhí)行跟蹤，及時掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，避免合同糾紛的發(fā)生。建立采購合同檔案管理制度，對采購合同進(jìn)行分類歸檔，妥善保管合同原件及相關(guān)資料，以備查閱。5.付款風(fēng)險應(yīng)對財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司財務(wù)管理制度和采購合同的約定進(jìn)行付款審核，確保付款金額準(zhǔn)確無誤，付款時間符合規(guī)定。加強(qiáng)對采購資金的管理和監(jiān)控，合理安排資金，確保采購資金的安全和合理使用。對于長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)建立信用評估機(jī)制，根據(jù)供應(yīng)商的信用狀況合理確定付款方式和付款期限。采購監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.采購中心應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對采購活動進(jìn)行自查自糾，確保采購工作的規(guī)范執(zhí)行。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計，檢查采購管理制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購成本的合理性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。外部監(jiān)督1.