公司廣告宣傳品管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司廣告宣傳品的管理，規(guī)范廣告宣傳品的設(shè)計(jì)、制作、使用、發(fā)放及保管等流程，確保廣告宣傳品的有效利用，樹立公司良好形象，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門以及與公司相關(guān)的各類廣告宣傳品的管理。3.定義本制度所稱廣告宣傳品，是指公司為宣傳企業(yè)形象、推廣產(chǎn)品或服務(wù)而制作的各類印刷品、實(shí)物贈品、視聽資料、電子宣傳資料等，包括但不限于海報(bào)、宣傳單頁、宣傳冊、產(chǎn)品目錄、禮品、光盤、電子文檔等。二、管理職責(zé)1.市場部負(fù)責(zé)公司廣告宣傳品的整體策劃與設(shè)計(jì)需求的提出。依據(jù)公司營銷策略，制定年度廣告宣傳品制作計(jì)劃，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。負(fù)責(zé)廣告宣傳品制作供應(yīng)商的選擇、洽談與合作管理。負(fù)責(zé)廣告宣傳品的驗(yàn)收、入庫、發(fā)放、使用監(jiān)督及庫存管理等工作。2.各需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提前向市場部提交廣告宣傳品的使用申請，明確規(guī)格、數(shù)量、用途、發(fā)放范圍等詳細(xì)信息。負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用廣告宣傳品的使用管理，確保合理使用，并及時(shí)反饋使用效果。3.設(shè)計(jì)部門（如有）根據(jù)市場部的設(shè)計(jì)需求，負(fù)責(zé)廣告宣傳品的創(chuàng)意設(shè)計(jì)、排版制作等工作。配合市場部對設(shè)計(jì)方案進(jìn)行修改完善，直至達(dá)到滿意效果。4.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)廣告宣傳品制作費(fèi)用的預(yù)算審核、報(bào)銷審核等財(cái)務(wù)管理工作。協(xié)助市場部進(jìn)行廣告宣傳品成本核算與控制。5.行政部協(xié)助市場部做好廣告宣傳品的發(fā)放、使用監(jiān)督等相關(guān)工作。負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域廣告宣傳品的張貼、擺放等管理工作。三、廣告宣傳品的設(shè)計(jì)與制作1.設(shè)計(jì)需求提出市場部應(yīng)根據(jù)公司年度營銷計(jì)劃、產(chǎn)品推廣活動、品牌建設(shè)等需求，提前策劃廣告宣傳品的設(shè)計(jì)方案。各需求部門如有特殊的廣告宣傳品設(shè)計(jì)需求，應(yīng)提前向市場部提交書面申請，說明設(shè)計(jì)目的、內(nèi)容要求、目標(biāo)受眾、使用場景等詳細(xì)信息。2.設(shè)計(jì)流程市場部收到設(shè)計(jì)需求后，整理相關(guān)資料并與設(shè)計(jì)部門（如有）溝通，明確設(shè)計(jì)要點(diǎn)和風(fēng)格要求。設(shè)計(jì)部門根據(jù)需求進(jìn)行創(chuàng)意設(shè)計(jì)，形成初稿后提交市場部審核。市場部組織相關(guān)部門及人員對設(shè)計(jì)初稿進(jìn)行評審，提出修改意見。設(shè)計(jì)部門根據(jù)評審意見對設(shè)計(jì)稿進(jìn)行修改完善，直至通過審核。3.制作供應(yīng)商選擇市場部負(fù)責(zé)廣告宣傳品制作供應(yīng)商的選擇。應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，進(jìn)行綜合評估，選擇具有良好信譽(yù)、質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。對選定的供應(yīng)商，應(yīng)簽訂詳細(xì)的制作合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、制作要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、付款方式等條款。4.制作過程監(jiān)控市場部應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解制作進(jìn)度，對制作過程進(jìn)行必要的監(jiān)控和協(xié)調(diào)，確保廣告宣傳品按時(shí)、按質(zhì)完成制作。制作過程中如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或與設(shè)計(jì)稿不符的情況，市場部應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商進(jìn)行整改，直至達(dá)到要求。5.驗(yàn)收廣告宣傳品制作完成后，市場部應(yīng)組織相關(guān)人員按照合同要求和設(shè)計(jì)稿進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括廣告宣傳品的材質(zhì)、規(guī)格、顏色、印刷質(zhì)量、文字內(nèi)容、數(shù)量等是否符合要求。驗(yàn)收合格的廣告宣傳品應(yīng)辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其重新制作或采取補(bǔ)救措施。四、廣告宣傳品的使用與發(fā)放1.使用申請各需求部門如需使用廣告宣傳品，應(yīng)提前填寫《廣告宣傳品使用申請表》，詳細(xì)注明使用目的、宣傳活動名稱、發(fā)放范圍、預(yù)計(jì)使用數(shù)量、使用時(shí)間等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核簽字?！稄V告宣傳品使用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交市場部審批。市場部應(yīng)根據(jù)庫存情況、年度制作計(jì)劃等進(jìn)行審批，對于超出預(yù)算或不合理的申請予以調(diào)整或駁回。2.發(fā)放管理市場部根據(jù)審批通過的《廣告宣傳品使用申請表》，辦理廣告宣傳品的發(fā)放手續(xù)。發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫《廣告宣傳品發(fā)放登記表》，詳細(xì)記錄發(fā)放日期、領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人、發(fā)放數(shù)量、用途等信息，并由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。對于需批量發(fā)放的廣告宣傳品，可由需求部門指定專人統(tǒng)一領(lǐng)取；對于零散發(fā)放的，應(yīng)按照申請表中的發(fā)放范圍逐一發(fā)放。市場部應(yīng)建立廣告宣傳品發(fā)放臺賬，定期核對發(fā)放情況，確保賬物相符。3.使用監(jiān)督行政部負(fù)責(zé)對公司辦公區(qū)域廣告宣傳品的張貼、擺放等進(jìn)行日常監(jiān)督，確保其整齊、美觀、規(guī)范，符合公司形象要求。各需求部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用廣告宣傳品的使用管理，確保其按照申請用途合理使用，不得擅自更改使用范圍、用途或挪作他用。市場部應(yīng)定期對廣告宣傳品的使用情況進(jìn)行檢查和評估，了解使用效果，收集反饋意見，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取改進(jìn)措施。五、廣告宣傳品的庫存管理1.入庫管理廣告宣傳品驗(yàn)收合格后，市場部應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫《廣告宣傳品入庫單》，詳細(xì)記錄入庫日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。入庫的廣告宣傳品應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，建立清晰的庫存臺賬，便于查詢和管理。2.庫存盤點(diǎn)市場部應(yīng)定期對廣告宣傳品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制《廣告宣傳品庫存盤點(diǎn)表》，記錄實(shí)際庫存數(shù)量、賬存數(shù)量、差異數(shù)量及原因等信息。如發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整，并上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3.庫存預(yù)警市場部應(yīng)根據(jù)廣告宣傳品的使用頻率、歷史數(shù)據(jù)等設(shè)定合理的庫存預(yù)警線。當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警線時(shí)，應(yīng)及時(shí)提出補(bǔ)貨申請，確保廣告宣傳品的正常供應(yīng)。對于長期積壓或不再使用的廣告宣傳品，市場部應(yīng)及時(shí)清理，提出處理建議，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處置。六、廣告宣傳品的費(fèi)用管理1.預(yù)算編制市場部應(yīng)根據(jù)公司年度營銷計(jì)劃和廣告宣傳品制作需求，編制廣告宣傳品制作費(fèi)用預(yù)算，報(bào)財(cái)務(wù)部審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后納入年度預(yù)算管理。廣告宣傳品制作費(fèi)用預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)費(fèi)用的明細(xì)，包括設(shè)計(jì)費(fèi)、制作費(fèi)、印刷費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、倉儲費(fèi)等，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理估算。2.費(fèi)用報(bào)銷廣告宣傳品制作完成并驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定提供正規(guī)發(fā)票。市場部憑發(fā)票、制作合同、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)憑證填寫費(fèi)用報(bào)銷單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部審核報(bào)銷。財(cái)務(wù)部應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度對廣告宣傳品費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行審核，確保費(fèi)用支出真實(shí)、合理、合規(guī)。對于不符合規(guī)定的報(bào)銷申請，應(yīng)予以拒絕。3.成本控制市場部應(yīng)在廣告宣傳品設(shè)計(jì)、制作過程中，充分考慮成本因素，優(yōu)化設(shè)計(jì)方案，選擇合適的制作工藝和供應(yīng)商，控制制作成本。財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對廣告宣傳品費(fèi)用進(jìn)行分析，與預(yù)算進(jìn)行對比，及時(shí)發(fā)現(xiàn)成本控制方面存在的問題，并提出改進(jìn)建議，協(xié)助市場部做好成本控制工作。七、廣告宣傳品的回收與銷毀1.回收對于已發(fā)放的廣告宣傳品，如因活動結(jié)束、宣傳任務(wù)完成等原因不再使用的，各需求部門應(yīng)負(fù)責(zé)及時(shí)回收，并交回市場部?；厥盏膹V告宣傳品應(yīng)保持完好，如有損壞或缺失，應(yīng)注明原因。2.銷毀市場部對回收的廣告宣傳品進(jìn)行整理和審核，對于確實(shí)不再需要的，應(yīng)填寫《廣告宣傳品銷毀申請表》，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，市場部應(yīng)組織專人對廣告宣傳品進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀日期、銷毀方式、銷毀數(shù)