施工物質(zhì)采購管理制度一、總則1.目的為加強公司施工物質(zhì)采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、有序進行，保證施工物質(zhì)的質(zhì)量和供應(yīng)及時性，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有施工項目的物質(zhì)采購活動，包括但不限于原材料、構(gòu)配件、設(shè)備、周轉(zhuǎn)材料等。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)施工進度和實際需求，合理安排采購計劃，避免盲目采購和積壓浪費。質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴(yán)格把控采購物質(zhì)的質(zhì)量，確保所采購的物質(zhì)符合工程要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，杜絕不正當(dāng)交易行為。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策層公司管理層：負責(zé)審批重大采購項目、采購預(yù)算及采購政策，對采購工作進行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督。2.采購執(zhí)行部門物資采購部負責(zé)制定和執(zhí)行采購計劃，組織實施采購活動。收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，進行供應(yīng)商評估和管理。負責(zé)采購合同的起草、簽訂、履行和管理。協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，確保采購工作順利進行。負責(zé)采購物資的驗收、入庫、保管和發(fā)放等工作。項目采購組（如有）在項目負責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，負責(zé)項目所需物資的采購工作。協(xié)助物資采購部進行供應(yīng)商選擇和采購合同簽訂。負責(zé)項目采購物資的現(xiàn)場管理和協(xié)調(diào)工作。3.相關(guān)部門職責(zé)工程技術(shù)部門負責(zé)提供施工圖紙、技術(shù)規(guī)范和物資需求計劃，參與供應(yīng)商技術(shù)能力評估。協(xié)助物資采購部解決采購過程中的技術(shù)問題，對采購物資進行技術(shù)驗收。質(zhì)量部門負責(zé)制定采購物資的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和驗收程序，對采購物資進行質(zhì)量檢驗和監(jiān)督。參與供應(yīng)商質(zhì)量管理體系評估，對不合格物資提出處理意見。財務(wù)部門負責(zé)審核采購預(yù)算和采購合同，安排采購資金。對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)支持和監(jiān)督。三、采購流程1.采購計劃編制項目啟動階段工程技術(shù)部門根據(jù)施工圖紙和施工進度計劃，編制詳細的物資需求計劃，明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等信息。定期更新物資需求計劃應(yīng)根據(jù)工程實際進展情況進行動態(tài)調(diào)整，每月末由工程技術(shù)部門對下月物資需求進行重新評估和修訂，確保需求計劃的準(zhǔn)確性和及時性。審核與匯總物資需求計劃編制完成后，由工程技術(shù)部門負責(zé)人審核簽字，報項目負責(zé)人審批。項目負責(zé)人審批通過后，將物資需求計劃提交給物資采購部。物資采購部對各項目的物資需求計劃進行匯總，結(jié)合庫存情況，編制公司月度采購計劃。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商信息收集物資采購部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、招標(biāo)公告等。對收集到的供應(yīng)商信息進行整理和分類，建立供應(yīng)商信息庫，記錄供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等信息。供應(yīng)商評估根據(jù)采購物資的類別和重要性，制定相應(yīng)的供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)。評估標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)、信譽等方面。物資采購部組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行實地考察和評估，填寫供應(yīng)商評估表?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、設(shè)備狀況、人員素質(zhì)等。根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分級管理，分為A、B、C三級。A級供應(yīng)商為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B級供應(yīng)商為合格供應(yīng)商，C級供應(yīng)商為待改進供應(yīng)商。供應(yīng)商選擇在采購物資時，優(yōu)先從A級供應(yīng)商中選擇。如A級供應(yīng)商無法滿足需求，可從B級供應(yīng)商中選擇。一般情況下，不選擇C級供應(yīng)商。對于重大采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判等方式選擇供應(yīng)商。招標(biāo)或談判文件應(yīng)明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。物資采購部組織相關(guān)部門對投標(biāo)或談判供應(yīng)商進行評審，根據(jù)評審結(jié)果確定中標(biāo)或成交供應(yīng)商。供應(yīng)商管理物資采購部與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。定期對供應(yīng)商進行評估和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商等級。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟?；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，提出整改要求或終止合作關(guān)系。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本情況、采購合同執(zhí)行情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、售后服務(wù)情況等信息，為供應(yīng)商管理提供依據(jù)。3.采購合同簽訂合同起草物資采購部根據(jù)采購談判結(jié)果或招標(biāo)、競爭性談判文件，起草采購合同。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。合同審核采購合同起草完成后，由物資采購部負責(zé)人審核簽字，報法律部門進行合法性審核。法律部門應(yīng)重點審核合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險。法律部門審核通過后，將合同提交給財務(wù)部門進行財務(wù)審核。財務(wù)部門應(yīng)重點審核合同價格、付款方式、結(jié)算方式等條款是否符合公司財務(wù)規(guī)定。財務(wù)部門審核通過后，將合同提交給項目負責(zé)人審批。項目負責(zé)人應(yīng)重點審核合同是否符合項目實際需求，是否有利于項目的順利進行。合同簽訂采購合同經(jīng)各部門審核和項目負責(zé)人審批通過后，由物資采購部與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同文本，合同簽訂人應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)資格。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門了解合同內(nèi)容，做好合同執(zhí)行的準(zhǔn)備工作。4.采購執(zhí)行與跟蹤訂單下達物資采購部根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點等信息。采購訂單下達后，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，確認訂單接收情況和交貨安排。采購跟蹤物資采購部應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、質(zhì)量控制情況、物流配送情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取措施解決問題。如供應(yīng)商無法解決問題，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取相應(yīng)的措施，如更換供應(yīng)商、調(diào)整采購計劃等。到貨驗收采購物資到貨前，物資采購部應(yīng)通知質(zhì)量部門、工程技術(shù)部門等相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。采購物資到貨后，由質(zhì)量部門按照質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)進行檢驗，工程技術(shù)部門進行技術(shù)驗收。驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的物資應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。物資采購部應(yīng)及時將驗收結(jié)果反饋給供應(yīng)商，并做好相關(guān)記錄。5.付款管理付款申請物資采購部根據(jù)采購合同和到貨驗收情況，填寫付款申請單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。付款申請單經(jīng)物資采購部負責(zé)人審核簽字后，報財務(wù)部門審核。付款審核財務(wù)部門收到付款申請單后，應(yīng)重點審核付款申請是否符合合同約定、驗收情況是否屬實、發(fā)票是否合規(guī)等。財務(wù)部門審核通過后，將付款申請?zhí)峤唤o公司管理層審批。付款執(zhí)行公司管理層審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。財務(wù)部門應(yīng)及時將付款情況反饋給物資采購部，并做好相關(guān)記錄。四、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制年度預(yù)算每年末，物資采購部根據(jù)公司下一年度的施工計劃和物資需求預(yù)測，編制年度采購預(yù)算草案。年度采購預(yù)算草案應(yīng)包括采購項目、采購金額、采購時間等信息。月度預(yù)算物資采購部根據(jù)年度采購預(yù)算和每月的施工進度計劃，將年度采購預(yù)算分解為月度采購預(yù)算。月度采購預(yù)算應(yīng)明確當(dāng)月采購項目、采購金額、采購時間等信息。預(yù)算審核與審批年度采購預(yù)算草案和月度采購預(yù)算編制完成后，由物資采購部負責(zé)人審核簽字，報財務(wù)部門進行財務(wù)審核。財務(wù)部門應(yīng)重點審核預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性和與公司財務(wù)狀況的匹配性。財務(wù)部門審核通過后，將預(yù)算提交給公司管理層審批。公司管理層應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和財務(wù)狀況，對預(yù)算進行審批。2.預(yù)算執(zhí)行物資采購部應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序進行調(diào)整。財務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施進行解決。3.預(yù)算調(diào)整當(dāng)出現(xiàn)以下情況時，可對采購預(yù)算進行調(diào)整：工程設(shè)計變更導(dǎo)致物資需求發(fā)生變化。市場價格波動較大，導(dǎo)致原采購預(yù)算無法滿足采購需求。其他不可抗力因素導(dǎo)致采購預(yù)算需要調(diào)整。采購預(yù)算調(diào)整應(yīng)按照以下程序進行：物資采購部提出預(yù)算調(diào)整申請，說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容和調(diào)整的金額。物資采購部負責(zé)人審核簽字后，報財務(wù)部門進行財務(wù)審核。財務(wù)部門應(yīng)重點審核預(yù)算調(diào)整的合理性和必要性。財務(wù)部門審核通過后，將預(yù)算調(diào)整申請?zhí)峤唤o公司管理層審批。公司管理層應(yīng)根據(jù)公司實際情況，對預(yù)算調(diào)整申請進行審批。五、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別物資采購部應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別，包括但不限于以下方面：供應(yīng)商風(fēng)險：如供應(yīng)商破產(chǎn)、倒閉、違約、產(chǎn)品質(zhì)量問題等。市場風(fēng)險：如市場價格波動、原材料供應(yīng)短缺等。合同風(fēng)險：如合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等。驗收風(fēng)險：如驗收標(biāo)準(zhǔn)不明確、驗收過程不規(guī)范、驗收結(jié)果不準(zhǔn)確等。付款風(fēng)險：如付款延遲、付款金額錯誤、付款方式不當(dāng)?shù)取?.風(fēng)險評估根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對采購風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。風(fēng)險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法。對于高風(fēng)險的采購項目，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。3.風(fēng)險應(yīng)對供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對選擇多家供應(yīng)商，避免對單一供應(yīng)商的過度依賴。與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任。定期對供應(yīng)商進行評估和考核，及時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在的問題，并采取相應(yīng)的措施進行解決。市場風(fēng)險應(yīng)對關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動和原材料供應(yīng)情況。建立價格預(yù)警機制，當(dāng)市場價格波動較大時，及時調(diào)整采購策略。與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，鎖定采購價格。合同風(fēng)險應(yīng)對合同起草和審核過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)的要求，明確合同條款，避免合同漏洞。加強合同執(zhí)行過程中的管理，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。建立合同糾紛處理機制，當(dāng)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛時，及時與對方協(xié)商解決，協(xié)商不成的，可通過法律途徑解決。驗收風(fēng)險應(yīng)對制定明確的驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收程序，確保驗收工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。加強驗收人員的培訓(xùn)，提高驗收人員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心。對驗收過程進行全程監(jiān)督，確保驗收結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。付款風(fēng)險應(yīng)對嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時間付款，避免付款延遲。加強付款審核，確保付款金額的準(zhǔn)確性和付款方式的合理性。建立付款風(fēng)險預(yù)警機制，當(dāng)出現(xiàn)付款風(fēng)險時，及時采取措施進行解決。六、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定