宣傳部歸檔文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司宣傳部文件管理，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，便于文件的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司宣傳部在工作過(guò)程中形成的各類(lèi)文件資料的歸檔管理，包括但不限于宣傳策劃方案、新聞稿件、圖片、視頻、活動(dòng)資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：宣傳部文件由專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔，確保文件管理的集中統(tǒng)一。2.真實(shí)完整原則：歸檔文件應(yīng)真實(shí)反映宣傳部工作實(shí)際情況，保持文件的完整性，不得隨意篡改或缺失。3.分類(lèi)科學(xué)原則：按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于查找和利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)文件的安全保密措施，防止文件泄露、丟失或損壞。二、歸檔文件的范圍與分類(lèi)（一）歸檔文件范圍1.宣傳策劃類(lèi)：包括年度宣傳計(jì)劃、階段性宣傳方案、專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)策劃書(shū)等。2.新聞稿件類(lèi)：公司內(nèi)部新聞、行業(yè)動(dòng)態(tài)新聞、對(duì)外發(fā)布的新聞通稿等。3.圖片影像類(lèi)：公司活動(dòng)照片、宣傳圖片、視頻資料等。4.文案資料類(lèi)：宣傳文案、廣告語(yǔ)、宣傳手冊(cè)、海報(bào)等設(shè)計(jì)稿件及相關(guān)文案資料。5.活動(dòng)資料類(lèi)：活動(dòng)通知、活動(dòng)總結(jié)、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)布置資料、嘉賓簽到表等。6.媒體合作類(lèi)：與各類(lèi)媒體的合作協(xié)議、合作方案、媒體報(bào)道情況等。7.其他文件類(lèi)：與宣傳部工作相關(guān)的其他文件、資料、記錄等。（二）歸檔文件分類(lèi)1.按年度分類(lèi)：將每年形成的文件分為一類(lèi)，如20XX年度宣傳文件。2.按類(lèi)別分類(lèi)：在年度分類(lèi)基礎(chǔ)上，再按照宣傳策劃、新聞稿件、圖片影像等類(lèi)別進(jìn)行細(xì)分。宣傳策劃類(lèi)：可進(jìn)一步分為品牌宣傳策劃、產(chǎn)品推廣策劃、活動(dòng)策劃等子類(lèi)別。新聞稿件類(lèi)：按照公司內(nèi)部新聞、行業(yè)新聞等不同類(lèi)型劃分。圖片影像類(lèi)：根據(jù)活動(dòng)圖片、日常宣傳圖片、視頻資料等進(jìn)行分類(lèi)。文案資料類(lèi)：分為宣傳文案、設(shè)計(jì)稿件等?；顒?dòng)資料類(lèi)：按照不同活動(dòng)名稱進(jìn)行分類(lèi)。媒體合作類(lèi)：根據(jù)合作媒體類(lèi)型、合作項(xiàng)目等分類(lèi)。三、文件收集與整理（一）收集要求1.宣傳部各崗位人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的文件資料移交至檔案管理人員，確保文件不遺漏。2.對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)歸檔。3.收集的文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。（二）整理方法1.分類(lèi)整理：檔案管理人員按照上述歸檔文件分類(lèi)方法，對(duì)收集到的文件進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)登記：為每份文件編制唯一的編號(hào)，并進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、來(lái)源、保管期限等。3.裝訂編目：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物等影響保存的物品，并編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、頁(yè)碼等信息。4.電子文件整理：對(duì)于電子文件，應(yīng)按照分類(lèi)要求建立文件夾結(jié)構(gòu)，對(duì)文件進(jìn)行命名，并建立電子文件目錄，記錄文件的基本信息。四、文件歸檔（一）歸檔時(shí)間1.每月末，檔案管理人員對(duì)本月收集整理的文件進(jìn)行集中歸檔。2.對(duì)于重大活動(dòng)或緊急項(xiàng)目形成的文件，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的一周內(nèi)完成歸檔。（二）歸檔流程1.移交：文件形成部門(mén)或個(gè)人將整理好的文件資料移交至檔案管理人員。2.審核：檔案管理人員對(duì)移交的文件進(jìn)行審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，審核無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)。3.上架歸檔：審核通過(guò)的文件按照分類(lèi)要求上架存放或存儲(chǔ)至電子檔案系統(tǒng)中，確保文件存放有序，便于查找。五、文件保管（一）保管方式1.紙質(zhì)文件：采用專(zhuān)用檔案柜存放，按照分類(lèi)順序排列，確保文件存放整齊、有序。2.電子文件：存儲(chǔ)在專(zhuān)用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重要?dú)v史記錄、核心宣傳資料、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他文件根據(jù)其重要程度和使用頻率確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的文件，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）保管環(huán)境1.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度適宜，防止文件受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.配備必要的防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保文件安全。六、文件查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱歸檔文件，需填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱文件范圍等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制文件。如需復(fù)制文件，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將文件歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)檢查文件是否完整、有無(wú)損壞等情況。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱歸檔文件，需填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和宣傳部負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上批注、涂改、污損，確保文件安全。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還文件，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查文件的歸還情況，如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。七、文件保密（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)歸檔文件的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.查閱和借閱文件的人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將文件內(nèi)容用于非工作目的或泄露給他人。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等特殊保密措施。（二）保密責(zé)任1.如發(fā)現(xiàn)歸檔文件有泄露情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)部門(mén)。2.對(duì)違反保密規(guī)定的人員，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。八、文件鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)文件的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立由宣傳部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成的文件鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)歸檔文件進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.初步審查：檔案管理人員對(duì)到期文件進(jìn)行初步整理，列出需鑒定的文件清單。2.小組審議：鑒定小組對(duì)需鑒定的文件進(jìn)行逐一審議，根據(jù)鑒定原則確定文件的存毀。3.結(jié)果公示：鑒定結(jié)果在一定范圍內(nèi)進(jìn)行公示，征求相關(guān)部門(mén)和人員的意見(jiàn)。4.審批決定：經(jīng)公示無(wú)異議后，將鑒定結(jié)果報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)文件，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀文件名稱、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式等。2.對(duì)于電子文件，采用數(shù)據(jù)