會(huì)計(jì)檔案查閱管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案的管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案查閱行為，保證會(huì)計(jì)檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案查閱管理。（三）定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。二、會(huì)計(jì)檔案的范圍與分類（一）會(huì)計(jì)檔案的范圍1.會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。4.其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。（二）會(huì)計(jì)檔案的分類1.按形成時(shí)間分類，可分為年度會(huì)計(jì)檔案、季度會(huì)計(jì)檔案、月度會(huì)計(jì)檔案等。2.按會(huì)計(jì)核算的內(nèi)容分類，可分為資產(chǎn)類會(huì)計(jì)檔案、負(fù)債類會(huì)計(jì)檔案、所有者權(quán)益類會(huì)計(jì)檔案、成本類會(huì)計(jì)檔案、損益類會(huì)計(jì)檔案等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理與保管（一）會(huì)計(jì)檔案的整理1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按編號(hào)順序排列，原始憑證應(yīng)附在相應(yīng)記賬憑證后面，并折疊整齊，加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖號(hào)碼、憑證張數(shù)等。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按賬頁順序編號(hào)，加具封面，注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按規(guī)定格式裝訂成冊(cè)，加具封面，注明單位名稱、年度、月份、報(bào)告種類等。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)分類整理，編目造冊(cè)。（二）會(huì)計(jì)檔案的保管1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫（柜），配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。3.會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。4.會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，應(yīng)由公司檔案管理部門會(huì)同會(huì)計(jì)部門提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。公司負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。5.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門和會(huì)計(jì)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。四、會(huì)計(jì)檔案查閱的原則（一）合法合規(guī)原則查閱會(huì)計(jì)檔案必須遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，不得利用查閱會(huì)計(jì)檔案從事違法違規(guī)活動(dòng)。（二）審批授權(quán)原則未經(jīng)公司授權(quán)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱會(huì)計(jì)檔案。查閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。（三）安全保密原則在查閱會(huì)計(jì)檔案過程中，應(yīng)采取必要的措施確保會(huì)計(jì)檔案的安全，不得泄露會(huì)計(jì)檔案涉及的商業(yè)秘密和敏感信息。五、會(huì)計(jì)檔案查閱的申請(qǐng)與審批（一）查閱申請(qǐng)1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由查閱部門填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至?xí)?jì)部門。2.外部查閱外部單位（如審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等）因工作需要查閱公司會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)出具正式的查閱函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并加蓋單位公章。查閱函應(yīng)提交至公司檔案管理部門，由檔案管理部門審核后轉(zhuǎn)交給會(huì)計(jì)部門。（二）查閱審批1.會(huì)計(jì)部門收到查閱申請(qǐng)表或查閱函后，應(yīng)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括查閱目的是否合理、查閱內(nèi)容是否與申請(qǐng)一致、查閱時(shí)間是否符合規(guī)定等。2.對(duì)于內(nèi)部查閱申請(qǐng)，經(jīng)會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。3.對(duì)于外部查閱申請(qǐng)，經(jīng)會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和公司負(fù)責(zé)人審批。4.審批通過后，會(huì)計(jì)部門應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》或查閱函上簽署審批意見，并通知查閱申請(qǐng)人。六、會(huì)計(jì)檔案查閱的實(shí)施（一）查閱地點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案查閱應(yīng)在公司指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，一般為公司的檔案保管庫（柜）所在區(qū)域或?qū)ｉT設(shè)立的查閱室。（二）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱查閱申請(qǐng)人應(yīng)在規(guī)定的查閱時(shí)間內(nèi)，到指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱。查閱過程中，應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.復(fù)制查閱如因工作需要確需復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人和公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)加蓋公司會(huì)計(jì)檔案專用章，并注明“此件由本公司提供，與原件一致”字樣。（三）查閱時(shí)間1.內(nèi)部查閱時(shí)間一般應(yīng)安排在正常工作時(shí)間內(nèi)，如需在非工作時(shí)間查閱，應(yīng)提前向會(huì)計(jì)部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人和公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外部查閱時(shí)間應(yīng)根據(jù)查閱函中注明的時(shí)間安排進(jìn)行，一般應(yīng)提前與公司會(huì)計(jì)部門溝通協(xié)調(diào)。（四）查閱監(jiān)督1.在會(huì)計(jì)檔案查閱過程中，會(huì)計(jì)部門應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱行為符合規(guī)定，查閱過程安全有序。2.查閱監(jiān)督人員應(yīng)對(duì)查閱申請(qǐng)人的查閱行為進(jìn)行記錄，包括查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人員等，以備后續(xù)查詢。七、會(huì)計(jì)檔案查閱的歸還與交接（一）查閱歸還查閱申請(qǐng)人查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將查閱的會(huì)計(jì)檔案歸還至?xí)?jì)部門。會(huì)計(jì)部門應(yīng)對(duì)歸還的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）交接手續(xù)1.如查閱過程中涉及會(huì)計(jì)檔案的交接，應(yīng)辦理相關(guān)的交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案查閱交接清單》上簽字確認(rèn)，注明交接時(shí)間、交接內(nèi)容、交接人員等。2.交接清單應(yīng)一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份，以備后續(xù)查詢。八、會(huì)計(jì)檔案查閱的違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)擅自查閱會(huì)計(jì)檔案。2.在查閱過程中泄露會(huì)計(jì)檔案涉及的商業(yè)秘密和敏感信息。3.對(duì)查閱的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行涂改、標(biāo)記、污損、丟失等。4.利用查閱會(huì)計(jì)檔案從事違法違規(guī)活動(dòng)。（二）處理措施1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。情節(jié)較輕的，給予警告、批評(píng)教育等處理；情節(jié)較重的，給予罰款、降職、撤職等處理；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。2.因