從業(yè)人員檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司從業(yè)人員檔案管理，維護檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體從業(yè)人員，包括正式員工、試用期員工、兼職人員等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映從業(yè)人員的個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、培訓(xùn)情況等。2.完整性原則：全面收集從業(yè)人員各類相關(guān)資料，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守檔案管理保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)從業(yè)人員的工作變動、業(yè)績變化等及時更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.個人簡歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證復(fù)印件：清晰的身份證正反面復(fù)印件。3.學(xué)歷證書：最高學(xué)歷的畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件。4.職業(yè)資格證書：與工作相關(guān)的各類職業(yè)資格證書復(fù)印件。（二）入職資料1.入職申請表：詳細(xì)記錄入職人員的求職意向、工作經(jīng)歷、教育背景等信息。2.勞動合同：與公司簽訂的勞動合同文本。3.入職體檢報告：符合公司崗位要求的體檢報告。（三）工作經(jīng)歷1.工作履歷表：按時間順序記錄在公司及其他單位的工作經(jīng)歷，包括工作起止時間、單位名稱、職位、工作職責(zé)等。2.工作業(yè)績考核記錄：年度、季度等工作業(yè)績考核結(jié)果及評價。3.獎懲記錄：公司內(nèi)部及外部獲得的獎勵和處罰情況。（四）培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的課程名稱、時間、培訓(xùn)效果評估等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：個人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及與上級溝通記錄。（五）薪酬福利1.薪酬調(diào)整記錄：每次薪酬調(diào)整的原因、幅度等。2.福利享受情況：如社保、公積金、帶薪年假、節(jié)日福利等。（六）其他資料1.離職證明：離職人員的離職證明原件。2.特殊情況說明：如個人重大事項、特殊貢獻等相關(guān)說明材料。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負(fù)責(zé)發(fā)放《入職資料清單》，明確所需提交的檔案資料。2.新員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將完整的檔案資料提交至人力資源部門，人力資源專員負(fù)責(zé)審核資料的真實性和完整性。3.審核通過后，人力資源專員將資料進行整理、編號，錄入公司檔案管理系統(tǒng)，并建立紙質(zhì)檔案。（二）檔案資料收集1.人力資源部門定期收集從業(yè)人員的各類檔案資料，如工作業(yè)績考核結(jié)果、培訓(xùn)記錄等。2.各部門應(yīng)積極配合人力資源部門，及時提供本部門員工的相關(guān)資料，確保檔案信息的及時更新。3.對于外部獲取的與員工相關(guān)的資料，如學(xué)歷認(rèn)證報告、職業(yè)資格證書審核結(jié)果等，人力資源部門應(yīng)及時歸檔。四、檔案保管（一）保管部門公司人力資源部門負(fù)責(zé)從業(yè)人員檔案的統(tǒng)一保管。（二）保管環(huán)境1.設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。（三）檔案分類存放1.按照檔案內(nèi)容類別進行分類，如個人基本信息、入職資料、工作經(jīng)歷等，分別存放于不同的檔案柜中。2.每個檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放類別，便于查找和管理。（四）檔案借閱與歸還1.內(nèi)部借閱因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等。部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到人力資源部門辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部借閱外單位因工作需要借閱檔案的，需出具正式公函，說明借閱目的、范圍等。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，人力資源部門方可辦理借閱手續(xù)，并嚴(yán)格限定借閱期限。借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.歸還檔案時，人力資源專員應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料是否齊全、完整，如有缺失或損壞，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)責(zé)任。（五）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得查閱、復(fù)制檔案資料。3.在檔案管理工作中形成的各類文件、記錄等，應(yīng)妥善保管，防止丟失和泄密。五、檔案更新與維護（一）定期更新1.人力資源部門每年定期對從業(yè)人員檔案進行全面梳理，更新個人基本信息、工作經(jīng)歷、薪酬福利等內(nèi)容。2.根據(jù)員工的年度工作業(yè)績考核結(jié)果、培訓(xùn)情況等，及時調(diào)整檔案中的相關(guān)記錄。（二）動態(tài)更新1.員工工作崗位發(fā)生變動、獲得新的職業(yè)資格證書、受到獎懲等情況時，所在部門應(yīng)及時通知人力資源部門，人力資源部門在接到通知后5個工作日內(nèi)完成檔案內(nèi)容的更新。2.對于員工離職的情況，人力資源部門應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后，及時將離職證明等相關(guān)資料歸入檔案，并對檔案進行封存。（三）檔案審核1.定期對檔案內(nèi)容進行審核，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，如資料缺失、信息錯誤等，及時與相關(guān)人員溝通核實，并進行更正。六、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部門負(fù)責(zé)人因工作需要可查閱員工檔案。2.涉及員工晉升、調(diào)薪、獎懲等人力資源決策時，相關(guān)決策人員可查閱員工檔案。3.其他部門因工作需要查閱員工檔案的，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等。2.按照查閱權(quán)限，提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，查閱人員在檔案管理人員的陪同下查閱檔案，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（三）檔案使用規(guī)定1.檔案僅供公司內(nèi)部使用，用于人力資源管理決策、員工職業(yè)發(fā)展等相關(guān)工作。2.未經(jīng)員工本人書面同意，不得將檔案內(nèi)容提供給外部單位或個人。3.在使用檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.員工離職后，其檔案保存期限屆滿，且無繼續(xù)保存必要的。2.檔案資料因保管不善等原因造成損壞、遺失，無法修復(fù)且無參考價值的。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)，需銷毀的其他檔案資料。（二）銷毀流程1.人力資源部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，組織檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)后存檔。八、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立公司從業(yè)人員檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計等功能。2.確保檔案管理信息系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.人力資源專員負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案資料準(zhǔn)確錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，及時更新員工信息，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）信息安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，防止信息泄露。2.對系統(tǒng)操作人員進行安全培訓(xùn)，提高安全意識，規(guī)范操作流程。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對從業(yè)人員檔案管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案資料的收集、整理、保管情況。2.檔案借閱、查閱、使用的合規(guī)性。3.檔案更新與維護的及時性和準(zhǔn)確性。4.檔案信息化管理的安全性和有效性。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達