人員入住登記管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司人員入住登記管理，確保公司人員信息準(zhǔn)確、安全，保障公司正常運(yùn)營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有在職員工、臨時來訪人員、外包工作人員等進(jìn)入公司指定住宿區(qū)域的人員。（三）基本原則1.真實性原則：所有入住人員必須提供真實、有效的個人信息。2.安全性原則：確保入住人員信息安全，防止信息泄露。3.便利性原則：在保證安全和準(zhǔn)確的前提下，盡量簡化登記流程，提高工作效率。二、入住登記管理職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定和完善人員入住登記管理制度。2.審核員工入住申請，確保員工符合入住條件。3.匯總和管理員工入住登記信息，建立員工入住檔案。4.定期與住宿管理部門核對員工入住情況，及時更新人員信息。（二）住宿管理部門1.負(fù)責(zé)公司指定住宿區(qū)域的日常管理，包括入住登記、退房手續(xù)辦理等。2.為入住人員提供必要的住宿設(shè)施和服務(wù)，解決住宿過程中出現(xiàn)的問題。3.對住宿區(qū)域進(jìn)行安全檢查，確保住宿環(huán)境安全、衛(wèi)生。4.配合人力資源部門做好人員入住登記信息的維護(hù)工作。（三）各部門負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)審核本部門員工的入住申請，確保申請理由合理。2.及時向人力資源部門反饋本部門員工住宿情況的變化，如離職、調(diào)崗等。3.督促本部門員工遵守住宿管理規(guī)定。（四）安全保衛(wèi)部門1.負(fù)責(zé)對入住人員進(jìn)行身份核實，確保人員身份真實有效。2.對住宿區(qū)域進(jìn)行安全巡邏，維護(hù)住宿區(qū)域的治安秩序。3.協(xié)助住宿管理部門處理突發(fā)安全事件。三、入住登記流程（一）員工入住登記1.員工因工作需要申請入住公司指定住宿區(qū)域，需填寫《員工入住申請表》，詳細(xì)說明入住理由、預(yù)計入住時間等信息。申請表需經(jīng)員工本人簽字，并由所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將《員工入住申請表》提交至人力資源部門。人力資源部門對申請進(jìn)行審核，確認(rèn)員工符合入住條件后，在申請表上簽字批準(zhǔn)。3.員工持經(jīng)批準(zhǔn)的《員工入住申請表》前往住宿管理部門辦理入住手續(xù)。住宿管理部門工作人員根據(jù)申請表信息，為員工分配住宿房間，并填寫《人員入住登記表》。登記表內(nèi)容包括員工姓名、性別、部門、職位、身份證號碼、聯(lián)系電話、入住房間號、入住時間等。4.住宿管理部門工作人員將《人員入住登記表》中的信息錄入公司人員入住管理系統(tǒng)，并為員工發(fā)放住房鑰匙。同時，告知員工住宿管理規(guī)定和注意事項。（二）臨時來訪人員入住登記1.外部人員因工作等原因需要臨時進(jìn)入公司指定住宿區(qū)域，需由接待部門提前向住宿管理部門提交《臨時來訪人員入住申請表》，說明來訪人員姓名、性別、單位、來訪事由、預(yù)計停留時間等信息。申請表需經(jīng)接待部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.住宿管理部門收到申請表后，通知安全保衛(wèi)部門對來訪人員進(jìn)行身份核實。安全保衛(wèi)部門核實無誤后，在申請表上簽字確認(rèn)。3.來訪人員持經(jīng)批準(zhǔn)的《臨時來訪人員入住申請表》前往住宿管理部門辦理入住手續(xù)。住宿管理部門工作人員按照員工入住登記流程，為來訪人員辦理入住登記，填寫《人員入住登記表》，錄入系統(tǒng)，并發(fā)放臨時住房鑰匙。同時，告知來訪人員臨時住宿規(guī)定和注意事項。（三）外包工作人員入住登記1.公司與外包服務(wù)提供商簽訂服務(wù)合同后，如有外包工作人員需要入住公司指定住宿區(qū)域，由外包服務(wù)提供商向住宿管理部門提交《外包工作人員入住申請表》，注明外包項目名稱、外包工作人員姓名、性別、身份證號碼、聯(lián)系電話、預(yù)計入住時間等信息。申請表需加蓋外包服務(wù)提供商公章。2.住宿管理部門對申請表進(jìn)行審核，審核通過后，通知安全保衛(wèi)部門對人員身份進(jìn)行核實。安全保衛(wèi)部門核實無誤后，在申請表上簽字確認(rèn)。3.外包工作人員持經(jīng)批準(zhǔn)的《外包工作人員入住申請表》前往住宿管理部門辦理入住手續(xù)。住宿管理部門工作人員按照員工入住登記流程，為外包工作人員辦理入住登記，填寫《人員入住登記表》，錄入系統(tǒng)，并發(fā)放住房鑰匙。同時，告知外包工作人員住宿管理規(guī)定和注意事項。四、入住人員信息管理（一）信息收集入住登記時，住宿管理部門工作人員應(yīng)認(rèn)真收集入住人員的各項信息，確保信息準(zhǔn)確、完整。信息收集范圍包括但不限于姓名、性別、年齡、身份證號碼、照片、聯(lián)系電話、所在部門或單位、入住房間號、入住時間、預(yù)計退房時間等。（二）信息錄入住宿管理部門工作人員應(yīng)及時將《人員入住登記表》中的信息準(zhǔn)確錄入公司人員入住管理系統(tǒng)。錄入信息應(yīng)與紙質(zhì)登記表一致，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。（三）信息更新1.如入住人員的個人信息發(fā)生變更（如姓名、身份證號碼、聯(lián)系電話等），入住人員應(yīng)及時通知住宿管理部門。住宿管理部門核實后，在系統(tǒng)中更新相關(guān)信息，并在紙質(zhì)登記表上進(jìn)行標(biāo)注。2.如入住人員因離職、調(diào)崗、退房等原因不再居住在公司指定住宿區(qū)域，所在部門負(fù)責(zé)人或外包服務(wù)提供商應(yīng)及時通知人力資源部門和住宿管理部門。住宿管理部門在系統(tǒng)中注銷該人員的入住信息，并收回住房鑰匙。（四）信息保密1.人力資源部門和住宿管理部門應(yīng)妥善保管入住人員的信息，嚴(yán)格遵守公司信息保密制度，防止信息泄露。2.未經(jīng)入住人員書面同意，任何部門和個人不得擅自將入住人員信息提供給第三方。五、住宿管理規(guī)定（一）住宿時間規(guī)定1.員工應(yīng)按照公司安排的住宿時間入住和退房。如有特殊情況需要提前或推遲退房，需提前向住宿管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可辦理。2.臨時來訪人員和外包工作人員應(yīng)按照申請表中注明的預(yù)計停留時間入住和退房。如需延長停留時間，需提前向住宿管理部門辦理延期手續(xù)。（二）房間使用規(guī)定1.入住人員應(yīng)按照住宿管理部門分配的房間居住，不得擅自更換房間或占用他人房間。2.入住人員應(yīng)保持房間內(nèi)整潔衛(wèi)生，愛護(hù)住宿設(shè)施。如有損壞，應(yīng)照價賠償。3.禁止在房間內(nèi)私拉亂接電線、使用大功率電器等違規(guī)行為，確保住宿安全。（三）公共區(qū)域使用規(guī)定1.入住人員應(yīng)遵守住宿區(qū)域的公共秩序，不得在公共區(qū)域大聲喧嘩、打鬧、吸煙等。2.愛護(hù)公共區(qū)域的設(shè)施和環(huán)境衛(wèi)生，不得隨意丟棄垃圾。3.不得在公共區(qū)域堆放私人物品，保持公共通道暢通。（四）安全管理規(guī)定1.入住人員應(yīng)遵守公司安全保衛(wèi)制度，配合安全保衛(wèi)部門的管理工作。2.不得將易燃易爆、有毒有害等危險物品帶入住宿區(qū)域。3.發(fā)現(xiàn)安全隱患或異常情況應(yīng)及時報告住宿管理部門或安全保衛(wèi)部門。（五）訪客管理規(guī)定1.入住人員如有訪客，應(yīng)提前告知住宿管理部門，并在訪客進(jìn)入住宿區(qū)域前陪同訪客到住宿管理部門辦理訪客登記手續(xù)。2.訪客需遵守住宿管理規(guī)定，不得在住宿區(qū)域內(nèi)留宿。（六）費(fèi)用管理規(guī)定1.公司為員工提供免費(fèi)住宿的，員工應(yīng)按照規(guī)定使用住宿設(shè)施。如因個人原因造成住宿設(shè)施損壞或產(chǎn)生其他費(fèi)用的，由員工自行承擔(dān)。2.對于臨時來訪人員和外包工作人員，如公司有相關(guān)費(fèi)用規(guī)定的，按照規(guī)定收取住宿費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用。六、退房手續(xù)辦理（一）正常退房1.員工、臨時來訪人員或外包工作人員在退房時間到達(dá)時，應(yīng)自行清理房間內(nèi)的個人物品，并保持房間整潔衛(wèi)生。2.然后前往住宿管理部門辦理退房手續(xù)。住宿管理部門工作人員對房間進(jìn)行檢查，如無損壞或其他問題，收回住房鑰匙，在《人員入住登記表》上注明退房時間，并辦理退房手續(xù)。3.對于需要結(jié)算費(fèi)用的人員，住宿管理部門按照相關(guān)規(guī)定結(jié)算費(fèi)用，并開具發(fā)票或收據(jù)。（二）提前退房1.入住人員因特殊原因需要提前退房的，應(yīng)提前向住宿管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可辦理。2.提前退房人員需按照上述正常退房流程辦理退房手續(xù)，但需承擔(dān)因提前退房給公司造成的相關(guān)損失，如房間空置期間的費(fèi)用等。（三）逾期退房1.入住人員未按照規(guī)定時間退房的，視為逾期退房。住宿管理部門應(yīng)及時通知入住人員辦理退房手續(xù)，并按照規(guī)定收取逾期住宿費(fèi)。2.如逾期時間較長且經(jīng)多次通知仍未辦理退房手續(xù)的，公司有權(quán)采取必要措施，如清理房間、收回住房鑰匙等，由此產(chǎn)生的一切后果由入住人員自行承擔(dān)。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.人力資源部門和住宿管理部門應(yīng)定期對人員入住登記情況和住宿管理情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括入住登記信息的準(zhǔn)確性、完整性，住宿管理規(guī)定的執(zhí)行情況，住宿區(qū)域的安全、衛(wèi)生狀況等。2.定期檢查可采取實地查看、查閱資料、詢問入住人員等方式進(jìn)行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時督促相關(guān)部門或人員進(jìn)行整改。（二）不定期抽查1.公司安全保衛(wèi)部門和其他相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對人員入住登記和住宿管理情況進(jìn)行不定期抽查。2.不定期抽查重點檢查入住登記流程的執(zhí)行情況、住宿區(qū)域的安全隱患排查等。對于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、違規(guī)處理（一）一般違規(guī)行為對于違反住宿管理規(guī)定的一般違規(guī)行為（如未按時辦理入住或退房手續(xù)、在房間內(nèi)吸煙等），住宿管理部門應(yīng)及時對違規(guī)人員進(jìn)行提醒和警告，并記錄在案。如再次發(fā)生類似違規(guī)行為，可視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。（二）嚴(yán)重違規(guī)行為對于違反住宿管理規(guī)定的嚴(yán)重違規(guī)行為（如擅自更換