企業(yè)外包服務(wù)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司外包服務(wù)的管理，確保外包服務(wù)的質(zhì)量和效率，有效控制外包服務(wù)成本，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外包服務(wù)項目，包括但不限于信息技術(shù)外包、人力資源外包、物流外包、行政事務(wù)外包等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外包服務(wù)的選擇、實施和管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.質(zhì)量至上原則：確保外包服務(wù)能夠滿足公司業(yè)務(wù)需求，達到規(guī)定的質(zhì)量標準。3.成本效益原則：在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制外包服務(wù)成本，實現(xiàn)成本效益最大化。4.風(fēng)險可控原則：對外包服務(wù)過程中的風(fēng)險進行識別、評估和控制，降低潛在風(fēng)險對公司的影響。二、外包服務(wù)的分類與定義（一）信息技術(shù)外包1.包括軟件開發(fā)、系統(tǒng)維護、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)處理等服務(wù)。2.由專業(yè)的信息技術(shù)服務(wù)提供商負責(zé)公司信息系統(tǒng)的建設(shè)、優(yōu)化和運營。（二）人力資源外包1.涵蓋招聘外包、培訓(xùn)外包、薪酬福利外包、人事代理等業(yè)務(wù)。2.借助外部人力資源服務(wù)機構(gòu)，完成公司部分人力資源管理工作。（三）物流外包1.主要指貨物運輸、倉儲管理、配送服務(wù)等外包給專業(yè)物流企業(yè)。2.利用物流服務(wù)商的資源和能力，提高公司物流運作效率。（四）行政事務(wù)外包1.包含辦公設(shè)備維護、保潔服務(wù)、餐飲服務(wù)、物業(yè)管理等。2.通過外包行政事務(wù)性工作，減輕公司內(nèi)部管理負擔(dān)。三、外包服務(wù)的流程管理（一）需求評估與規(guī)劃1.業(yè)務(wù)部門提出需求：各業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，填寫《外包服務(wù)需求申請表》，詳細說明外包服務(wù)的內(nèi)容、要求、預(yù)計時間和預(yù)算等。2.審核與評估：由相關(guān)部門（如采購部門、財務(wù)部門、技術(shù)部門等）對需求進行審核和評估，分析外包服務(wù)的必要性、可行性和成本效益。3.制定規(guī)劃：根據(jù)審核評估結(jié)果，制定外包服務(wù)規(guī)劃，明確外包服務(wù)的目標、范圍、實施步驟和責(zé)任人等。（二）供應(yīng)商選擇與采購1.供應(yīng)商篩選：通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。根據(jù)外包服務(wù)需求，從供應(yīng)商庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，邀請其參與投標或報價。2.供應(yīng)商評估：成立評估小組，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、服務(wù)能力、價格、業(yè)績等方面進行綜合評估。評估方式可包括實地考察、問卷調(diào)查、參考案例等。3.采購決策：根據(jù)評估結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標準、價格、付款方式、服務(wù)期限、保密條款、違約責(zé)任等條款。（三）服務(wù)實施與監(jiān)控1.項目啟動：與供應(yīng)商共同召開項目啟動會議，明確雙方的職責(zé)和工作流程，確保項目順利開展。2.進度監(jiān)控：建立定期溝通機制，供應(yīng)商應(yīng)按時提交項目進度報告，公司相關(guān)部門對項目進度進行跟蹤和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。3.質(zhì)量控制：制定服務(wù)質(zhì)量標準和驗收規(guī)范，定期對服務(wù)質(zhì)量進行檢查和評估。對于不符合質(zhì)量要求的服務(wù)，要求供應(yīng)商限期整改，直至達到標準。4.溝通協(xié)調(diào)：加強與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時解決服務(wù)過程中出現(xiàn)的爭議和問題。建立有效的溝通渠道，確保信息傳遞及時、準確。（四）驗收與結(jié)算1.驗收準備：供應(yīng)商完成服務(wù)后，提前通知公司相關(guān)部門進行驗收。公司相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)合同要求和驗收規(guī)范，準備驗收資料和工具。2.驗收實施：成立驗收小組，按照驗收規(guī)范對服務(wù)進行全面驗收。驗收內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、工作成果、文檔資料等。對于驗收合格的服務(wù)，出具驗收報告。3.結(jié)算支付：根據(jù)驗收報告和采購合同，辦理結(jié)算手續(xù)。財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間，向供應(yīng)商支付服務(wù)費用。（五）服務(wù)終止與交接1.服務(wù)終止：在服務(wù)期限屆滿或提前終止合同的情況下，按照合同約定辦理服務(wù)終止手續(xù)。2.交接工作：供應(yīng)商應(yīng)在服務(wù)終止前，完成相關(guān)工作的交接，包括工作成果、文檔資料、設(shè)備設(shè)施等。交接過程應(yīng)進行詳細記錄，并由雙方簽字確認。3.后續(xù)跟進：服務(wù)終止后，公司相關(guān)部門應(yīng)對外包服務(wù)的后續(xù)事宜進行跟進，確保業(yè)務(wù)不受影響。四、外包服務(wù)供應(yīng)商的管理（一）供應(yīng)商準入管理1.資質(zhì)審核：對申請進入公司供應(yīng)商庫的企業(yè)，審核其營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等基本資質(zhì)證書，確保其具備合法經(jīng)營資格。2.信譽評估：通過查詢信用記錄、行業(yè)評價、客戶反饋等方式，評估供應(yīng)商的信譽狀況，避免與信譽不良的供應(yīng)商合作。3.能力考察：考察供應(yīng)商的專業(yè)技術(shù)能力、人員配備、設(shè)備設(shè)施、服務(wù)經(jīng)驗等，確保其能夠滿足公司外包服務(wù)需求。（二）供應(yīng)商日常管理1.定期溝通：建立定期溝通機制，與供應(yīng)商保持密切聯(lián)系，及時了解其服務(wù)進展情況和存在的問題。2.培訓(xùn)與指導(dǎo)：根據(jù)需要，為供應(yīng)商提供相關(guān)培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助其提高服務(wù)質(zhì)量和水平。3.績效評估：定期對供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、工作效率、成本控制等方面進行績效評估，評估結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。（三）供應(yīng)商退出管理1.終止合作：對于績效評估不合格、違反合同約定或出現(xiàn)其他嚴重問題的供應(yīng)商，及時終止合作關(guān)系。2.原因分析：對供應(yīng)商退出的原因進行分析總結(jié)，采取相應(yīng)措施，避免類似問題再次發(fā)生。3.信息更新：及時更新供應(yīng)商庫信息，將退出的供應(yīng)商從庫中刪除。五、外包服務(wù)的風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險：包括供應(yīng)商市場變化、價格波動、服務(wù)中斷等風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險：如服務(wù)質(zhì)量不達標、工作成果不符合要求等風(fēng)險。3.安全風(fēng)險：涉及信息安全、數(shù)據(jù)泄露、人員安全等風(fēng)險。4.法律風(fēng)險：如合同糾紛、知識產(chǎn)權(quán)糾紛、合規(guī)風(fēng)險等。（二）風(fēng)險評估1.可能性評估：分析風(fēng)險發(fā)生的可能性大小，分為高、中、低三個等級。2.影響程度評估：評估風(fēng)險對公司業(yè)務(wù)、聲譽、財務(wù)等方面的影響程度，同樣分為高、中、低三個等級。3.風(fēng)險矩陣繪制：根據(jù)可能性和影響程度評估結(jié)果，繪制風(fēng)險矩陣，確定風(fēng)險的優(yōu)先級。（三）風(fēng)險應(yīng)對措施1.風(fēng)險規(guī)避：對于高風(fēng)險且無法有效控制的外包服務(wù)項目，考慮終止外包或選擇其他替代方案。2.風(fēng)險減輕：采取措施降低風(fēng)險發(fā)生的可能性或減輕風(fēng)險的影響程度，如加強供應(yīng)商管理、完善合同條款、增加安全措施等。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移：通過購買保險、簽訂免責(zé)條款等方式，將部分風(fēng)險轉(zhuǎn)移給第三方。4.風(fēng)險接受：對于風(fēng)險較低且采取應(yīng)對措施成本過高的情況，可選擇接受風(fēng)險，但需密切關(guān)注風(fēng)險變化。六、外包服務(wù)的保密管理（一）保密協(xié)議簽訂1.在與供應(yīng)商簽訂采購合同的同時，簽訂保密協(xié)議。保密協(xié)議應(yīng)明確保密范圍、保密期限、保密責(zé)任等條款。2.要求供應(yīng)商對在服務(wù)過程中知悉的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等予以保密。（二）保密措施實施1.對涉及公司機密信息的工作區(qū)域進行限制訪問，設(shè)置必要的安全防護設(shè)施。2.對存儲公司機密信息的設(shè)備和介質(zhì)進行加密處理，并采取備份和恢復(fù)措施。3.加強對供應(yīng)商員工的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期對供應(yīng)商的保密工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時要求其整改。2.對于違反保密協(xié)議的供應(yīng)商，依法追究其法律責(zé)任，并要求其賠償公司因此遭受的損失。七、外包服務(wù)的文檔管理（一）文檔分類1.合同文檔：包括采購合同、保密協(xié)議、服務(wù)協(xié)議等。2.需求文檔：如《外包服務(wù)需求申請表》、需求調(diào)研報告等。3.項目文檔：項目計劃、進度報告、質(zhì)量檢驗報告、驗收報告等。4.供應(yīng)商文檔：供應(yīng)商資質(zhì)證明、業(yè)績報告、評估記錄等。（二）文檔存儲與保管1.建立專門的文檔存儲系統(tǒng)，對各類文檔進行分類存儲，確保文檔的完整性和可查閱性。2.定期對文檔進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，做好文檔的防潮、防火、防盜等保管工作。（三）文檔使用與借閱1.明確文檔的使用權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才