會計(jì)憑證附件管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司會計(jì)憑證附件的管理，保證會計(jì)憑證的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，提高會計(jì)信息質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司的會計(jì)憑證附件管理工作。3.基本原則會計(jì)憑證附件管理應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、合法性、及時(shí)性的原則。所有附件必須與會計(jì)憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容相符，能夠清晰、準(zhǔn)確地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生過程和結(jié)果；附件應(yīng)齊全，不得遺漏重要信息；附件的取得和使用必須符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定；應(yīng)及時(shí)收集、整理和歸檔附件，確保會計(jì)憑證的編制及時(shí)、準(zhǔn)確。二、會計(jì)憑證附件的分類及要求1.原始憑證發(fā)票發(fā)票必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制、發(fā)放和管理的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額、價(jià)稅合計(jì)等。發(fā)票的字跡應(yīng)清晰，不得涂改、挖補(bǔ)。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤，應(yīng)及時(shí)與銷售方聯(lián)系，取得正確的發(fā)票。對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證，并妥善保管認(rèn)證結(jié)果通知書。收據(jù)公司內(nèi)部自制的收據(jù)，應(yīng)使用統(tǒng)一格式，并加蓋公司財(cái)務(wù)專用章或相關(guān)業(yè)務(wù)部門印章。收據(jù)內(nèi)容應(yīng)包括收據(jù)編號、收款日期、交款單位或個(gè)人、收款事由、金額等。外部取得的收據(jù)，必須是財(cái)政部門監(jiān)制的正規(guī)收據(jù)，并加蓋收款單位財(cái)務(wù)專用章。報(bào)銷單員工報(bào)銷費(fèi)用時(shí)，應(yīng)填寫公司統(tǒng)一格式的報(bào)銷單，并按照報(bào)銷單上的要求填寫各項(xiàng)內(nèi)容，如報(bào)銷日期、報(bào)銷人姓名、部門、報(bào)銷事由、金額等。報(bào)銷單上的金額應(yīng)與所附原始憑證的金額合計(jì)數(shù)一致，并由報(bào)銷人、部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理等相關(guān)人員簽字審批。其他原始憑證如合同、協(xié)議、審批文件、驗(yàn)收報(bào)告、領(lǐng)料單、借款單等，應(yīng)具備相應(yīng)的要素，如合同應(yīng)包括合同雙方名稱、合同標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、付款方式、履行期限等；審批文件應(yīng)具有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門的簽字蓋章；驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)包括驗(yàn)收項(xiàng)目、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收結(jié)果等。原始憑證如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)印，并在復(fù)印件上注明“與原件核對無誤”字樣，由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。2.記賬憑證附件原始憑證粘貼單原始憑證應(yīng)按照類別、時(shí)間順序整齊地粘貼在原始憑證粘貼單上，不得超出粘貼單范圍。粘貼時(shí)應(yīng)使用膠水或膠棒，不得使用訂書釘、回形針等，確保粘貼牢固，便于查閱。對于紙張較大的原始憑證，如發(fā)票聯(lián)、合同等，應(yīng)按照粘貼單的大小進(jìn)行折疊，折疊后的憑證應(yīng)與粘貼單邊緣對齊，不得影響憑證內(nèi)容的查看。記賬憑證附件清單每一張記賬憑證都應(yīng)附有附件清單，清單上應(yīng)注明附件的名稱、張數(shù)、金額等信息，確保附件與記賬憑證內(nèi)容相符。附件清單應(yīng)與記賬憑證一同裝訂，便于核對和查找。三、會計(jì)憑證附件的收集與整理1.收集職責(zé)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)原始憑證的收集、整理和傳遞工作。財(cái)務(wù)部門在審核報(bào)銷單據(jù)時(shí)，如發(fā)現(xiàn)原始憑證不完整或不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門補(bǔ)充或更正。2.收集時(shí)間對于日常發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，相關(guān)人員應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將原始憑證提交給本部門指定的負(fù)責(zé)人。對于定期結(jié)算的業(yè)務(wù)，如月度費(fèi)用報(bào)銷、季度報(bào)表編制等，應(yīng)在規(guī)定的結(jié)算期結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成原始憑證的收集工作。3.整理要求收集到的原始憑證應(yīng)按照本制度第二章的要求進(jìn)行分類整理，確保憑證的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。對于同類業(yè)務(wù)的原始憑證，應(yīng)按照時(shí)間順序排列，以便于查找和核對。原始憑證上如有批注、說明等信息，應(yīng)保持清晰、完整，不得隨意涂抹或刪除。四、會計(jì)憑證附件的審核1.審核流程部門負(fù)責(zé)人對本部門提交的原始憑證進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性，確保原始憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)符合公司的相關(guān)規(guī)定和審批流程。審核通過后，在報(bào)銷單或其他相關(guān)憑證上簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)部門會計(jì)人員對原始憑證進(jìn)行詳細(xì)審核，審核內(nèi)容包括憑證的真實(shí)性、完整性、合法性、準(zhǔn)確性等。檢查原始憑證的格式、內(nèi)容是否符合要求，金額計(jì)算是否正確，印章是否齊全等。對于不符合要求的原始憑證，應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。審核無誤后，在記賬憑證上簽字。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對會計(jì)憑證及附件進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審核會計(jì)處理的準(zhǔn)確性、合規(guī)性以及附件的完整性。審核通過后，在記賬憑證上簽字。公司總經(jīng)理對重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計(jì)憑證及附件進(jìn)行最終審批，確保經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)符合公司的戰(zhàn)略規(guī)劃和財(cái)務(wù)政策。審批通過后，在記賬憑證上簽字。2.審核要點(diǎn)真實(shí)性：審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生，是否存在虛構(gòu)交易、偽造憑證等情況。完整性：檢查原始憑證的各項(xiàng)要素是否齊全，包括發(fā)票的內(nèi)容、印章，報(bào)銷單的簽字審批等，附件是否配套完整。合法性：審核原始憑證的取得是否符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定，如發(fā)票是否為正規(guī)發(fā)票，業(yè)務(wù)是否經(jīng)過合法審批等。準(zhǔn)確性：核對原始憑證上的金額、數(shù)量、單價(jià)等數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤，計(jì)算是否正確。五、會計(jì)憑證附件的裝訂與保管1.裝訂要求會計(jì)憑證應(yīng)定期進(jìn)行裝訂，一般每月裝訂一次。裝訂時(shí)間為次月的[X]個(gè)工作日內(nèi)。裝訂前應(yīng)檢查記賬憑證及附件是否齊全、完整，編號是否連續(xù)，附件清單與記賬憑證是否一致。裝訂時(shí)應(yīng)使用會計(jì)憑證裝訂機(jī)，將記賬憑證、原始憑證粘貼單、附件清單等按照順序整齊地裝訂在一起，不得有缺頁、漏頁現(xiàn)象。裝訂線應(yīng)在憑證的左上角，裝訂厚度應(yīng)適中，一般以不超過[X]厘米為宜。裝訂后應(yīng)在裝訂線處加蓋裝訂人員印章。在記賬憑證的封面應(yīng)填寫單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數(shù)、附件張數(shù)等信息，并由裝訂人員、會計(jì)主管人員簽字蓋章。2.保管期限會計(jì)憑證及附件的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，會計(jì)憑證應(yīng)保管[X]年。對于涉及到重要經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)、稅務(wù)審計(jì)等特殊情況的會計(jì)憑證，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長，具體延長時(shí)間根據(jù)實(shí)際情況確定。3.保管方式會計(jì)憑證及附件應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。檔案柜應(yīng)按照年度、月份、憑證種類等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。對于電子會計(jì)憑證，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份存儲介質(zhì)應(yīng)采用光盤、移動(dòng)硬盤等多種形式，并分別存放在不同的地點(diǎn)。六、會計(jì)憑證附件的查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會計(jì)憑證及附件時(shí)，應(yīng)填寫《會計(jì)憑證查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接待查閱人員，并按照審批后的查閱申請表提供相應(yīng)的會計(jì)憑證及附件。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得將會計(jì)憑證及附件帶出財(cái)務(wù)部門。查閱人員不得在會計(jì)憑證及附件上進(jìn)行涂改、標(biāo)記、抽取等操作，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門反饋。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將會計(jì)憑證及附件歸還財(cái)務(wù)部門，并在《會計(jì)憑證查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱規(guī)定公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱會計(jì)憑證及附件時(shí)，必須經(jīng)過公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂《會計(jì)憑證借閱協(xié)議書》，明確借閱期限、借閱范圍、保密責(zé)任等事項(xiàng)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門提出申請，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱人員應(yīng)按照《會計(jì)憑證借閱協(xié)議書》的約定使用會計(jì)憑證及附件，不得將其轉(zhuǎn)借他人或用于其他非約定用途。借閱期間應(yīng)妥善保管會計(jì)憑證及附件，如發(fā)生丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將會計(jì)憑證及附件歸還財(cái)務(wù)部門，并由財(cái)務(wù)部門對歸還的憑證及附件進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決。七、會計(jì)憑證附件的銷毀1.銷毀條件會計(jì)憑證及附件超過保管期限，且公司不再需要留存時(shí)，可以進(jìn)行銷毀。在銷毀前，應(yīng)組織相關(guān)人員對擬銷毀的會計(jì)憑證及附件進(jìn)行全面清查，確保銷毀的憑證及附件已無任何價(jià)值和用途。2.銷毀流程由財(cái)務(wù)部門提出會計(jì)憑證及附件銷毀申請，填寫《會計(jì)憑證銷毀申請表》，注明銷毀憑證的年度、月份、種類、數(shù)量等信息，并附上擬銷毀憑證及附件的清單。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對銷毀申請進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司總經(jīng)理審批。經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門會同審計(jì)部門、檔案管理部門等相關(guān)人員共同對擬銷毀的會計(jì)憑證及附件進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由參與銷毀的人員在《會計(jì)憑證銷毀清單》上簽字確認(rèn)。銷毀后的會計(jì)憑證及附件應(yīng)在《會計(jì)檔案登記簿》上進(jìn)行登記注銷，注明銷毀日期、銷毀憑證的年度、月份、種類、數(shù)量等信息。八、監(jiān)督與檢查1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對會計(jì)憑證附件管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查會計(jì)憑證附件的真實(shí)性、完整性、合法性、準(zhǔn)確性以及審核、裝訂、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.