企業(yè)合同簽章管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司合同簽章管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、承諾書(shū)等具有法律約束力的文件（以下統(tǒng)稱(chēng)“合同”）。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則：簽訂合同前必須對(duì)合同對(duì)方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行全面審查，確保合同風(fēng)險(xiǎn)可控。3.職責(zé)明確原則：明確各部門(mén)及相關(guān)人員在合同簽章管理中的職責(zé)，做到分工負(fù)責(zé)、相互配合、相互監(jiān)督。4.全程管控原則：對(duì)合同從起草、審核、簽訂、履行到終止的全過(guò)程進(jìn)行有效管理和監(jiān)控。二、合同簽章管理職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)合同的發(fā)起，對(duì)合同對(duì)方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行初步調(diào)查和了解，并提供相關(guān)證明材料。2.負(fù)責(zé)合同條款的起草、談判和擬訂，確保合同內(nèi)容符合公司業(yè)務(wù)需求和利益，條款清晰、準(zhǔn)確、完整，權(quán)利義務(wù)對(duì)等。3.負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時(shí)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方有違約行為或可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.負(fù)責(zé)收集、整理、保管與合同相關(guān)的各類(lèi)文件和資料，如往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（二）法務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行法律審查，重點(diǎn)審查合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性以及是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，提出法律意見(jiàn)和建議。2.參與重大合同的談判和起草工作，從法律角度提供專(zhuān)業(yè)支持，協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)完善合同條款。3.負(fù)責(zé)處理合同糾紛的法律事務(wù)，包括參與協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等活動(dòng)，維護(hù)公司合法權(quán)益。4.定期對(duì)公司合同進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和分析，提出改進(jìn)措施和防范建議，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供法律依據(jù)。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等，確保合同財(cái)務(wù)條款合理、可行，符合公司財(cái)務(wù)管理制度。2.參與合同執(zhí)行過(guò)程中的財(cái)務(wù)監(jiān)督，對(duì)合同款項(xiàng)的收付進(jìn)行審核和管理，確保資金安全。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行合同成本核算和效益分析，為合同決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)公司合同專(zhuān)用章的保管和使用管理，嚴(yán)格按照本制度規(guī)定辦理合同簽章手續(xù)。2.負(fù)責(zé)對(duì)合同簽章過(guò)程進(jìn)行登記和記錄，建立合同簽章檔案，妥善保管合同原件及相關(guān)資料。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)辦理合同簽訂過(guò)程中的其他相關(guān)事宜，如文件傳遞、會(huì)議組織等。（五）公司領(lǐng)導(dǎo)1.負(fù)責(zé)對(duì)重大合同進(jìn)行審批決策，對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、合理性以及對(duì)公司的影響進(jìn)行全面評(píng)估和審查。2.根據(jù)公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，對(duì)合同簽訂的必要性和可行性進(jìn)行宏觀把控，確保合同符合公司整體利益。三、合同簽訂流程（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本，合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字表述，避免模糊不清、歧義或容易引起爭(zhēng)議的條款。對(duì)于格式合同，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)仔細(xì)審查格式條款，確保其符合法律法規(guī)要求且對(duì)公司有利。（二）合同審核1.業(yè)務(wù)部門(mén)完成合同起草后，應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料提交給法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門(mén)應(yīng)在收到合同文本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審查，并出具書(shū)面法律意見(jiàn)。2.法律審查主要內(nèi)容包括：合同主體是否適格、合同內(nèi)容是否合法合規(guī)、合同條款是否完整明確、雙方權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、違約責(zé)任是否合理、爭(zhēng)議解決方式是否有效等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，法務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通，提出修改建議。3.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)法務(wù)部門(mén)的法律意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善后，提交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在收到合同文本后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并出具書(shū)面財(cái)務(wù)意見(jiàn)。4.財(cái)務(wù)審核主要內(nèi)容包括：合同財(cái)務(wù)條款是否符合公司財(cái)務(wù)管理制度、付款方式是否合理、結(jié)算周期是否明確、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是否合規(guī)、資金安排是否可行等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通，提出修改建議。5.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)法務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)對(duì)合同再次進(jìn)行修改完善，確保合同合法合規(guī)、財(cái)務(wù)可行、條款清晰。修改后的合同文本經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）合同審批1.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素進(jìn)行審批決策。對(duì)于重大合同（具體標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定），公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)題研究和討論，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)后作出審批決定。2.合同審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在合同文本上加蓋“合同審批專(zhuān)用章”，并注明審批意見(jiàn)和審批日期。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將合同文本一式多份（具體份數(shù)根據(jù)實(shí)際需要確定）提交給行政部門(mén)，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)辦理合同簽章手續(xù)。2.行政部門(mén)在辦理合同簽章手續(xù)前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同文本內(nèi)容與審批意見(jiàn)是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后，在合同上加蓋公司合同專(zhuān)用章。合同專(zhuān)用章應(yīng)專(zhuān)人保管，嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和程序使用。3.合同加蓋公司合同專(zhuān)用章后，行政部門(mén)應(yīng)將合同文本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)和人員，并做好登記記錄。合同原件由行政部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔保管，同時(shí)建立合同簽章檔案，將合同審批表、法律意見(jiàn)書(shū)、財(cái)務(wù)意見(jiàn)書(shū)、合同文本等相關(guān)資料一并存檔。4.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本送達(dá)合同對(duì)方，并要求對(duì)方在回執(zhí)上簽字確認(rèn)，確保合同雙方均已收到合同文本并知曉合同內(nèi)容。四、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的具體履行工作，應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等要求，全面履行合同義務(wù)。在合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)密切關(guān)注合同對(duì)方的履約情況，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度。2.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂時(shí)間、履行期限、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、付款情況、驗(yàn)收情況等信息，以便及時(shí)跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.如發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方有違約行為或可能影響合同履行的情況，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告，并采取相應(yīng)措施，如發(fā)函催告、協(xié)商解決、追究違約責(zé)任等，以維護(hù)公司合法權(quán)益。（二）合同變更與解除1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方協(xié)商，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)按照本制度規(guī)定的合同簽訂流程進(jìn)行審批和簽章。2.如因合同對(duì)方違約或其他原因需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告，并按照法律法規(guī)和合同約定的程序辦理解除手續(xù)。解除合同應(yīng)簽訂書(shū)面解除協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，并妥善處理善后事宜。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將相關(guān)情況通知法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，并對(duì)合同履行臺(tái)賬進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。（三）合同糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集、整理與糾紛相關(guān)的證據(jù)材料，并向法務(wù)部門(mén)報(bào)告。法務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)糾紛情況，制定糾紛處理方案，明確處理策略和措施。2.合同糾紛處理方式包括協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)積極配合法務(wù)部門(mén)，按照糾紛處理方案開(kāi)展工作，爭(zhēng)取通過(guò)協(xié)商、調(diào)解等方式解決糾紛，降低公司損失。如需要通過(guò)仲裁或訴訟方式解決糾紛，法務(wù)部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)辦理相關(guān)法律事務(wù)，代表公司參加仲裁或訴訟活動(dòng)。3.在合同糾紛處理過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)糾紛處理進(jìn)展情況，根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的決策意見(jiàn)調(diào)整糾紛處理策略和措施。糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將糾紛處理結(jié)果形成書(shū)面報(bào)告，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審閱并存檔。五、合同簽章檔案管理（一）檔案建立行政部門(mén)負(fù)責(zé)建立合同簽章檔案，對(duì)合同從起草、審核、簽訂、履行到終止的全過(guò)程相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保管。合同簽章檔案應(yīng)包括合同審批表、法律意見(jiàn)書(shū)、財(cái)務(wù)意見(jiàn)書(shū)、合同文本、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、變更協(xié)議、解除協(xié)議、糾紛處理文件等。（二）檔案整理行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同簽章檔案進(jìn)行整理，按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，確保檔案資料齊全、完整、有序。對(duì)于電子檔案，應(yīng)做好備份和存儲(chǔ)管理，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同簽章檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交行政部門(mén)審核。2.行政部門(mén)審核通過(guò)后，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記記錄。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.涉及公司商業(yè)秘密、機(jī)密信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。（四）檔案保管期限合同簽章檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案的保管期限為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、重大合同或有特殊要求的合同檔案，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)。（五）檔案銷(xiāo)毀1.合同簽章檔案保管期滿后，行政部門(mén)應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定是否可以銷(xiāo)毀。對(duì)于確已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)合同簽章管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂流程的執(zhí)行情況、合同履行情況、合同簽章檔案管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采用自查、抽查、專(zhuān)項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、行政部門(mén)等應(yīng)按照各自職責(zé)，定期開(kāi)展自查工作，并向公司提交自查報(bào)告。公司可根據(jù)實(shí)際情況，不定期對(duì)各部門(mén)合同簽章管理工作進(jìn)行抽查或?qū)ｍ?xiàng)檢查。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。整改完成后，責(zé)任部門(mén)應(yīng)提交整改報(bào)告，公司對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司建立合同簽章管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)及相關(guān)人員在合同簽章管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的準(zhǔn)確性、合同履行的及時(shí)性、合同風(fēng)險(xiǎn)的防控情況、合同簽章檔案管理的規(guī)范性等。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果與部門(mén)及個(gè)