會(huì)員門(mén)店物料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)會(huì)員門(mén)店物料的管理，規(guī)范物料的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等環(huán)節(jié)，確保物料的合理配置與有效利用，保障門(mén)店運(yùn)營(yíng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有會(huì)員門(mén)店的物料管理工作，包括但不限于辦公用品、宣傳物料、商品包裝、設(shè)備配件等各類(lèi)與門(mén)店運(yùn)營(yíng)相關(guān)的物料。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司對(duì)會(huì)員門(mén)店物料實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一調(diào)配，確保物料管理的規(guī)范性和一致性。2.合理使用原則：各門(mén)店應(yīng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，合理使用物料，避免浪費(fèi)和濫用，提高物料使用效率。3.成本控制原則：在保證物料質(zhì)量和滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，嚴(yán)格控制物料采購(gòu)成本和庫(kù)存成本，降低運(yùn)營(yíng)費(fèi)用。4.責(zé)任明確原則：明確物料管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保物料管理工作的有序開(kāi)展。二、職責(zé)分工（一）公司總部相關(guān)部門(mén)職責(zé)1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)制定物料采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)各門(mén)店需求及庫(kù)存情況，合理安排采購(gòu)任務(wù)。尋找優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估與管理，確保采購(gòu)物料的質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性。執(zhí)行采購(gòu)流程，簽訂采購(gòu)合同，跟進(jìn)采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。2.物流部門(mén)負(fù)責(zé)物料的倉(cāng)儲(chǔ)管理，包括物料的驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管、盤(pán)點(diǎn)等工作，確保物料的安全與完整。根據(jù)采購(gòu)部門(mén)的發(fā)貨通知，及時(shí)、準(zhǔn)確地將物料配送到各會(huì)員門(mén)店，并做好物流記錄。定期對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行清理和整理，優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，防止物料積壓和過(guò)期損壞。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核物料采購(gòu)預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，確保采購(gòu)資金的合理使用和財(cái)務(wù)合規(guī)。對(duì)物料采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，提供成本控制建議，協(xié)助制定合理的采購(gòu)價(jià)格和庫(kù)存策略。監(jiān)督物料管理流程中的財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.運(yùn)營(yíng)部門(mén)負(fù)責(zé)收集各會(huì)員門(mén)店的物料需求信息，結(jié)合門(mén)店運(yùn)營(yíng)情況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，提出物料需求建議，為采購(gòu)部門(mén)制定采購(gòu)計(jì)劃提供依據(jù)。參與物料使用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制定，對(duì)門(mén)店物料使用情況進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保物料的正確使用。協(xié)助開(kāi)展物料盤(pán)點(diǎn)工作，分析物料使用效果，提出改進(jìn)措施和優(yōu)化建議。（二）會(huì)員門(mén)店職責(zé)1.門(mén)店店長(zhǎng)全面負(fù)責(zé)本門(mén)店物料的管理工作，確保物料管理工作符合公司制度要求。根據(jù)門(mén)店實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，合理安排物料使用計(jì)劃，向公司總部運(yùn)營(yíng)部門(mén)反饋物料需求信息。監(jiān)督門(mén)店員工正確使用物料，對(duì)物料使用情況進(jìn)行檢查和考核，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。定期組織門(mén)店物料盤(pán)點(diǎn)工作，核對(duì)物料庫(kù)存數(shù)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理物料管理中的問(wèn)題，并向上級(jí)匯報(bào)。2.門(mén)店員工嚴(yán)格按照公司規(guī)定和操作流程使用物料，愛(ài)護(hù)物料，節(jié)約使用，避免浪費(fèi)。及時(shí)向店長(zhǎng)反饋物料使用情況和需求信息，協(xié)助店長(zhǎng)做好物料管理工作。在物料使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)物料質(zhì)量問(wèn)題或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告店長(zhǎng)。三、物料采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各會(huì)員門(mén)店應(yīng)于每月末向公司總部運(yùn)營(yíng)部門(mén)提交次月的物料需求計(jì)劃，詳細(xì)列出所需物料的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。2.運(yùn)營(yíng)部門(mén)結(jié)合各門(mén)店需求計(jì)劃、歷史數(shù)據(jù)、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)以及門(mén)店運(yùn)營(yíng)目標(biāo)，對(duì)物料需求進(jìn)行綜合分析和評(píng)估，制定月度物料采購(gòu)計(jì)劃初稿。3.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)運(yùn)營(yíng)部門(mén)提供的采購(gòu)計(jì)劃初稿，結(jié)合庫(kù)存情況，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和完善，確定最終的月度采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道尋找優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并建立供應(yīng)商檔案。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、信譽(yù)狀況等方面的審查，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資格和良好的信譽(yù)。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。4.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性和規(guī)范性。（三）采購(gòu)流程執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物料的詳細(xì)信息和交貨要求。2.供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)按照訂單要求及時(shí)組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并在規(guī)定的交貨期內(nèi)將物料送達(dá)指定地點(diǎn)。3.物流部門(mén)在收到物料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物料的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等方面，確保物料與采購(gòu)訂單一致且質(zhì)量合格。4.如發(fā)現(xiàn)物料存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問(wèn)題或其他不符合要求的情況，物流部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施進(jìn)行處理。5.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，定期向相關(guān)部門(mén)匯報(bào)采購(gòu)進(jìn)度，確保采購(gòu)任務(wù)按時(shí)完成。四、物料庫(kù)存管理（一）倉(cāng)儲(chǔ)管理1.物流部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的物料倉(cāng)庫(kù)，對(duì)物料進(jìn)行分類(lèi)存放，確保物料存放有序，便于查找和盤(pán)點(diǎn)。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備和設(shè)施，如貨架、貨柜、托盤(pán)、搬運(yùn)工具等，以保證物料的安全存儲(chǔ)和高效搬運(yùn)。3.建立物料入庫(kù)管理制度，物料到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)送貨單和采購(gòu)訂單對(duì)物料進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)物料的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確認(rèn)無(wú)誤后辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫(xiě)入庫(kù)單。4.入庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)作為采購(gòu)結(jié)算依據(jù)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)入賬。5.建立物料出庫(kù)管理制度，門(mén)店或其他部門(mén)因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用物料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)領(lǐng)料單，注明物料名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取物料。6.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)領(lǐng)料單發(fā)放物料，發(fā)放完畢后在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)，并更新庫(kù)存臺(tái)賬。領(lǐng)料單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交領(lǐng)料部門(mén)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)作為記賬憑證。7.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)定期對(duì)物料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物料的實(shí)際庫(kù)存數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬記錄是否一致，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。8.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明盤(pán)點(diǎn)情況、賬實(shí)差異原因及處理結(jié)果，并上報(bào)公司總部相關(guān)部門(mén)。（二）庫(kù)存控制1.公司總部應(yīng)根據(jù)各會(huì)員門(mén)店的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和歷史數(shù)據(jù)，制定合理的物料庫(kù)存限額標(biāo)準(zhǔn)，明確各類(lèi)物料的最高庫(kù)存、最低庫(kù)存和安全庫(kù)存水平。2.各門(mén)店應(yīng)嚴(yán)格按照庫(kù)存限額標(biāo)準(zhǔn)控制物料庫(kù)存，避免庫(kù)存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。當(dāng)庫(kù)存低于最低庫(kù)存時(shí)，應(yīng)及時(shí)向公司總部采購(gòu)部門(mén)申請(qǐng)補(bǔ)貨；當(dāng)庫(kù)存高于最高庫(kù)存時(shí)，應(yīng)暫停采購(gòu)或采取促銷(xiāo)等措施降低庫(kù)存。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)庫(kù)存情況和采購(gòu)周期，合理安排采購(gòu)計(jì)劃，確保物料庫(kù)存保持在合理水平。同時(shí)，應(yīng)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和供應(yīng)商情況，避免因供應(yīng)商問(wèn)題導(dǎo)致物料供應(yīng)中斷或庫(kù)存積壓。4.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)物料庫(kù)存成本進(jìn)行核算和分析，評(píng)估庫(kù)存資金占用情況，為庫(kù)存控制提供決策支持。對(duì)于長(zhǎng)期積壓或呆滯的物料，應(yīng)及時(shí)提出處理建議，如降價(jià)銷(xiāo)售、報(bào)廢處理等，以減少庫(kù)存損失。五、物料使用管理（一）使用標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范1.公司總部運(yùn)營(yíng)部門(mén)應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)需求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定各類(lèi)物料的使用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，明確物料的用途、使用方法、用量標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.各會(huì)員門(mén)店應(yīng)組織員工學(xué)習(xí)物料使用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保員工熟悉并掌握正確的使用方法和用量要求，避免因使用不當(dāng)造成物料浪費(fèi)或質(zhì)量問(wèn)題。3.在物料使用過(guò)程中，員工應(yīng)嚴(yán)格按照使用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，如發(fā)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范存在不合理之處，應(yīng)及時(shí)向店長(zhǎng)反饋，由店長(zhǎng)匯總后上報(bào)公司總部運(yùn)營(yíng)部門(mén)進(jìn)行修訂。（二）使用監(jiān)督與考核1.門(mén)店店長(zhǎng)應(yīng)定期對(duì)門(mén)店員工的物料使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，查看員工是否按照規(guī)定使用物料，是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象。2.公司總部運(yùn)營(yíng)部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)各會(huì)員門(mén)店的物料使用情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。3.建立物料使用考核制度，將物料使用情況納入員工績(jī)效考核體系。對(duì)于物料使用合理、節(jié)約的員工給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于存在浪費(fèi)行為的員工進(jìn)行批評(píng)教育，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。六、物料盤(pán)點(diǎn)與清查（一）盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃制定1.公司總部物流部門(mén)應(yīng)于每年年末制定下一年度的物料盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)范圍、盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、盤(pán)點(diǎn)人員、盤(pán)點(diǎn)方法等內(nèi)容。2.盤(pán)點(diǎn)范圍應(yīng)涵蓋公司旗下所有會(huì)員門(mén)店的各類(lèi)物料，包括庫(kù)存物料、在用物料、委托加工物料等。3.盤(pán)點(diǎn)時(shí)間應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)情況合理安排，一般選擇在業(yè)務(wù)相對(duì)清淡的時(shí)間段進(jìn)行，以確保盤(pán)點(diǎn)工作的順利開(kāi)展。（二）盤(pán)點(diǎn)實(shí)施1.成立盤(pán)點(diǎn)小組，由物流部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各門(mén)店店長(zhǎng)、倉(cāng)庫(kù)管理人員及相關(guān)財(cái)務(wù)人員等。2.盤(pán)點(diǎn)小組應(yīng)在盤(pán)點(diǎn)前對(duì)盤(pán)點(diǎn)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉盤(pán)點(diǎn)流程和方法，明確各自的職責(zé)。3.盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物料的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等信息，并做好記錄。對(duì)于賬實(shí)不符的情況，應(yīng)詳細(xì)記錄差異原因和數(shù)量。4.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，盤(pán)點(diǎn)小組應(yīng)及時(shí)對(duì)盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和匯總，編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，說(shuō)明盤(pán)點(diǎn)結(jié)果、賬實(shí)差異情況及處理建議。（三）清查與處理1.公司總部應(yīng)對(duì)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告進(jìn)行審核，對(duì)賬實(shí)差異較大或存在異常情況的物料進(jìn)行重點(diǎn)清查。2.對(duì)于因管理不善、人為失誤等原因?qū)е碌奈锪媳P(pán)虧、損壞等情況，應(yīng)查明責(zé)任，追究相關(guān)人員的責(zé)任，并根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的賠償處理。3.對(duì)于因市場(chǎng)變化、產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因?qū)е碌奈锪戏e壓或呆滯，應(yīng)及時(shí)制定處理方案，如降價(jià)促銷(xiāo)、退貨換貨、報(bào)廢處理等，以減少庫(kù)存損失，提高資金使用效率。4.公司應(yīng)根據(jù)盤(pán)點(diǎn)和清查結(jié)果，對(duì)物料管理制度進(jìn)行總結(jié)和分析，針對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)和完善，不斷提高物料管理水平。七、物料報(bào)廢與處理（一）報(bào)廢鑒定1.當(dāng)物料出現(xiàn)損壞、過(guò)期、變質(zhì)、淘汰等情況無(wú)法繼續(xù)使用時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)物料報(bào)廢申請(qǐng)單，詳細(xì)說(shuō)明物料名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的物料進(jìn)行初步核實(shí)，確認(rèn)物料確實(shí)無(wú)法使用后，在報(bào)廢申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)單及相關(guān)物料一并提交給公司總部運(yùn)營(yíng)部門(mén)。3.運(yùn)營(yíng)部門(mén)組織相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的物料進(jìn)行鑒定，根據(jù)物料的實(shí)際情況和使用年限等因素，判斷是否符合報(bào)廢條件。如符合報(bào)廢條件，運(yùn)營(yíng)部門(mén)在報(bào)廢申請(qǐng)單上簽署意見(jiàn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）報(bào)廢處理1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意報(bào)廢的物料，由物流部門(mén)負(fù)責(zé)組織報(bào)廢處理工作。2.報(bào)廢處理方式可根據(jù)物料性質(zhì)和實(shí)際情況選擇，如出售給廢品回收公司、委