買(mǎi)房合同備案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司買(mǎi)房合同備案管理，規(guī)范買(mǎi)房合同簽訂及備案流程，保障公司和購(gòu)房者的合法權(quán)益，維護(hù)房地產(chǎn)市場(chǎng)秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有在售房產(chǎn)項(xiàng)目的買(mǎi)房合同備案管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保買(mǎi)房合同備案工作合法有效。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則準(zhǔn)確記錄買(mǎi)房合同信息，及時(shí)辦理備案手續(xù)，保證備案信息的真實(shí)性、完整性和時(shí)效性。3.責(zé)任明確原則明確各部門(mén)及人員在買(mǎi)房合同備案管理工作中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、職責(zé)分工（一）銷(xiāo)售部門(mén)1.負(fù)責(zé)與購(gòu)房者洽談買(mǎi)房事宜，擬定買(mǎi)房合同條款，組織簽訂買(mǎi)房合同。2.收集、整理購(gòu)房者的相關(guān)資料，確保資料的真實(shí)性和完整性。3.將簽訂后的買(mǎi)房合同及時(shí)提交給合同管理部門(mén)進(jìn)行審核。（二）合同管理部門(mén)1.對(duì)銷(xiāo)售部門(mén)提交的買(mǎi)房合同進(jìn)行合法性、合規(guī)性和完整性審核。2.負(fù)責(zé)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.將審核通過(guò)的買(mǎi)房合同及時(shí)提交給備案管理部門(mén)辦理備案手續(xù)。（三）備案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)辦理買(mǎi)房合同的備案登記工作，確保備案信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.建立買(mǎi)房合同備案檔案，妥善保管備案資料。3.定期對(duì)備案情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核買(mǎi)房合同中的付款方式、金額等財(cái)務(wù)條款，確保財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確。2.根據(jù)合同約定及時(shí)收取購(gòu)房款項(xiàng)，并做好相關(guān)賬務(wù)處理。（五）法務(wù)部門(mén)1.為買(mǎi)房合同備案管理工作提供法律支持和咨詢服務(wù)。2.審查買(mǎi)房合同的合法性，對(duì)重大合同提出法律意見(jiàn)。三、買(mǎi)房合同簽訂流程（一）合同洽談1.銷(xiāo)售代表與購(gòu)房者就房屋基本情況、價(jià)格、付款方式、交房時(shí)間等主要條款進(jìn)行洽談，并達(dá)成初步意向。2.銷(xiāo)售代表向購(gòu)房者詳細(xì)介紹公司的買(mǎi)房政策、合同條款及相關(guān)注意事項(xiàng)，確保購(gòu)房者充分理解并同意相關(guān)內(nèi)容。（二）合同擬定1.銷(xiāo)售代表根據(jù)洽談結(jié)果，在公司統(tǒng)一制定的買(mǎi)房合同模板基礎(chǔ)上，填寫(xiě)具體的合同條款。2.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，不得有模糊不清或歧義的表述。對(duì)于重要條款，如房屋面積、價(jià)格、付款方式、違約責(zé)任等，應(yīng)重點(diǎn)標(biāo)注并向購(gòu)房者解釋清楚。（三）合同審核1.銷(xiāo)售部門(mén)將擬定好的買(mǎi)房合同提交給合同管理部門(mén)。2.合同管理部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性以及是否符合公司利益。審核內(nèi)容包括：合同主體是否適格，購(gòu)房者是否具備購(gòu)房資格。房屋基本信息是否準(zhǔn)確，如房號(hào)、面積、戶型等。價(jià)格條款是否符合公司定價(jià)政策，付款方式是否合理。交房時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任等條款是否明確。其他合同條款是否符合法律法規(guī)及公司規(guī)定。3.合同管理部門(mén)在審核過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與銷(xiāo)售部門(mén)溝通協(xié)商，要求其進(jìn)行修改完善。審核通過(guò)后，在合同上加蓋合同審核專(zhuān)用章。（四）合同簽訂1.銷(xiāo)售代表通知購(gòu)房者攜帶有效身份證件等相關(guān)資料到公司指定地點(diǎn)簽訂買(mǎi)房合同。2.在簽訂合同前，銷(xiāo)售代表應(yīng)再次向購(gòu)房者確認(rèn)合同條款內(nèi)容，確保購(gòu)房者無(wú)異議。3.購(gòu)房者對(duì)合同條款確認(rèn)無(wú)誤后，在合同上簽字（或蓋章），同時(shí)銷(xiāo)售代表在合同上簽字，并加蓋公司合同專(zhuān)用章。4.簽訂后的買(mǎi)房合同一式多份，銷(xiāo)售部門(mén)、購(gòu)房者、合同管理部門(mén)、備案管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等各執(zhí)一份。四、買(mǎi)房合同備案流程（一）備案資料準(zhǔn)備1.備案管理部門(mén)在收到合同管理部門(mén)提交的審核通過(guò)的買(mǎi)房合同后，負(fù)責(zé)準(zhǔn)備備案所需資料。備案資料包括：買(mǎi)房合同原件。購(gòu)房者身份證明文件復(fù)印件（如身份證、戶口本等）。購(gòu)房資格證明文件（如購(gòu)房資格審核表等）。其他相關(guān)證明材料（如結(jié)婚證、授權(quán)委托書(shū)等，根據(jù)實(shí)際情況提供）。2.備案管理部門(mén)對(duì)備案資料進(jìn)行整理、核對(duì)，確保資料齊全、真實(shí)、有效。（二）網(wǎng)上備案申請(qǐng)1.備案管理部門(mén)登錄當(dāng)?shù)胤康禺a(chǎn)管理部門(mén)指定的網(wǎng)上備案系統(tǒng)，按照系統(tǒng)要求錄入買(mǎi)房合同相關(guān)信息，包括購(gòu)房者姓名、身份證號(hào)、房屋基本信息、合同金額、付款方式等。2.錄入完成后，仔細(xì)核對(duì)錄入信息，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。確認(rèn)無(wú)誤后，提交網(wǎng)上備案申請(qǐng)。（三）備案審核1.當(dāng)?shù)胤康禺a(chǎn)管理部門(mén)對(duì)網(wǎng)上備案申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容主要包括：備案資料是否齊全、有效。合同條款是否符合法律法規(guī)及當(dāng)?shù)胤康禺a(chǎn)管理部門(mén)的要求。購(gòu)房者是否具備購(gòu)房資格。2.如審核通過(guò)，房地產(chǎn)管理部門(mén)將在網(wǎng)上備案系統(tǒng)中予以確認(rèn)，并生成備案號(hào)。如審核不通過(guò)，備案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)根據(jù)反饋意見(jiàn)進(jìn)行修改完善，重新提交備案申請(qǐng)。（四）備案登記1.備案管理部門(mén)在收到房地產(chǎn)管理部門(mén)的備案確認(rèn)信息后，將備案號(hào)填寫(xiě)在買(mǎi)房合同原件上，并加蓋備案專(zhuān)用章。2.將備案后的買(mǎi)房合同及相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，建立買(mǎi)房合同備案檔案。檔案內(nèi)容應(yīng)包括合同原件、備案申請(qǐng)表、購(gòu)房者資料、備案確認(rèn)信息等。五、變更與解除管理（一）變更管理1.在買(mǎi)房合同履行過(guò)程中，如因特殊原因需要變更合同條款，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)與購(gòu)房者協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議簽訂后，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)將變更協(xié)議提交給合同管理部門(mén)進(jìn)行審核。合同管理部門(mén)審核通過(guò)后，備案管理部門(mén)負(fù)責(zé)辦理合同變更備案手續(xù)。辦理變更備案手續(xù)的流程與原合同備案流程相同。（二）解除管理1.如因不可抗力或其他法定事由需要解除買(mǎi)房合同，公司應(yīng)按照法律法規(guī)及合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。2.銷(xiāo)售部門(mén)與購(gòu)房者簽訂解除合同協(xié)議后，將協(xié)議提交給合同管理部門(mén)審核。合同管理部門(mén)審核通過(guò)后，備案管理部門(mén)負(fù)責(zé)辦理合同解除備案手續(xù)。辦理解除備案手續(xù)時(shí)，應(yīng)在網(wǎng)上備案系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)操作，并將解除備案信息歸檔保存。六、檔案管理（一）檔案建立備案管理部門(mén)負(fù)責(zé)建立買(mǎi)房合同備案檔案，對(duì)每份備案合同及相關(guān)資料進(jìn)行分類(lèi)整理、編號(hào)歸檔。檔案應(yīng)包括合同原件、備案申請(qǐng)表、購(gòu)房者資料、備案確認(rèn)信息、變更協(xié)議、解除協(xié)議等。（二）檔案保管1.檔案應(yīng)妥善保管，存放于專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，確保檔案的安全、完整。2.檔案保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，買(mǎi)房合同備案檔案應(yīng)保管[X]年。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱買(mǎi)房合同備案檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到備案管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在備案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記或抽取、撤換檔案材料。3.外部單位或個(gè)人因司法機(jī)關(guān)等原因需要查閱檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司定期對(duì)買(mǎi)房合同備案管理工作進(jìn)行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、備案流程執(zhí)行情況、檔案管理等。2.銷(xiāo)售部門(mén)、合同管理部門(mén)、備案管理部門(mén)等應(yīng)積極配合內(nèi)部檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改落實(shí)，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育或問(wèn)責(zé)。（二）外部監(jiān)督1.接受當(dāng)?shù)胤康禺a(chǎn)管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，及時(shí)提供所需資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中提出的問(wèn)題，應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改，并將整改情況反饋給相關(guān)部門(mén)。八、責(zé)任追究（一）在買(mǎi)房合同備案管理工作中，如因工作人員疏忽、失職、違規(guī)操作等原因?qū)е潞贤炗啿灰?guī)范、備案延誤或出現(xiàn)其他問(wèn)題，給公司或購(gòu)房者造成損失的，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（二）責(zé)任追究