企業(yè)外貿(mào)庫(kù)存管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外貿(mào)庫(kù)存管理，規(guī)范庫(kù)存管理流程，提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，降低庫(kù)存成本，確保公司資產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司外貿(mào)業(yè)務(wù)涉及的所有庫(kù)存商品，包括原材料、半成品、成品等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤，為公司決策提供可靠依據(jù)。2.及時(shí)性原則：及時(shí)處理庫(kù)存出入庫(kù)業(yè)務(wù)，保證庫(kù)存信息的實(shí)時(shí)更新。3.安全性原則：保障庫(kù)存商品的質(zhì)量安全和存儲(chǔ)安全，防止損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。4.效益性原則：通過(guò)合理控制庫(kù)存水平，提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，降低庫(kù)存成本，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益最大化。二、庫(kù)存管理職責(zé)分工（一）銷(xiāo)售部門(mén)1.負(fù)責(zé)接收客戶訂單，準(zhǔn)確記錄訂單信息，并及時(shí)傳遞給相關(guān)部門(mén)。2.根據(jù)市場(chǎng)需求和銷(xiāo)售預(yù)測(cè)，制定銷(xiāo)售計(jì)劃，為庫(kù)存管理提供參考依據(jù)。3.及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決客戶關(guān)于庫(kù)存商品的問(wèn)題。（二）采購(gòu)部門(mén)1.根據(jù)銷(xiāo)售計(jì)劃和庫(kù)存狀況，制定采購(gòu)計(jì)劃，確保原材料和商品的及時(shí)供應(yīng)。2.負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、評(píng)估和管理，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保采購(gòu)商品的質(zhì)量和價(jià)格合理。3.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)處理采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題，如交貨延遲、質(zhì)量不符等。（三）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)庫(kù)存商品的驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管、盤(pán)點(diǎn)等工作，確保庫(kù)存商品的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和區(qū)域，對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行分類(lèi)存放，做好標(biāo)識(shí)和防護(hù)措施。3.定期對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理庫(kù)存差異。4.根據(jù)銷(xiāo)售訂單和采購(gòu)訂單，辦理庫(kù)存商品的出庫(kù)和入庫(kù)手續(xù)，確保庫(kù)存數(shù)據(jù)的及時(shí)更新。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)庫(kù)存商品的核算和賬務(wù)處理，定期與倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)核對(duì)庫(kù)存賬目，確保賬實(shí)相符。2.對(duì)庫(kù)存成本進(jìn)行分析和控制，參與庫(kù)存管理決策，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。3.監(jiān)督庫(kù)存管理制度的執(zhí)行情況，對(duì)違反制度的行為進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。（五）質(zhì)量控制部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)的原材料和入庫(kù)的成品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)庫(kù)存商品的質(zhì)量狀況進(jìn)行定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理質(zhì)量問(wèn)題。3.參與庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)工作，對(duì)有質(zhì)量問(wèn)題的商品進(jìn)行標(biāo)識(shí)和記錄。三、庫(kù)存采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)在每月末向采購(gòu)部門(mén)提供次月銷(xiāo)售計(jì)劃，包括產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等信息。2.采購(gòu)部門(mén)結(jié)合銷(xiāo)售計(jì)劃、現(xiàn)有庫(kù)存水平、生產(chǎn)周期等因素，制定次月采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)商品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等。3.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核，如財(cái)務(wù)部門(mén)審核資金預(yù)算，生產(chǎn)部門(mén)審核生產(chǎn)需求等，確保采購(gòu)計(jì)劃的合理性和可行性。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估體系，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。2.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作策略，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。（三）采購(gòu)訂單執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如交貨延遲、質(zhì)量不符等。對(duì)于重大問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)。3.采購(gòu)商品到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。四、庫(kù)存驗(yàn)收與入庫(kù)管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)在收到采購(gòu)部門(mén)的到貨通知后，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作，并準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和場(chǎng)地。2.驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉采購(gòu)合同和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，明確驗(yàn)收內(nèi)容和要求。（二）驗(yàn)收流程1.對(duì)采購(gòu)商品的數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，確保到貨數(shù)量與采購(gòu)訂單一致。2.對(duì)采購(gòu)商品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢查商品的外觀、規(guī)格、性能等是否符合要求。對(duì)于需要進(jìn)行理化檢驗(yàn)的商品，應(yīng)送質(zhì)量控制部門(mén)進(jìn)行檢驗(yàn)。3.對(duì)采購(gòu)商品的包裝進(jìn)行檢查，確保包裝完好無(wú)損，符合運(yùn)輸和存儲(chǔ)要求。4.驗(yàn)收合格的商品，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)收不合格的商品，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（三）入庫(kù)手續(xù)辦理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果，填寫(xiě)入庫(kù)單，入庫(kù)單應(yīng)包括商品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間、供應(yīng)商名稱(chēng)等信息。2.將入庫(kù)單分別傳遞給采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)和相關(guān)庫(kù)存管理崗位，作為記賬和核算的依據(jù)。3.按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和區(qū)域，將入庫(kù)商品進(jìn)行分類(lèi)存放，并做好標(biāo)識(shí)。五、庫(kù)存存儲(chǔ)與保管管理（一）存儲(chǔ)規(guī)劃1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)庫(kù)存商品的特性、用途、出入庫(kù)頻率等因素，對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行合理規(guī)劃，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、退貨區(qū)等。2.在每個(gè)存儲(chǔ)區(qū)域設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，注明區(qū)域名稱(chēng)、存儲(chǔ)商品類(lèi)別等信息，便于庫(kù)存管理和查找。（二）存儲(chǔ)方式1.根據(jù)庫(kù)存商品的特點(diǎn)，選擇合適的存儲(chǔ)方式，如貨架存儲(chǔ)、堆碼存儲(chǔ)、冷藏存儲(chǔ)、防潮存儲(chǔ)等。2.對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的商品，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件進(jìn)行存放，確保商品質(zhì)量不受影響。（三）保管措施1.定期對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行檢查，查看商品的外觀、質(zhì)量、包裝等是否有異常情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問(wèn)題商品。2.做好庫(kù)存商品的防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等工作，采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如通風(fēng)、除濕、防蟲(chóng)藥劑投放、安裝消防設(shè)備、加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)安保等。3.對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。六、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)管理（一）盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃制定1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)制定年度盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、范圍、方式、人員安排等。2.盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和庫(kù)存管理要求進(jìn)行制定，確保盤(pán)點(diǎn)工作的全面性和準(zhǔn)確性。3.盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃需經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）盤(pán)點(diǎn)實(shí)施1.按照盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃組織盤(pán)點(diǎn)人員進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)工作，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)包括倉(cāng)庫(kù)管理人員、財(cái)務(wù)人員、審計(jì)人員等。2.盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)采用實(shí)地清點(diǎn)、稱(chēng)重、測(cè)量等方法，確保庫(kù)存商品數(shù)量準(zhǔn)確。3.對(duì)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，填寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)表，包括商品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、實(shí)際盤(pán)點(diǎn)數(shù)、賬存數(shù)、差異數(shù)等信息。（三）盤(pán)點(diǎn)結(jié)果處理1.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，對(duì)盤(pán)點(diǎn)表進(jìn)行匯總分析，編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告。盤(pán)點(diǎn)報(bào)告應(yīng)包括盤(pán)點(diǎn)基本情況、盤(pán)點(diǎn)結(jié)果、差異原因分析、處理建議等內(nèi)容。2.對(duì)于賬實(shí)相符的庫(kù)存商品，無(wú)需進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于賬實(shí)不符的庫(kù)存商品，應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行賬務(wù)處理；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，對(duì)庫(kù)存管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施，完善庫(kù)存管理制度。七、庫(kù)存出庫(kù)管理（一）出庫(kù)申請(qǐng)1.銷(xiāo)售部門(mén)根據(jù)客戶訂單，填寫(xiě)出庫(kù)申請(qǐng)單，注明商品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、客戶名稱(chēng)、交貨時(shí)間等信息。2.出庫(kù)申請(qǐng)單需經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核，如銷(xiāo)售負(fù)責(zé)人審核訂單真實(shí)性，財(cái)務(wù)部門(mén)審核款項(xiàng)是否到賬等。（二）出庫(kù)審批1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)收到經(jīng)審核后的出庫(kù)申請(qǐng)單后，進(jìn)行出庫(kù)審批。審批人員應(yīng)根據(jù)庫(kù)存狀況、銷(xiāo)售訂單執(zhí)行情況等因素，決定是否批準(zhǔn)出庫(kù)。2.對(duì)于庫(kù)存不足的商品，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)補(bǔ)貨，確保訂單按時(shí)交貨。（三）出庫(kù)操作1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)后的出庫(kù)申請(qǐng)單，辦理庫(kù)存商品的出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)人員應(yīng)按照出庫(kù)單上的信息，準(zhǔn)確核對(duì)商品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等，確保出庫(kù)商品與訂單一致。2.將出庫(kù)商品交付給客戶或運(yùn)輸部門(mén)，并辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)送貨單或運(yùn)輸提單等相關(guān)單據(jù)。3.及時(shí)更新庫(kù)存系統(tǒng)，記錄庫(kù)存商品的出庫(kù)數(shù)量、日期、去向等信息，確保庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。八、庫(kù)存成本核算與控制（一）成本核算方法1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況，選擇合適的庫(kù)存成本核算方法，如先進(jìn)先出法、加權(quán)平均法、個(gè)別計(jì)價(jià)法等。2.確定庫(kù)存成本核算方法后，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，不得隨意變更。如需變更，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，并在財(cái)務(wù)報(bào)表附注中說(shuō)明變更原因和影響。（二）成本核算流程1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)每月末向財(cái)務(wù)部門(mén)提供庫(kù)存商品的出入庫(kù)明細(xì)數(shù)據(jù)，包括商品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、出入庫(kù)時(shí)間、單價(jià)等信息。2.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)提供的數(shù)據(jù)，按照選定的成本核算方法，計(jì)算庫(kù)存商品的成本，并進(jìn)行賬務(wù)處理。3.定期對(duì)庫(kù)存成本進(jìn)行分析，與預(yù)算成本進(jìn)行對(duì)比，找出成本差異原因，提出改進(jìn)措施，加強(qiáng)庫(kù)存成本控制。（三）成本控制措施1.優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，合理控制庫(kù)存水平，避免庫(kù)存積壓或缺貨。通過(guò)分析銷(xiāo)售數(shù)據(jù)和市場(chǎng)需求，制定合理的庫(kù)存安全量和補(bǔ)貨點(diǎn)。2.加強(qiáng)采購(gòu)成本控制，通過(guò)與供應(yīng)商談判、招標(biāo)等方式，降低采購(gòu)價(jià)格。同時(shí)，合理安排采購(gòu)數(shù)量和采購(gòu)時(shí)間，減少采購(gòu)成本。3.提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，加快商品銷(xiāo)售速度，減少庫(kù)存占用資金的時(shí)間成本。通過(guò)優(yōu)化銷(xiāo)售流程、加強(qiáng)市場(chǎng)推廣等方式，提高商品銷(xiāo)售量。九、庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.建立庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制，定期對(duì)庫(kù)存管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)、存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、制定應(yīng)急預(yù)案等措施；對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)管理、定期檢查等措施；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)關(guān)注和控制。2.加強(qiáng)市場(chǎng)監(jiān)測(cè)和分析，及時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，調(diào)整庫(kù)存策略，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。3.加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理供應(yīng)商問(wèn)題，降低供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。4.加強(qiáng)庫(kù)存商品的質(zhì)量控制，嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，定期檢查庫(kù)存商品質(zhì)量，降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。5.完善倉(cāng)庫(kù)安全管理制度，加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)安全防范措施，降低存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)。十、庫(kù)存信息化管理（一）系統(tǒng)選型與實(shí)施1.選擇適合公司業(yè)務(wù)需求的庫(kù)存管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)庫(kù)存數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)采集、存儲(chǔ)、查詢、分析等功能。2.制定系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃，明確系統(tǒng)實(shí)施的步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、人員安排等。在系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，做好數(shù)據(jù)遷移、系統(tǒng)培訓(xùn)、測(cè)試等工作，確保系統(tǒng)順利上線運(yùn)行。（二）系統(tǒng)操作與維護(hù)1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)熟練掌握庫(kù)存管理信息系統(tǒng)的操作方法，按照系統(tǒng)流程進(jìn)行庫(kù)存業(yè)務(wù)處理，確保數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.定期對(duì)庫(kù)存管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的