pos機(jī)設(shè)備管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司POS機(jī)設(shè)備的管理，確保設(shè)備的正常使用，提高工作效率，保障公司資金安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有使用POS機(jī)設(shè)備的部門和個人。3.職責(zé)分工人事行政部負(fù)責(zé)POS機(jī)設(shè)備的采購、選型、驗收、登記、調(diào)配、報廢等工作。定期對POS機(jī)設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運行。建立POS機(jī)設(shè)備檔案，記錄設(shè)備的基本信息、使用情況、維護(hù)記錄等。財務(wù)部負(fù)責(zé)POS機(jī)設(shè)備的資金管理，包括設(shè)備采購費用的審核、報銷等。監(jiān)督POS機(jī)設(shè)備的使用情況，確保交易數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。定期與銀行進(jìn)行對賬，及時處理異常交易。使用部門負(fù)責(zé)本部門POS機(jī)設(shè)備的日常使用和保管，確保設(shè)備的正常運行。配合人事行政部和財務(wù)部做好設(shè)備的管理工作，及時反饋設(shè)備使用過程中出現(xiàn)的問題。對本部門員工進(jìn)行POS機(jī)設(shè)備使用培訓(xùn)，確保員工熟悉設(shè)備的操作流程和安全注意事項。二、設(shè)備采購與選型1.采購需求各使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，向人事行政部提出POS機(jī)設(shè)備采購申請，申請內(nèi)容包括設(shè)備型號、數(shù)量、采購原因等。2.選型原則根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和預(yù)算，選擇性能穩(wěn)定、操作簡便、安全可靠的POS機(jī)設(shè)備。優(yōu)先選擇具有良好售后服務(wù)的品牌和供應(yīng)商，確保設(shè)備在使用過程中能夠得到及時的維修和保養(yǎng)?？紤]設(shè)備的兼容性和擴(kuò)展性，以便于與公司現(xiàn)有系統(tǒng)和設(shè)備進(jìn)行集成。3.采購流程人事行政部根據(jù)各使用部門的采購申請，進(jìn)行市場調(diào)研，選擇合適的POS機(jī)設(shè)備和供應(yīng)商。人事行政部與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確設(shè)備型號、數(shù)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。財務(wù)部對采購合同進(jìn)行審核，確保合同條款符合公司財務(wù)規(guī)定。供應(yīng)商按照合同約定將POS機(jī)設(shè)備送達(dá)公司，人事行政部組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。三、設(shè)備驗收與登記1.驗收標(biāo)準(zhǔn)檢查設(shè)備外觀是否完好，無損壞、變形等情況。核對設(shè)備型號、數(shù)量是否與采購合同一致。通電測試設(shè)備是否能夠正常啟動，各項功能是否正常。檢查設(shè)備配件是否齊全，包括電源線、數(shù)據(jù)線、密碼鍵盤、刷卡器等。查看設(shè)備是否附帶相關(guān)的說明書、保修卡等資料。2.驗收流程人事行政部組織使用部門、財務(wù)部等相關(guān)人員對POS機(jī)設(shè)備進(jìn)行驗收。驗收人員按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對設(shè)備進(jìn)行逐一檢查，并填寫《POS機(jī)設(shè)備驗收單》。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在問題，驗收人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商限期解決。驗收合格后，驗收人員在《POS機(jī)設(shè)備驗收單》上簽字確認(rèn)，設(shè)備正式移交使用部門。3.登記管理人事行政部對驗收合格的POS機(jī)設(shè)備進(jìn)行登記，建立《POS機(jī)設(shè)備臺賬》。《POS機(jī)設(shè)備臺賬》應(yīng)記錄設(shè)備的編號、型號、使用部門、購置日期、保修期限等信息。人事行政部定期對《POS機(jī)設(shè)備臺賬》進(jìn)行更新，確保設(shè)備信息的準(zhǔn)確性。四、設(shè)備調(diào)配與使用1.調(diào)配原則根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和人員變動情況，合理調(diào)配POS機(jī)設(shè)備，確保設(shè)備資源的充分利用。在調(diào)配設(shè)備時，應(yīng)優(yōu)先考慮設(shè)備的使用效率和安全性，避免設(shè)備閑置或重復(fù)購置。2.調(diào)配流程使用部門因業(yè)務(wù)需要或人員變動，需要調(diào)配POS機(jī)設(shè)備時，應(yīng)向人事行政部提出申請。人事行政部根據(jù)使用部門的申請，結(jié)合設(shè)備的使用情況和庫存情況，進(jìn)行設(shè)備調(diào)配。人事行政部填寫《POS機(jī)設(shè)備調(diào)配單》，明確設(shè)備調(diào)出部門、調(diào)入部門、設(shè)備編號、型號等信息。設(shè)備調(diào)出部門和調(diào)入部門在《POS機(jī)設(shè)備調(diào)配單》上簽字確認(rèn)，設(shè)備正式移交。3.使用規(guī)定使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)POS機(jī)設(shè)備的日常使用和保管，確保設(shè)備的正常運行。使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照POS機(jī)設(shè)備的操作流程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件。在使用POS機(jī)設(shè)備過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時向人事行政部報告，并停止使用設(shè)備。使用人員應(yīng)妥善保管POS機(jī)設(shè)備，避免設(shè)備丟失、損壞或被盜。如因保管不善導(dǎo)致設(shè)備丟失、損壞或被盜，使用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。使用人員應(yīng)定期對POS機(jī)設(shè)備進(jìn)行清潔和維護(hù)，保持設(shè)備的整潔和良好狀態(tài)。五、設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)1.維護(hù)保養(yǎng)計劃人事行政部制定POS機(jī)設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計劃，明確設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)周期、內(nèi)容和責(zé)任人。維護(hù)保養(yǎng)計劃應(yīng)根據(jù)設(shè)備的使用情況和廠家建議進(jìn)行制定，確保設(shè)備得到及時、有效的維護(hù)保養(yǎng)。2.日常維護(hù)使用人員在每天使用POS機(jī)設(shè)備前，應(yīng)檢查設(shè)備外觀是否完好，電源線、數(shù)據(jù)線是否連接正常。使用人員在使用POS機(jī)設(shè)備過程中，應(yīng)注意觀察設(shè)備的運行狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時停止使用并報告。使用人員在使用POS機(jī)設(shè)備后，應(yīng)按照操作流程關(guān)閉設(shè)備電源，清理設(shè)備表面灰塵。3.定期保養(yǎng)人事行政部按照維護(hù)保養(yǎng)計劃，定期對POS機(jī)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)。定期保養(yǎng)內(nèi)容包括設(shè)備內(nèi)部清潔、硬件檢查、軟件升級等。在定期保養(yǎng)過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在故障或隱患，應(yīng)及時進(jìn)行維修或更換部件。4.維修管理當(dāng)POS機(jī)設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時向人事行政部報告。人事行政部對故障設(shè)備進(jìn)行初步檢查，判斷故障原因。如故障較為復(fù)雜，人事行政部應(yīng)聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行維修。在維修設(shè)備時，人事行政部應(yīng)填寫《POS機(jī)設(shè)備維修記錄》，記錄設(shè)備故障現(xiàn)象、維修時間、維修內(nèi)容、維修費用等信息。維修后的設(shè)備應(yīng)進(jìn)行測試，確保設(shè)備各項功能正常。測試合格后，設(shè)備方可重新投入使用。六、設(shè)備安全管理1.數(shù)據(jù)安全POS機(jī)設(shè)備涉及公司的資金交易數(shù)據(jù)，使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的數(shù)據(jù)安全管理制度，確保交易數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性。使用人員不得擅自將POS機(jī)設(shè)備連接到未經(jīng)授權(quán)的網(wǎng)絡(luò)或設(shè)備上，不得隨意下載、安裝軟件或插件。在進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸時，應(yīng)采用加密傳輸方式，確保數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全性。定期對POS機(jī)設(shè)備中的交易數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。2.設(shè)備安全使用人員應(yīng)妥善保管POS機(jī)設(shè)備，避免設(shè)備受到外力撞擊、摔落或浸泡。在使用POS機(jī)設(shè)備過程中，應(yīng)注意防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染，安裝必要的安全防護(hù)軟件。如發(fā)現(xiàn)POS機(jī)設(shè)備被盜或丟失，使用人員應(yīng)立即向人事行政部和財務(wù)部報告，并采取措施防止資金損失。人事行政部應(yīng)及時對被盜或丟失的設(shè)備進(jìn)行掛失和注銷，防止設(shè)備被他人冒用。七、設(shè)備報廢管理1.報廢條件POS機(jī)設(shè)備符合下列條件之一的，可申請報廢：設(shè)備使用年限超過規(guī)定期限，且性能嚴(yán)重下降，無法正常使用。設(shè)備因故障或損壞，經(jīng)多次維修仍無法修復(fù)，已無使用價值。設(shè)備因技術(shù)更新?lián)Q代，已被淘汰，不再適用于公司業(yè)務(wù)需要。設(shè)備因其他原因，已無法正常使用，且無維修或改造價值。2.報廢申請使用部門如發(fā)現(xiàn)POS機(jī)設(shè)備符合報廢條件，應(yīng)填寫《POS機(jī)設(shè)備報廢申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備報廢原因、設(shè)備編號、型號等信息?！禤OS機(jī)設(shè)備報廢申請表》經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報人事行政部審核。3.報廢審核人事行政部對使用部門提交的《POS機(jī)設(shè)備報廢申請表》進(jìn)行審核，核實設(shè)備報廢原因和實際情況。人事行政部組織相關(guān)人員對報廢設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)場鑒定，確認(rèn)設(shè)備已無使用價值。如審核通過，人事行政部在《POS機(jī)設(shè)備報廢申請表》上簽字批準(zhǔn)，并將申請表提交財務(wù)部備案。4.報廢處理經(jīng)批準(zhǔn)報廢的POS機(jī)設(shè)備，由人事行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一處理。人事行政部可選擇將報廢設(shè)備出售給廢品回收公司或進(jìn)行拆解處理，但應(yīng)確保設(shè)備中的數(shù)據(jù)已被徹底清除，防止數(shù)據(jù)泄露。在報廢設(shè)備處理過程中，人事行政部應(yīng)填寫《POS機(jī)設(shè)備報廢處理記錄》，記錄設(shè)備報廢時間、處理方式、處理價格等信息。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查人事行政部定期對公司內(nèi)POS機(jī)設(shè)備的使用情況、維護(hù)保養(yǎng)情況、安全管理情況等進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括設(shè)備是否正常運行、使用人員是否按照操作規(guī)程操作、設(shè)備是否得到及時維護(hù)保養(yǎng)、數(shù)據(jù)是否安全等。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，人事行政部應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門和人員限期整改。2.考核評價人