孕產婦收集管理制度一、總則（一）目的為了更好地管理孕產婦相關信息，規(guī)范收集流程，確保信息的準確性、完整性和安全性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及孕產婦信息收集、整理、存儲、使用等相關工作的部門和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求，保障孕產婦的合法權益。2.準確完整原則：確保所收集的孕產婦信息真實、準確、完整，避免遺漏和錯誤。3.安全保密原則：對孕產婦信息予以嚴格保密，防止信息泄露，保障信息安全。4.及時有效原則：及時收集、整理和更新孕產婦信息，確保信息能夠有效服務于公司管理和決策。二、職責分工（一）人力資源部門1.負責統(tǒng)籌公司孕產婦信息收集管理制度的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。2.指導各部門做好孕產婦信息的收集、登記工作。3.對收集到的孕產婦信息進行匯總、分析，并根據公司需要提供相關數據支持。4.負責與外部相關部門（如社保部門、醫(yī)療機構等）進行溝通協(xié)調，確保信息的順暢傳遞和共享。（二）各部門1.負責本部門孕產婦信息的及時收集和上報工作，指定專人負責此項工作。2.按照規(guī)定的格式和要求填寫孕產婦信息登記表，確保信息準確無誤。3.配合人力資源部門做好信息核實、補充等工作，對本部門孕產婦信息的真實性和完整性負責。（三）信息管理部門1.負責提供孕產婦信息收集、存儲所需的技術支持和系統(tǒng)保障，確保信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.對孕產婦信息進行安全存儲和備份，防止信息丟失或損壞。3.按照規(guī)定的權限設置，保障不同部門和人員對孕產婦信息的合理訪問和使用。三、信息收集內容（一）基本信息1.姓名、性別、民族、出生日期。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（手機號碼、電子郵箱等）。（二）婚姻生育信息1.婚姻狀況（已婚、未婚等）。2.懷孕日期、預產期。3.生育史（包括既往生育次數、分娩方式、子女健康狀況等）。（三）工作信息1.所在部門、崗位。2.入職時間、勞動合同期限。（四）醫(yī)療保健信息1.產前檢查醫(yī)院、醫(yī)生。2.孕期健康狀況（如是否有孕期并發(fā)癥、合并癥等）。3.分娩醫(yī)院、預計分娩時間。（五）其他信息1.緊急聯(lián)系人信息（姓名、關系、聯(lián)系方式）。2.公司認為需要收集的其他與孕產婦相關的信息。四、信息收集流程（一）員工申報1.符合條件的孕產婦應在知曉懷孕后的[X]個工作日內，向所在部門提交《孕產婦信息申報表》，并附上相關證明材料（如醫(yī)院診斷證明、產檢報告等）。2.申報表應如實填寫上述規(guī)定的各項信息內容，確保信息真實、準確、完整。（二）部門初審1.所在部門收到員工提交的申報表后，應在[X]個工作日內進行初審。2.初審內容包括信息的完整性、真實性和準確性。如發(fā)現(xiàn)信息有誤或不完整，應及時通知員工進行補充或更正。3.初審通過后，部門負責人在申報表上簽字確認，并將申報表及相關證明材料一并提交至人力資源部門。（三）人力資源審核1.人力資源部門收到各部門提交的申報表后，應在[X]個工作日內進行審核。2.審核重點包括信息與公司記錄的一致性、合規(guī)性等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與相關部門和員工溝通核實。3.審核通過后，人力資源部門將申報表及相關證明材料進行整理歸檔，并錄入公司孕產婦信息管理系統(tǒng)。（四）信息更新1.在孕期及產后期間，孕產婦應及時將相關信息變化情況告知所在部門，如產檢結果變化、分娩時間變更、緊急聯(lián)系人變更等。2.部門收到信息變化通知后，應在[X]個工作日內完成信息更新，并重新提交至人力資源部門審核。3.人力資源部門審核通過后，及時更新信息管理系統(tǒng)中的數據。五、信息存儲與管理（一）存儲方式1.公司采用電子存儲與紙質存檔相結合的方式對孕產婦信息進行存儲。2.電子信息存儲在公司專門的信息管理系統(tǒng)中，設置不同的權限級別，確保信息安全訪問。3.紙質檔案由人力資源部門按照檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂，并妥善保管在專門的檔案柜中。（二）存儲期限1.孕產婦信息電子檔案自錄入系統(tǒng)之日起保存[X]年。2.孕產婦信息紙質檔案自整理歸檔之日起保存[X]年。保存期滿后，按照公司檔案銷毀規(guī)定進行銷毀處理。（三）信息安全管理1.信息管理部門負責制定信息安全管理制度，采取加密、備份、訪問控制等技術措施，保障孕產婦信息的安全。2.嚴格限制對孕產婦信息的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問相關信息。3.定期對信息系統(tǒng)進行安全檢查和維護，防止信息泄露、篡改或丟失。4.加強對員工的信息安全培訓，提高員工的安全意識，防止因人為疏忽導致信息安全事故。（四）信息備份1.信息管理部門應定期對孕產婦信息進行備份，備份頻率為[具體頻率，如每周一次]。2.備份數據存儲在多種介質上，并分別存放在不同的地點，以防止因自然災害、設備故障等原因導致數據丟失。3.定期對備份數據進行恢復測試，確保備份數據的可用性。六、信息使用與共享（一）內部使用1.公司內部因管理需要，如員工關懷、工作安排調整等，可以使用孕產婦信息。但必須遵循最小化原則，僅獲取和使用必要的信息，并嚴格保密。2.使用部門應填寫《孕產婦信息使用申請表》，注明使用目的、使用期限、使用范圍等，經所在部門負責人和人力資源部門負責人審批后，方可使用相關信息。3.使用完畢后，使用部門應及時將信息歸還人力資源部門，并對信息的使用情況進行登記備案。（二）外部共享1.在法律法規(guī)允許的情況下，公司可與外部相關機構（如社保部門、醫(yī)療機構、保險公司等）共享孕產婦信息。但必須事先獲得孕產婦本人的書面授權，并簽訂信息共享協(xié)議。2.共享信息時，應明確共享的目的、范圍、期限等內容，確保信息在共享過程中的安全和合規(guī)。3.人力資源部門負責與外部機構進行溝通協(xié)調，跟蹤信息共享的情況，并及時向孕產婦反饋。七、信息保密與隱私保護（一）保密要求1.所有涉及孕產婦信息的人員都應嚴格遵守保密制度，不得泄露孕產婦的個人信息和隱私。2.在日常工作中，嚴禁通過非正規(guī)渠道（如微信、QQ等）傳播孕產婦信息。3.未經孕產婦本人書面同意，不得向任何第三方披露其信息。（二）隱私保護措施1.在收集、存儲和使用孕產婦信息時，充分尊重孕產婦的隱私權，確保信息的收集和使用符合法律法規(guī)和道德規(guī)范。2.對涉及孕產婦隱私的信息進行特殊標識和管理，避免與其他無關信息混淆。3.當孕產婦信息發(fā)生變更或不再需要時，應及時進行更新和刪除，防止信息過度留存造成隱私風險。（三）違規(guī)處理1.對于違反信息保密和隱私保護規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因信息泄露給孕產婦造成損失的，公司將依法承擔相應的賠償責任，并追究相關人員的法律責任。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.人力資源部門定期對各部門孕產婦信息收集、整理、存儲和使用情況進行檢查，檢查頻率為每[X]個月一次。2.檢查內容包括信息的完整性、準確性、及時性，信息存儲的安全性，信息使用的合規(guī)性等。（二）專項檢查1.根據公司實際情況或相關部門要求，適時開展孕產婦信息管理專項檢查。2.專項檢查可針對信息管理中的某一重點環(huán)節(jié)或突出問題進行深入調查，提出改進措施和建議。（三）問題整改1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，人力資源部門應及時下達《整改通知書》，要求責任部門限期整改。2.責任部門應認真分析問題原因，制定切實可行的整改措施，并在規(guī)定期限內完成整改。整改完成后，向人力資源部門提交整改報告。3.人力資源部門對整改情況進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。九、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.人力資源部門制定年度孕產婦信息收集管理培訓計劃，明確培訓內容、培訓對象、培訓時間和培訓方式等。2.培訓內容包括本制度的解讀、信息收集流程、信息安全保密知識等。（二）培訓實施1.根據培訓計劃，定期組織相關人員參加培訓。培訓方式可采用集中授課、在線學習、案例分析等多種形式，提高培訓效果。2.每次培訓結束后，對培訓人員進行考核，考核結果作為員工績效評估和職業(yè)發(fā)展的參考依據之一。（三）宣傳教育1.利用公司內部宣傳欄、內部刊物、電子郵件