存貨采購及管理制度一、總則1.目的為加強公司存貨采購管理，規(guī)范采購流程，確保存貨采購的及時性、合理性、準(zhǔn)確性和安全性，降低采購成本，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有存貨的采購活動，包括原材料、輔助材料、備品備件、低值易耗品等。3.職責(zé)分工采購部門：負(fù)責(zé)制定采購計劃，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同，組織采購活動的實施，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。需求部門：負(fù)責(zé)提出存貨需求計劃，提供技術(shù)規(guī)格和質(zhì)量要求，參與供應(yīng)商的評估和選擇，對采購物資進行驗收。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購合同，安排資金支付，對采購成本進行核算和分析，監(jiān)督采購活動的合規(guī)性。質(zhì)量管理部門：負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督，確保采購物資符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。倉儲部門：負(fù)責(zé)采購物資的入庫、存儲、保管和發(fā)放，定期盤點存貨，確保存貨的安全和完整。二、采購計劃管理1.需求預(yù)測需求部門應(yīng)定期對生產(chǎn)經(jīng)營活動所需的存貨進行預(yù)測，結(jié)合歷史數(shù)據(jù)、市場趨勢、銷售訂單等因素，提出存貨需求預(yù)測報告。采購部門應(yīng)根據(jù)需求部門的預(yù)測報告，分析存貨的庫存水平、采購周期、供應(yīng)情況等，制定年度采購計劃初稿。2.年度采購計劃編制采購部門在年度采購計劃初稿的基礎(chǔ)上，綜合考慮公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、資金預(yù)算、成本控制等因素，編制年度采購計劃。年度采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)計采購金額等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后報公司管理層審批。3.月度采購計劃調(diào)整需求部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營活動的實際情況，每月定期向采購部門提供存貨需求變化信息。采購部門根據(jù)需求部門的信息反饋，結(jié)合存貨的庫存情況，對月度采購計劃進行調(diào)整，并報相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估和選擇機制，制定供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)和流程。供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，對潛在供應(yīng)商進行初步篩選。對初步篩選合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行實地考察和評估，填寫供應(yīng)商評估表，經(jīng)評審小組評審?fù)ㄟ^后，列入合格供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商考核采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面進行考核，填寫供應(yīng)商考核表?？己私Y(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，對考核結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎勵，對考核結(jié)果為不合格的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰。3.供應(yīng)商檔案管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估情況、考核結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)實行動態(tài)管理，及時更新供應(yīng)商的相關(guān)信息，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。四、采購流程管理1.采購申請需求部門根據(jù)存貨需求計劃，填寫采購申請表，注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等內(nèi)容，并提交采購部門。采購申請表應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后生效。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，應(yīng)根據(jù)采購金額和審批權(quán)限，報相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或公司管理層審批。采購金額較小的采購申請，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；采購金額較大的采購申請，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.采購詢價采購部門根據(jù)采購申請表的要求，向合格供應(yīng)商名錄中的供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商提供報價單。詢價函應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式等內(nèi)容。采購部門應(yīng)收集至少三家供應(yīng)商的報價單，并進行比較和分析。4.采購談判采購部門根據(jù)詢價結(jié)果，選擇兩家以上供應(yīng)商進行采購談判。采購談判應(yīng)圍繞采購物資的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進行，爭取達成最優(yōu)的采購合同。采購談判過程中，采購部門應(yīng)做好談判記錄，記錄談判時間、地點、參與人員、談判內(nèi)容、談判結(jié)果等信息。5.采購合同簽訂采購談判達成一致后，采購部門應(yīng)起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)經(jīng)公司法律顧問審核后，報公司管理層審批。采購合同審批通過后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂書面合同，并加蓋雙方公章。6.采購訂單下達采購部門根據(jù)采購合同的要求，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點、付款方式等內(nèi)容。采購訂單下達后，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)貨物。7.采購驗收采購物資到貨前，倉儲部門應(yīng)提前做好驗收準(zhǔn)備工作，包括安排驗收人員、準(zhǔn)備驗收工具、清理驗收場地等。采購物資到貨時，倉儲部門應(yīng)會同質(zhì)量管理部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等進行驗收。驗收合格的采購物資，倉儲部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單；驗收不合格的采購物資，倉儲部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決退貨、換貨、補貨等問題。8.采購付款采購物資驗收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同的約定，及時向財務(wù)部門提交付款申請。付款申請應(yīng)包括采購合同編號、采購物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、總價、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式、付款時間等內(nèi)容，并附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證。財務(wù)部門收到付款申請后，應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定進行審核，審核無誤后安排資金支付。五、采購成本控制1.價格控制采購部門應(yīng)通過市場調(diào)研、供應(yīng)商談判、招標(biāo)采購等方式，爭取獲得最優(yōu)的采購價格。采購部門應(yīng)定期對采購物資的價格進行分析和比較，及時發(fā)現(xiàn)價格異常波動情況，并采取相應(yīng)的措施進行調(diào)整。公司應(yīng)建立采購價格信息庫，收集國內(nèi)外市場價格信息，為采購決策提供參考依據(jù)。2.成本核算財務(wù)部門應(yīng)建立采購成本核算制度，對采購物資的成本進行詳細(xì)核算。采購成本應(yīng)包括采購價格、運輸費用、保險費用、裝卸費用、檢驗費用、稅費等直接成本，以及采購過程中發(fā)生的差旅費、通訊費、辦公費等間接成本。財務(wù)部門應(yīng)定期對采購成本進行分析和比較，找出成本控制的關(guān)鍵點，提出改進措施和建議。3.成本分析采購部門應(yīng)定期對采購成本進行分析，分析采購成本的構(gòu)成、變化趨勢、影響因素等。采購部門應(yīng)通過與供應(yīng)商協(xié)商降價、優(yōu)化采購流程、降低采購費用等方式，降低采購成本。采購部門應(yīng)將采購成本分析結(jié)果反饋給相關(guān)部門，并提出改進措施和建議，共同做好成本控制工作。六、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別采購部門應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、交貨延遲、法律法規(guī)風(fēng)險等。采購部門應(yīng)建立風(fēng)險識別清單，記錄風(fēng)險因素的名稱、描述、發(fā)生可能性、影響程度等內(nèi)容。2.風(fēng)險評估采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別清單，對風(fēng)險因素進行評估，確定風(fēng)險等級。風(fēng)險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，定性評估可采用風(fēng)險矩陣法，定量評估可采用風(fēng)險價值法等。采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險因素進行排序，確定重點風(fēng)險因素。3.風(fēng)險應(yīng)對采購部門應(yīng)針對不同的風(fēng)險因素，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，采購部門應(yīng)選擇多家供應(yīng)商，簽訂備用采購合同，加強供應(yīng)商管理和考核；對于質(zhì)量問題風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強質(zhì)量管理，嚴(yán)格驗收標(biāo)準(zhǔn)，選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商；對于價格波動風(fēng)險，采購部門應(yīng)采用套期保值、簽訂長期合同、協(xié)商價格調(diào)整等方式進行應(yīng)對；對于交貨延遲風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強訂單跟蹤，提前與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，制定應(yīng)急預(yù)案；對于法律法規(guī)風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強法律法規(guī)學(xué)習(xí)，確保采購活動合法合規(guī)。4.風(fēng)險監(jiān)控采購部門應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和評估。采購部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險因素的變化情況，調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施，確保風(fēng)險得到有效控制。采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報采購風(fēng)險管理工作的進展情況，及時解決風(fēng)險管理工作中存在的問題。七、存貨管理1.存貨入庫管理倉儲部門應(yīng)根據(jù)采購部門提供的采購訂單和驗收報告，辦理存貨入庫手續(xù)。存貨入庫時，倉儲部門應(yīng)核對存貨的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保存貨與采購訂單和驗收報告一致。倉儲部門應(yīng)按照存貨的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并建立存貨臺賬，記錄存貨的入庫時間、數(shù)量、金額、存放位置等信息。2.存貨存儲管理倉儲部門應(yīng)根據(jù)存貨的特性和保管要求，合理安排存貨的存放位置，確保存貨的安全和完整。倉儲部門應(yīng)定期對存貨進行盤點，檢查存貨的數(shù)量、質(zhì)量、存放狀況等，及時發(fā)現(xiàn)并處理存貨盤盈、盤虧、變質(zhì)等問題。倉儲部門應(yīng)加強存貨的保管措施，防止存貨被盜、損壞、丟失等情況發(fā)生。3.存貨發(fā)放管理需求部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營活動的需要，填寫存貨領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用存貨的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等內(nèi)容，并提交倉儲部門。存貨領(lǐng)用申請表應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后生效。倉儲部門收到存貨領(lǐng)用申請表后，應(yīng)按照審批后的申請表發(fā)放存貨，并填寫出庫單。倉儲部門應(yīng)定期對存貨的發(fā)放情況進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)并處理異常領(lǐng)用情況。4.存貨盤點管理公司應(yīng)建立存貨盤點制度，定期對存貨進行全面盤點。存貨盤點可分為定期盤點和不定期盤點，定期盤點每年至少進行一次，不定期盤點根據(jù)實際情況適時進行。存貨盤點前，倉儲部門應(yīng)制定盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員分工等內(nèi)容，并做好盤點準(zhǔn)備工作。存貨盤點過程中，盤點人員應(yīng)認(rèn)真核對存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等信息，如實記錄盤點結(jié)果。存貨盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)編制盤點報告，詳細(xì)說明盤點情況、盤盈盤虧原因及處理建議等。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)盤點報告，對存貨進行賬務(wù)處理，確保賬實相符。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本的控制情況等。內(nèi)部審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果，提出改進建議和意見，督促相關(guān)部門進行整改。2.財務(wù)監(jiān)督財務(wù)部門應(yīng)加強對采購活動的財務(wù)監(jiān)督，審核采購合同的財務(wù)條款，監(jiān)督采購資金的支付情況，確保采購資金的安全和合理使用。財務(wù)部門應(yīng)定期對采購成本進行核算和分析，檢查采購成本控制措施的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。