子公司采購(gòu)管理制度總則目的為規(guī)范子公司采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，確保采購(gòu)工作的規(guī)范化、科學(xué)化、合理化，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證物資和服務(wù)的質(zhì)量，滿足子公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要，特制定本制度。適用范圍本制度適用于子公司及所屬各部門的采購(gòu)活動(dòng)，包括物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等?；驹瓌t1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.效益原則：追求采購(gòu)效益最大化，在保證質(zhì)量的前提下，降低采購(gòu)成本。3.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開、公平、公正，維護(hù)公司利益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：與供應(yīng)商建立誠(chéng)信合作關(guān)系，確保交易的真實(shí)性和可靠性。采購(gòu)組織與職責(zé)采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)子公司成立采購(gòu)決策委員會(huì)，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議重大采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)政策和采購(gòu)預(yù)算等。采購(gòu)執(zhí)行部門設(shè)立采購(gòu)部作為采購(gòu)執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)方案。2.尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商。3.組織采購(gòu)談判和簽訂采購(gòu)合同。4.跟進(jìn)采購(gòu)合同的執(zhí)行，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。5.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，配合采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)工作。包括提供準(zhǔn)確的需求信息、參與供應(yīng)商評(píng)估、驗(yàn)收采購(gòu)物資和服務(wù)等。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)合同付款條款，辦理采購(gòu)款項(xiàng)的支付等財(cái)務(wù)相關(guān)事宜。審計(jì)部門對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保采購(gòu)過(guò)程合規(guī)、合法、有效。采購(gòu)預(yù)算管理預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，于每年[具體時(shí)間]前編制下一年度采購(gòu)預(yù)算草案，報(bào)采購(gòu)部匯總。2.采購(gòu)部對(duì)各部門的采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行審核、平衡，結(jié)合公司整體預(yù)算目標(biāo)，編制子公司年度采購(gòu)預(yù)算方案，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審議通過(guò)。3.采購(gòu)預(yù)算方案經(jīng)批準(zhǔn)后，由采購(gòu)部下達(dá)給各部門執(zhí)行。預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整1.采購(gòu)部嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算組織采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如遇特殊情況需要超預(yù)算采購(gòu)，應(yīng)按規(guī)定程序申請(qǐng)預(yù)算調(diào)整。2.因市場(chǎng)變化、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃調(diào)整等原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算的，由需求部門提出書面申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因、金額及影響等，經(jīng)采購(gòu)部審核、財(cái)務(wù)部門會(huì)簽后，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。采購(gòu)流程采購(gòu)申請(qǐng)1.各需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、交貨時(shí)間等信息。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交采購(gòu)部。采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，進(jìn)行分析和整理，結(jié)合庫(kù)存情況、采購(gòu)周期等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等內(nèi)容。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找：采購(gòu)部通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動(dòng)聯(lián)系等。2.供應(yīng)商篩選：根據(jù)采購(gòu)需求和供應(yīng)商基本條件，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，建立供應(yīng)商初選名單。3.供應(yīng)商評(píng)估：采購(gòu)部會(huì)同相關(guān)部門對(duì)初選供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。4.供應(yīng)商確定：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并與供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方權(quán)利義務(wù)。5.供應(yīng)商管理：采購(gòu)部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作關(guān)系。對(duì)不合格供應(yīng)商及時(shí)淘汰，并尋找新的替代供應(yīng)商。采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，與確定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。談判內(nèi)容包括價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部起草采購(gòu)合同，經(jīng)法律部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。3.采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。采購(gòu)跟蹤與催貨1.采購(gòu)部負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無(wú)法按時(shí)交貨，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施確保按時(shí)交貨。如供應(yīng)商確實(shí)無(wú)法按時(shí)交貨，應(yīng)根據(jù)合同約定追究其違約責(zé)任。到貨驗(yàn)收1.物資或服務(wù)到貨前，采購(gòu)部應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.到貨后，由需求部門會(huì)同質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《驗(yàn)收單》；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求其換貨、補(bǔ)貨或退款等。付款結(jié)算1.采購(gòu)物資或服務(wù)驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商憑發(fā)票、驗(yàn)收單等憑證向采購(gòu)部申請(qǐng)付款。2.采購(gòu)部審核相關(guān)憑證無(wú)誤后，填寫《付款申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理付款手續(xù)。3.財(cái)務(wù)部門按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間及時(shí)付款，確保公司信譽(yù)。采購(gòu)方式招標(biāo)采購(gòu)1.適用范圍：對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購(gòu)項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購(gòu)方式。2.招標(biāo)程序：采購(gòu)部制定招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等活動(dòng)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。詢價(jià)采購(gòu)1.適用范圍：對(duì)于規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足、價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目，采用詢價(jià)采購(gòu)方式。2.詢價(jià)程序：采購(gòu)部向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)結(jié)果選擇最低價(jià)供應(yīng)商。競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)1.適用范圍：對(duì)于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購(gòu)項(xiàng)目，采用競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)方式。2.談判程序：采購(gòu)部成立談判小組，與符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。單一來(lái)源采購(gòu)1.適用范圍：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的采購(gòu)項(xiàng)目，采用單一來(lái)源采購(gòu)方式。2.采購(gòu)程序：采購(gòu)部與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購(gòu)合同。采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的，應(yīng)在采購(gòu)前報(bào)公司采購(gòu)決策委員會(huì)批準(zhǔn)，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、物資短缺等影響采購(gòu)成本和供應(yīng)及時(shí)性。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商破產(chǎn)、違約、產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題等。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：合同條款不完善、合同執(zhí)行糾紛等。4.內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)人員違規(guī)操作、需求部門提供信息不準(zhǔn)確等。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估采購(gòu)部會(huì)同相關(guān)部門對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款；拓展采購(gòu)渠道，確保物資供應(yīng)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，定期評(píng)估供應(yīng)商；要求供應(yīng)商提供擔(dān)?；蛸?gòu)買保險(xiǎn)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：完善合同條款，加強(qiáng)合同審核；建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)解決糾紛。4.內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購(gòu)人員培訓(xùn)和監(jiān)督，規(guī)范操作流程；要求需求部門提供準(zhǔn)確需求信息，并對(duì)其進(jìn)行審核。采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.采購(gòu)部定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行自查，檢查采購(gòu)流程執(zhí)行情況、采購(gòu)合同履行情況等。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期或不定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)業(yè)務(wù)的合規(guī)性、合法性、效益性等。外部監(jiān)督接受政府有關(guān)部門、社會(huì)公眾等的監(jiān)督，及時(shí)處理相關(guān)投訴和舉報(bào)。采購(gòu)績(jī)效評(píng)估評(píng)估指標(biāo)1.采購(gòu)成本：實(shí)際采購(gòu)價(jià)格與預(yù)算價(jià)格的差異率。2.采購(gòu)質(zhì)量：采購(gòu)物資或服務(wù)的合格率。3.采購(gòu)效率：采購(gòu)周期、交貨及時(shí)率等。4.供應(yīng)商滿意度：供應(yīng)商對(duì)公司采購(gòu)工作的評(píng)價(jià)。評(píng)估方法采用定量與定性相結(jié)合的方法，通過(guò)數(shù)據(jù)分析、問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察等