大屏幕租賃管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司大屏幕租賃業(yè)務的管理，確保大屏幕租賃活動的順利進行，提高資源使用效率，保障公司相關工作的正常開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門因工作需要租賃大屏幕的相關活動，包括但不限于會議、培訓、活動展示等場景下的大屏幕租賃業(yè)務。（三）基本原則1.合法性原則租賃活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保租賃行為合法合規(guī)。2.合理性原則根據(jù)工作實際需求，合理安排大屏幕租賃，避免資源浪費，確保租賃資源與工作任務相匹配。3.規(guī)范流程原則明確大屏幕租賃的申請、審批、租賃、使用、歸還等各個環(huán)節(jié)的操作流程，確保各項工作有序進行。4.責任清晰原則明確各部門及相關人員在大屏幕租賃業(yè)務中的職責，做到責任到人，便于監(jiān)督和管理。二、管理職責（一）使用部門職責1.根據(jù)工作需要，提前向公司行政部門提交大屏幕租賃申請，詳細說明租賃用途、時間、地點等信息。2.在大屏幕租賃期間，負責安排專人使用和管理，確保設備的安全、正常運行，如發(fā)現(xiàn)問題及時向行政部門反饋。3.使用完畢后，按照規(guī)定及時辦理歸還手續(xù)，協(xié)助行政部門對設備進行檢查和驗收。（二）行政部門職責1.負責大屏幕租賃的統(tǒng)一管理，包括租賃渠道的拓展、租賃合同的簽訂與執(zhí)行、費用結算等。2.審核各部門的租賃申請，根據(jù)實際情況進行合理調配資源，對不符合規(guī)定或不必要的申請予以駁回并說明理由。3.在租賃前，負責與租賃供應商溝通協(xié)調，確保大屏幕按時、按質交付使用，并做好設備的調試工作。4.在租賃期間，定期對設備使用情況進行檢查和監(jiān)督，及時處理使用部門反饋的問題。5.租賃結束后，組織相關人員對大屏幕進行驗收，如發(fā)現(xiàn)設備損壞或丟失，按照租賃合同要求追究責任并進行相應處理。三、租賃申請與審批（一）申請流程1.使用部門如需租賃大屏幕，需填寫《大屏幕租賃申請表》（以下簡稱“申請表”），申請表應包括租賃用途、預計使用時間、地點、所需設備規(guī)格及數(shù)量等詳細信息。2.將填寫完整的申請表提交至部門負責人審核，部門負責人需對申請的必要性和合理性進行審查，簽署審核意見后提交至行政部門。（二）審批流程1.行政部門收到申請表后，首先對申請信息進行形式審查，確認信息完整、準確。2.行政部門根據(jù)公司資源情況和工作實際需求，對申請進行綜合評估。對于緊急且必要的申請，如涉及重要會議或活動，可優(yōu)先安排；對于非緊急或不必要的申請，應與使用部門溝通協(xié)商，提出調整建議或予以駁回。3.經(jīng)行政部門負責人審批同意后，申請表生效。如申請被駁回，行政部門應向使用部門說明原因。四、租賃供應商選擇（一）供應商選擇原則1.具備合法經(jīng)營資質，信譽良好，無不良記錄。2.具有豐富的大屏幕租賃經(jīng)驗，能夠提供高質量的設備及專業(yè)的技術支持。3.價格合理，在保證設備質量和服務水平的前提下，提供具有競爭力的租賃價格。4.服務響應及時，能夠在規(guī)定時間內解決設備使用過程中出現(xiàn)的問題。（二）供應商篩選與評估1.行政部門通過多種渠道收集大屏幕租賃供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、客戶介紹等，建立供應商名錄。2.對列入名錄的供應商進行實地考察或資質審核，了解其公司規(guī)模、設備狀況、技術實力、服務能力等情況。3.定期對供應商進行評估，評估內容包括設備質量、服務質量、價格水平、合作配合度等方面。根據(jù)評估結果，對優(yōu)秀供應商給予優(yōu)先合作機會，對不符合要求的供應商進行淘汰或整改。（三）租賃合同簽訂1.行政部門選定租賃供應商后，應與其簽訂詳細的租賃合同。租賃合同應明確租賃設備的名稱、規(guī)格、數(shù)量、租賃期限、租金及支付方式、設備交付與歸還時間地點、雙方權利義務、違約責任等條款。2.在簽訂合同前，行政部門應仔細審核合同條款，確保合同內容符合公司利益和要求。如有需要，可咨詢公司法律顧問的意見。3.合同簽訂后，行政部門應妥善保管合同原件，并將合同副本分發(fā)給相關部門，如使用部門、財務部門等，以便各方了解合同內容并履行各自職責。五、租賃費用管理（一）費用標準1.大屏幕租賃費用根據(jù)設備規(guī)格、租賃期限、使用地點等因素確定。行政部門應定期收集市場價格信息，結合公司實際情況，制定合理的費用標準，并報公司領導審批后執(zhí)行。2.費用標準應明確不同規(guī)格大屏幕在不同租賃期限（如按天、按周、按月等）下的租賃價格，以及可能產(chǎn)生的其他費用，如運輸費、安裝調試費、超時使用費等。（二）費用支付1.租賃費用由使用部門承擔，行政部門根據(jù)租賃合同約定，在費用結算周期到期前通知使用部門準備支付款項。2.使用部門收到通知后，應及時將租賃費用支付至行政部門指定賬戶。行政部門在收到款項后，按照租賃合同約定支付給租賃供應商，并做好費用支付記錄。3.對于費用支付過程中出現(xiàn)的問題，如逾期支付、支付金額爭議等，行政部門應及時與使用部門和租賃供應商溝通協(xié)調，確保問題得到妥善解決。（三）費用核算與報銷1.財務部門負責對大屏幕租賃費用進行核算和報銷管理。行政部門應定期向財務部門提供租賃費用明細及相關支付憑證，財務部門按照公司財務制度進行賬務處理。2.使用部門如需對租賃費用進行報銷，應按照公司報銷流程填寫報銷單，并附上租賃合同、發(fā)票等相關憑證。報銷單經(jīng)部門負責人審核、財務部門審核、公司領導審批后，方可辦理報銷手續(xù)。六、大屏幕租賃與使用（一）租賃安排1.根據(jù)審批通過的租賃申請，行政部門在租賃合同簽訂后，及時與租賃供應商溝通設備交付時間、地點等具體事宜，并協(xié)調安排運輸、安裝調試等工作。2.在大屏幕交付前，行政部門應確保使用場地具備安裝條件，如提供電源接口、合適的擺放空間等，并提前通知使用部門做好接收準備。3.租賃供應商應按照合同約定的時間和質量要求，將大屏幕設備運輸至指定地點，并進行安裝調試，確保設備正常運行。行政部門應安排專人監(jiān)督安裝調試過程，檢查設備是否符合合同要求。（二）使用管理1.使用部門在大屏幕租賃期間，應指定專人負責設備的操作和管理。操作人員應經(jīng)過培訓，熟悉設備的使用方法和注意事項，確保設備安全、正確使用。2.使用過程中，如發(fā)現(xiàn)設備出現(xiàn)故障或異常情況，操作人員應立即停止使用，并及時向行政部門報告。行政部門應及時通知租賃供應商進行維修處理，同時協(xié)調解決因設備故障可能對工作造成的影響。3.使用部門應嚴格按照租賃合同約定的用途和使用時間使用大屏幕設備，不得擅自更改使用用途或延長使用期限。如需調整，應提前向行政部門提出申請，經(jīng)審批同意后方可執(zhí)行。4.在使用大屏幕設備過程中，使用部門應注意保護設備，避免因不當操作或人為損壞導致設備故障或損壞。如因使用部門原因造成設備損壞，使用部門應承擔相應的維修或賠償責任。七、歸還與驗收（一）歸還準備1.在大屏幕租賃期限屆滿前，使用部門應提前做好設備歸還準備工作。包括清理設備表面、整理相關配件、關閉設備電源等，確保設備處于完好狀態(tài)。2.使用部門應通知行政部門設備歸還時間和地點，行政部門應提前與租賃供應商溝通協(xié)調，安排接收事宜。（二）歸還手續(xù)1.在約定的歸還時間，使用部門將大屏幕設備及相關配件完好無損地交付給行政部門指定人員，并填寫《大屏幕設備歸還清單》（以下簡稱“歸還清單”）。歸還清單應詳細記錄設備的名稱、規(guī)格、數(shù)量、配件情況等信息。2.行政部門指定人員在接收設備時，應按照歸還清單進行仔細核對，如發(fā)現(xiàn)設備有損壞或配件缺失等情況，應及時與使用部門人員確認，并在歸還清單上注明。使用部門人員應承擔相應的責任，并按照租賃合同要求進行賠償或維修。（三）驗收流程1.行政部門在接收設備后，組織相關人員對設備進行驗收。驗收內容包括設備外觀、性能、功能等方面，確保設備恢復到租賃時的良好狀態(tài)。2.驗收合格后，行政部門在歸還清單上簽字確認，并將設備交還給租賃供應商。如驗收不合格，行政部門應及時通知租賃供應商進行整改或維修，直至驗收合格為止。在此期間產(chǎn)生的相關費用由租賃供應商承擔。八、設備維護與保養(yǎng)（一）維護責任1.租賃期間，大屏幕設備的維護保養(yǎng)責任由租賃供應商承擔。租賃供應商應按照合同約定定期對設備進行巡檢、保養(yǎng)，確保設備性能穩(wěn)定、運行正常。2.使用部門在使用過程中發(fā)現(xiàn)設備故障或異常情況時，應及時通知行政部門，行政部門負責協(xié)調租賃供應商進行維修處理。（二）保養(yǎng)計劃1.租賃供應商應制定詳細的大屏幕設備保養(yǎng)計劃，明確保養(yǎng)內容、保養(yǎng)周期、保養(yǎng)人員等信息，并將保養(yǎng)計劃提交給行政部門備案。2.保養(yǎng)計劃應包括設備清潔、硬件檢查、軟件升級、零部件更換等方面的內容，確保設備始終處于最佳運行狀態(tài)。（三）維修記錄1.租賃供應商應對每次設備維修情況進行詳細記錄，包括維修時間、故障現(xiàn)象、維修措施、維修人員等信息。維修記錄應妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計分析。2.行政部門應定期收集租賃供應商的維修記錄，對設備維修情況進行跟蹤和分析，總結設備故障規(guī)律，為設備的維護保養(yǎng)和后續(xù)租賃管理提供參考依據(jù)。九、安全管理（一）使用安全1.使用部門在大屏幕設備使用過程中，應嚴格遵守安全操作規(guī)程，確保設備使用安全。操作人員不得擅自拆卸、改裝設備，不得在設備上連接未經(jīng)許可的外部設備。2.在設備使用現(xiàn)場，應設置明顯的安全警示標識，提醒人員注意設備用電安全、防止觸電等事故發(fā)生。同時，應確保設備擺放穩(wěn)固，避免因設備傾倒造成人員傷亡或財產(chǎn)損失。（二）運輸安全1.租賃供應商在大屏幕設備運輸過程中，應采取必要的防護措施，確保設備安全運輸。如使用專門的運輸車輛、對設備進行固定和包裝等，避免設備在運輸過程中受到碰撞、擠壓等損壞。2.在運輸過程中，運輸人員應嚴格遵守交通規(guī)則，確保運輸安全。如因運輸過程中造成設備損壞，租賃供應商應承擔相應的賠償責任。（三）消防安全1.在大屏幕設備使用場地，應配備必要的消防器材，并確保消防器材處于有效狀態(tài)。使用部門應定期對消防器材進行檢查和維護，確保其正常使用。2.禁止在大屏幕設備使用場地堆放易燃、易爆物品，禁止私拉亂接電線，避免因電氣故障引發(fā)火災事故。如因違反消防安全規(guī)定導致火災事故發(fā)生，相關責任部門和人員應承擔相應的法律責任。十、保密管理（一）信息保密1.在大屏幕租賃及使用過程中，涉及到的公司內部信息、客戶信息等屬于保密范疇。使用部門及相關人員應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露任何保密信息。2.未經(jīng)公司批準，禁止在大屏幕上展示或傳播涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等內容。如因工作需要必須展示相關信息，應經(jīng)過嚴格的審批流程，并采取必要的保密措施。（二）設備保密1.大屏幕設備屬于公司租賃資產(chǎn)，使用部門及相關人員應妥善保管，不得擅自轉借、出租或用于其他非公司業(yè)務目的。2.在設備使用過程中，應設置必要的訪問權限和密碼保護措施，防止無關人員接觸設備及相關信息。如發(fā)現(xiàn)設備有被盜、丟失或信息泄露等情況，應及時向行政部門報告，并采取相應的措施進行處理。十一、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部門應定期對大屏幕租賃業(yè)務進行檢查，檢查內容包括租賃申請審批情況、租賃合同執(zhí)行情況、設備使用與管理情況、費用支付與核算情況等。2.定期檢查的頻率為每季度一次，檢查結束后，行政部門應形成檢查報告，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行總結分析，并提出改進措施和建議。（二）不定期抽查1.公司領導或相關部門可根據(jù)工作需要，對大屏幕租賃業(yè)務進行不定期抽查。抽查內容包括租賃現(xiàn)場設備使用情況、安全管理情況、保密措施落實情況等。2.對于不定期抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司將視情節(jié)輕重，對相關責任部門和人員進行嚴肅處理，并責令限期整改。整改情況將作為部門和個人績效考核的重要依據(jù)。十二、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.違反本管理制度規(guī)定的行為，包括但不限于未經(jīng)審批擅自租賃大屏幕、超期使用設備、擅自更改設備用途、因保管不善導致設備損壞或丟失、泄露保密信息等，均屬于違規(guī)行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處理措施，包括但不限于警告、罰款、責令賠償經(jīng)濟損失、解除勞動合同等。2.如因違規(guī)行為給公司造成重大經(jīng)濟損失或不良影響的，公司將依法追究相關責任部門和人員的法律責任