大學出入庫管理制度一、總則（一）目的為了加強大學各類物資的出入庫管理，規(guī)范物資流轉(zhuǎn)程序，確保物資的安全與完整，保障教學、科研及行政管理工作的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于大學內(nèi)各學院、部門、實驗室、圖書館等單位涉及的所有物資的出入庫管理，包括但不限于教學設(shè)備、辦公用品、實驗材料、圖書資料、固定資產(chǎn)等。（三）基本原則1.準確性原則：出入庫物資的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息必須準確無誤，確保記錄與實際物資相符。2.及時性原則：物資出入庫手續(xù)應(yīng)及時辦理，不得拖延，以保證物資的正常供應(yīng)和使用。3.安全性原則：加強物資在出入庫過程中的安全保護措施，防止物資損壞、丟失等情況發(fā)生。4.責任性原則：明確各環(huán)節(jié)的責任人員，做到責任清晰，誰經(jīng)辦誰負責。二、入庫管理（一）物資采購到貨1.采購部門在物資采購合同簽訂后，應(yīng)及時跟蹤物資到貨情況。物資到貨前，采購人員應(yīng)提前通知使用部門和倉庫管理人員做好接收準備工作。2.物資到貨時，倉庫管理人員應(yīng)依據(jù)采購合同、送貨清單等對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等進行仔細核對。如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題、規(guī)格不符等情況，應(yīng)及時與采購部門、供應(yīng)商聯(lián)系，查明原因并協(xié)商解決辦法。（二）驗收1.驗收工作由倉庫管理人員、使用部門專業(yè)人員等共同進行。對于專業(yè)性較強的物資，必要時可邀請相關(guān)專家參與驗收。2.驗收內(nèi)容包括物資的外觀質(zhì)量、性能指標、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、規(guī)格等是否符合合同要求。驗收合格后，驗收人員應(yīng)在驗收報告上簽字確認。3.對于驗收不合格的物資，倉庫管理人員應(yīng)及時填寫《物資驗收不合格報告》，詳細注明不合格原因及處理建議，并將報告報送采購部門。采購部門負責與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進行更換、補貨或退貨等處理。（三）入庫1.驗收合格的物資，倉庫管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。按照物資的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并建立物資臺賬，詳細記錄物資的入庫日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.物資入庫時，倉庫管理人員應(yīng)確保物資擺放整齊、有序，便于查找和盤點。對于有特殊存放要求的物資，如易燃易爆物品、化學危險物品等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并采取相應(yīng)的安全防護措施。3.入庫物資應(yīng)粘貼標識牌，標明物資名稱、規(guī)格、型號、入庫日期等信息，以便于識別和管理。三、出庫管理（一）領(lǐng)用申請1.使用部門因教學、科研、行政管理等工作需要領(lǐng)用物資時，應(yīng)填寫《物資領(lǐng)用申請表》，詳細注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并由部門負責人簽字審批。2.對于貴重物資、限量供應(yīng)物資或有特殊審批要求的物資，使用部門還需按照相關(guān)規(guī)定提供進一步的審批文件或說明。（二）審批1.《物資領(lǐng)用申請表》提交后，由相關(guān)審批部門按照規(guī)定的審批流程進行審核。審批內(nèi)容主要包括領(lǐng)用物資的必要性、數(shù)量合理性、用途合規(guī)性等。2.審批通過后，審批人員應(yīng)在《物資領(lǐng)用申請表》上簽字確認，并將申請表返回使用部門。（三）發(fā)放1.使用部門憑審批通過的《物資領(lǐng)用申請表》到倉庫領(lǐng)取物資。倉庫管理人員應(yīng)依據(jù)申請表核對領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確認無誤后辦理出庫手續(xù)。2.物資發(fā)放時，倉庫管理人員應(yīng)按照先進先出的原則進行發(fā)貨，確保物資的質(zhì)量和有效期。同時，應(yīng)在物資臺賬上做好出庫記錄，注明出庫日期、領(lǐng)用部門、物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。3.對于領(lǐng)用的物資，領(lǐng)用人員應(yīng)在出庫單上簽字確認。出庫單一式三聯(lián)，倉庫管理人員留存一聯(lián)，使用部門一聯(lián)，財務(wù)部門一聯(lián)，作為物資出入庫核算的依據(jù)。（四）借用管理1.因特殊情況需要借用物資的，借用部門應(yīng)填寫《物資借用申請表》，注明借用物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、借用期限、借用用途等信息，并經(jīng)部門負責人簽字審批。2.《物資借用申請表》經(jīng)審批通過后，借用部門到倉庫辦理借用手續(xù)。倉庫管理人員應(yīng)按照規(guī)定收取一定的借用押金，并在物資臺賬上做好借用記錄。3.借用期限屆滿，借用部門應(yīng)及時歸還借用物資。倉庫管理人員應(yīng)對歸還的物資進行檢查，如發(fā)現(xiàn)物資有損壞、丟失等情況，應(yīng)按照規(guī)定扣除借用押金或要求借用部門進行賠償。四、庫存管理（一）盤點1.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。盤點分為定期盤點和不定期盤點，定期盤點原則上每季度進行一次，不定期盤點根據(jù)實際情況隨時組織。2.盤點前，倉庫管理人員應(yīng)制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等。盤點過程中，盤點人員應(yīng)認真核對物資的實際數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，并如實記錄盤點結(jié)果。3.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制《物資盤點報告》，說明盤點情況、賬實差異及原因分析等。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定進行處理。（二）庫存物資保管1.倉庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，具備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施。2.庫存物資應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并有明顯的標識。對于貴重物資、易燃易爆物品、化學危險物品等，應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護措施。3.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物資進行檢查，查看物資是否有損壞、變質(zhì)等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，如維修、更換、報廢等。（三）庫存物資報廢處理1.對于已損壞、過期、閑置等無法繼續(xù)使用的庫存物資，倉庫管理人員應(yīng)填寫《物資報廢申請表》，注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報廢原因等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.《物資報廢申請表》經(jīng)使用部門、資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門審批通過后，倉庫管理人員方可對報廢物資進行處理。3.報廢物資的處理方式包括變賣、捐贈、銷毀等。變賣報廢物資應(yīng)按照規(guī)定進行公開競價，確保處置價格合理。捐贈報廢物資應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并做好記錄。銷毀報廢物資應(yīng)選擇合適的方式進行，確保環(huán)保、安全。五、信息化管理（一）物資管理系統(tǒng)建設(shè)1.大學應(yīng)建立完善的物資管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)物資采購、入庫、出庫、庫存管理等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.物資管理系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成等功能，為物資管理提供準確、及時的數(shù)據(jù)支持。3.各部門應(yīng)指定專人負責物資管理系統(tǒng)的操作和維護，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和安全性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.倉庫管理人員應(yīng)及時將物資出入庫信息錄入物資管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際物資情況一致。2.物資管理系統(tǒng)中的物資信息應(yīng)保持準確、完整，如有物資信息變更，如名稱、規(guī)格、型號、供應(yīng)商等，相關(guān)人員應(yīng)及時在系統(tǒng)中進行修改。3.使用部門應(yīng)定期核對物資管理系統(tǒng)中的領(lǐng)用信息，確保領(lǐng)用數(shù)據(jù)的準確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與倉庫管理人員溝通解決。（三）數(shù)據(jù)分析與利用1.物資管理部門應(yīng)定期對物資管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行分析，生成各類物資統(tǒng)計報表，如庫存報表、出入庫報表、采購報表等，為物資管理決策提供依據(jù)。2.通過數(shù)據(jù)分析，了解物資的使用情況、庫存狀況、采購需求等，及時發(fā)現(xiàn)物資管理中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施進行改進。3.利用物資管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，開展物資成本核算、績效評估等工作，提高物資管理的效率和效益。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學校設(shè)立物資管理監(jiān)督小組，定期對物資出入庫管理情況進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由資產(chǎn)管理部門、審計部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括物資出入庫手續(xù)是否齊全、物資管理制度執(zhí)行情況、庫存物資管理狀況、物資管理系統(tǒng)運行情況等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，責任部門應(yīng)將整改情況書面報告監(jiān)督小組。（二）考核評價1.建立物資出入庫管理考核評價機制，對各部門的物資管理工作進行考核評價?？己嗽u價指標包括物資出入庫準確率、物資及時供應(yīng)率、庫存周轉(zhuǎn)率、物資管理制度執(zhí)行情況等。2.考核評價結(jié)果作為各部門年度績效考核的重要依據(jù)之一。對于物資管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于物資