培訓班檔案管理制度一、總則（一）目的為加強培訓班檔案的科學管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在培訓班教學、管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織舉辦的各類培訓班檔案的管理。（三）定義培訓班檔案是指在培訓班籌備、舉辦過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的資料總和，包括培訓計劃、學員名單、課程資料、考核記錄、總結(jié)報告等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓班檔案由公司指定的部門或?qū)Ｈ思泄芾恚_保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映培訓班的實際情況，不得篡改或偽造。3.保密性原則：對涉及學員隱私、商業(yè)機密等重要信息的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善培訓班檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、保管培訓班檔案，建立檔案目錄和索引，確保檔案的有序存放。3.定期對檔案進行檢查、鑒定和統(tǒng)計，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)。5.負責檔案的信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）培訓班主辦部門職責1.負責本部門舉辦培訓班檔案資料的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的齊全、完整。2.在培訓班結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的信息和解釋。（三）學員職責1.配合培訓班主辦部門和檔案管理部門的工作，按照要求提供相關(guān)資料。2.妥善保管個人在培訓班期間產(chǎn)生的各類資料，不得隨意丟棄或損壞。3.如需查閱或借閱本人在培訓班的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.培訓計劃：包括培訓目標、課程設(shè)置、培訓時間、培訓地點、培訓師資等。2.學員資料：學員報名登記表、身份證復(fù)印件、學歷證書復(fù)印件、培訓協(xié)議（如有）等。3.課程資料：教案、課件、講義、教材、參考資料等。4.考核資料：考試試卷、作業(yè)、成績登記表、考核評語等。5.培訓記錄：課堂考勤記錄、培訓活動記錄、學員反饋意見等。6.總結(jié)報告：培訓班總結(jié)、教學評估報告、培訓效果分析報告等。7.其他相關(guān)資料：如培訓證書頒發(fā)記錄、培訓費用報銷憑證等。（二）收集要求1.培訓班主辦部門應(yīng)指定專人負責檔案資料的收集工作，確保資料的及時、準確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、完整、清晰，不得有涂改、缺頁等情況。3.對于電子文檔資料，應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（三）收集時間1.培訓計劃應(yīng)在培訓班籌備階段完成收集，并提交至檔案管理部門備案。2.學員資料應(yīng)在報名截止后[X]個工作日內(nèi)收集齊全。3.課程資料、考核資料、培訓記錄等應(yīng)隨著培訓班的進行同步收集。4.培訓班結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)，主辦部門應(yīng)完成總結(jié)報告等資料的收集，并移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標準培訓班檔案按照以下類別進行分類：1.培訓計劃類：包括各類培訓班的培訓計劃文件。2.學員管理類：學員報名、注冊、學籍等相關(guān)資料。3.教學資料類：課程設(shè)置、教案、課件、講義等教學相關(guān)資料。4.考核評估類：考試試卷、成績記錄、考核評語、教學評估報告等。5.培訓活動類：課堂考勤、培訓活動組織記錄、學員反饋等。6.總結(jié)報告類：培訓班總結(jié)、培訓效果分析報告等。7.其他類：如培訓證書頒發(fā)記錄、培訓費用報銷憑證等不屬于上述類別的資料。（二）整理方法1.每份檔案資料應(yīng)按照形成時間順序排列，并編寫頁碼。2.對于紙張大小不一致的資料，應(yīng)進行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.電子文檔資料應(yīng)按照分類標準進行文件夾命名，并建立相應(yīng)的索引目錄。4.整理過程中應(yīng)剔除重復(fù)、無效的資料，確保檔案資料的精煉和準確。（三）編目1.對整理好的檔案資料進行編目，編制檔案目錄清單。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、類別、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。編號可采用分類編號與順序編號相結(jié)合的方式，例如：“PXJ202301001”，其中“PXJ”表示培訓計劃類，“202301”表示2023年1月舉辦的培訓班，“001”表示該類別下的第1份檔案。3.在每份檔案資料首頁右上角加蓋檔案章，注明檔案編號、類別、日期等信息。五、檔案保管（一）保管期限培訓班檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和參考價值分為永久、長期和短期三類：1.永久保管：具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案，如培訓總結(jié)報告、涉及公司核心業(yè)務(wù)的培訓資料等。2.長期保管：一般在[X]年以上，但未達到永久保管期限的檔案，如學員學籍檔案、重要課程資料等。3.短期保管：保管期限在[X]年以內(nèi)的檔案，如臨時性培訓活動記錄、一般性課程講義等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，確保存放整齊、便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的介質(zhì)和地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案存放地點應(yīng)保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等，確保檔案的安全保存。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、存放狀況等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，如修復(fù)破損檔案、補充缺失資料、調(diào)整存放位置等。3.定期檢查應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括檢查時間、檢查人員、檢查情況及處理結(jié)果等。六、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱培訓班檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，對于符合查閱條件的，予以批準，并安排專人負責提供查閱服務(wù)。3.涉及公司機密或?qū)W員隱私的檔案，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準不得擅自復(fù)制、摘抄或傳播。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負責人審批。2.將審批通過的申請表交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表安排查閱地點和時間，并指定專人陪同查閱。4.查閱人員在查閱過程中應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、抽取或損壞。如需摘錄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記摘錄或復(fù)制的內(nèi)容、日期、用途等信息。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還原位，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）查閱記錄檔案管理部門應(yīng)對每次檔案查閱情況進行記錄，記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案借閱（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱培訓班檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，并經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并獲得批準。（二）借閱流程1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，提交所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批。2.審批通過后，借閱人員到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案資料。檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記表》上詳細記錄借閱檔案的編號、名稱、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息，并要求借閱人員簽字確認。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人、擅自復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案丟失、損壞的，應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料。如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案資料的完整性和準確性，確認無誤后在《檔案借閱登記表》上注明歸還日期，并將檔案資料歸還原位。（三）借閱監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)定期對借閱檔案的歸還情況進行檢查，對于逾期未歸還的檔案，應(yīng)及時催還。如發(fā)現(xiàn)借閱人員有違反借閱規(guī)定的行為，應(yīng)及時制止并采取相應(yīng)的措施，如暫停借閱權(quán)限、要求賠償損失等。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，按照規(guī)定的程序和標準進行。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、客觀、公正的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對擬銷毀的檔案進行審查和鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.核對檔案的保管期限是否已滿，是否仍有保存價值。2.審查檔案的內(nèi)容是否已失去參考價值，是否與現(xiàn)行政策法規(guī)相抵觸。3.檢查檔案的完整性和準確性，是否存在重復(fù)、無效或已被替代的資料。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，確定需要銷毀的檔案清單，并編制《檔案銷毀清冊》?！稒n案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案編號、名稱、類別、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.將《檔案銷毀清冊》提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準后，由檔案