國企收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司收發(fā)文管理工作，提高公文處理效率和質(zhì)量，確保公司政令暢通，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各單位。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時原則。收發(fā)文處理要做到準(zhǔn)確無誤、及時高效，確保公文內(nèi)容傳達(dá)及時、辦理迅速。2.安全保密原則。嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強公文流轉(zhuǎn)過程中的安全保密措施，防止公文丟失、泄密。3.規(guī)范統(tǒng)一原則。收發(fā)文管理要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和格式進(jìn)行，確保公文處理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、收文管理（一）收文渠道1.公司設(shè)立專門的收文郵箱，用于接收外部來文。各部門指定專人負(fù)責(zé)定期查收郵箱郵件。2.上級主管部門、政府部門等通過機要交換、專人送達(dá)等方式直接送達(dá)公司的文件，由公司辦公室負(fù)責(zé)簽收。（二）收文登記1.收文人員收到文件后，應(yīng)立即進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括來文日期、來文單位、文號、標(biāo)題、密級、份數(shù)、附件等。2.收文登記應(yīng)使用統(tǒng)一的收文登記簿，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。（三）文件傳閱1.辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，提出擬辦意見，呈送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)閱批后，辦公室按照領(lǐng)導(dǎo)批示意見，將文件傳閱給相關(guān)部門或人員。傳閱文件應(yīng)使用傳閱單，注明傳閱時間、傳閱人等信息。3.傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將文件閱畢，并簽署姓名和日期。如對文件內(nèi)容有意見或建議，應(yīng)在傳閱單上注明。（四）文件承辦1.承辦部門收到傳閱文件后，應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示意見及時辦理。辦理結(jié)果應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)反饋給辦公室。2.對于需要回復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)擬好復(fù)文，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.辦公室負(fù)責(zé)跟蹤文件承辦情況，對逾期未辦理的事項進(jìn)行催辦。（五）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將文件原件及相關(guān)資料整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、裝訂整齊。2.辦公室定期對歸檔文件進(jìn)行整理、編目，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全保管和有效利用。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿（1）公司各部門根據(jù)工作需要，負(fù)責(zé)起草各類公文。擬稿人應(yīng)嚴(yán)格按照公文格式和要求進(jìn)行起草，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰、語言規(guī)范。（2）擬稿人應(yīng)在公文初稿上注明擬稿部門、擬稿人、日期等信息，并附上相關(guān)附件。2.審核（1）部門負(fù)責(zé)人對本部門起草的公文進(jìn)行審核，重點審核公文內(nèi)容是否符合公司政策法規(guī)、工作實際，格式是否規(guī)范，語言是否準(zhǔn)確等。（2）涉及多個部門的公文，由主辦部門牽頭，會同相關(guān)部門進(jìn)行會簽審核。會簽部門應(yīng)認(rèn)真提出意見和建議，確保公文質(zhì)量。3.簽發(fā)（1）公文經(jīng)審核無誤后，由擬稿部門負(fù)責(zé)人將公文送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（2）公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公文內(nèi)容和職責(zé)分工，對公文進(jìn)行簽發(fā)。重要公文需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。4.編號辦公室對已簽發(fā)的公文進(jìn)行編號登記。公文編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，確保公文編號的唯一性和連續(xù)性。5.排版辦公室根據(jù)公文格式要求，對公文進(jìn)行排版。排版應(yīng)做到頁面整潔、字體規(guī)范、格式統(tǒng)一。6.校對排版后的公文由擬稿人或?qū)Ｈ诉M(jìn)行校對。校對人員應(yīng)認(rèn)真核對公文內(nèi)容、格式、排版等，確保公文準(zhǔn)確無誤。7.印制校對無誤的公文，由辦公室安排專人進(jìn)行印制。印制公文應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的紙張和印刷設(shè)備，確保公文印制質(zhì)量。8.蓋章公文印制完成后，由辦公室負(fù)責(zé)加蓋公司印章。蓋章應(yīng)清晰、端正，確保印章與公文內(nèi)容一致。9.分發(fā)辦公室按照公文發(fā)送范圍，將公文分發(fā)給相關(guān)部門或單位。分發(fā)公文應(yīng)做好登記，注明分發(fā)日期、收件單位、份數(shù)等信息。（二）發(fā)文格式1.公文一般由發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。2.發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)使用公司全稱或規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為25mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。3.發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號組成。年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。4.標(biāo)題一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。5.主送機關(guān)編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)名稱移至版記。6.正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。7.附件說明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。8.成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），并在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。9.附注如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。10.附件附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。11.主題詞公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。主題詞用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。12.抄送機關(guān)如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標(biāo)句號。如需把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)置于版記上方，居左頂格，抄送機關(guān)置于主送機關(guān)下一行，居左頂格。13.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。（三）發(fā)文注意事項1.嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，可發(fā)可不發(fā)的公文堅決不發(fā)。2.公文內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，突出重點，避免冗長繁瑣。3.涉及多個部門的工作事項，應(yīng)加強溝通協(xié)調(diào)，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確一致。4.公文發(fā)送范圍應(yīng)根據(jù)工作需要嚴(yán)格確定，避免擴(kuò)大發(fā)送范圍。四、文件保密管理（一）保密措施1.對涉及公司機密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。密級文件應(yīng)標(biāo)明密級，采取專人保管、專柜存放等措施。2.在文件傳閱、辦理過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸機密文件。3.復(fù)印、打印機密文件應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)，并采取相應(yīng)的保密措施。復(fù)印件、打印件應(yīng)按原件密級進(jìn)行管理。（二）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對所接觸到的公司機密文件負(fù)有保密責(zé)任。2.因工作需要借閱機密文件的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露文件內(nèi)容。3.對違反保密制度，造成文件泄密的，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、文件保管與銷毀（一）文件保管1.公司設(shè)立專門的文件檔案室，用于存放各類文件檔案。檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，確保文件檔案的安全保管。2.歸檔文件應(yīng)按照分類編號順序進(jìn)行存放，便于查找和利用。3.定期對文件檔案進(jìn)行清查盤點，確保文件檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）文件銷毀1.對于已失去保存價值的文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀文件應(yīng)填寫銷毀清單，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行。2.文件銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。3.銷毀文件時，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。六、電子文件管理（一）電子文件的形成與收集1.公司各部門在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定及時進(jìn)行收集、整理。2.電子文件的內(nèi)容應(yīng)真實、完整，格式應(yīng)符合規(guī)范要求。（二）電子文件的存儲與管理1.設(shè)立電子文件存儲服務(wù)器，對電子文件進(jìn)行集中存儲。存儲服務(wù)器應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，對電子文件進(jìn)行分類編目，便于查找和利用。3.對