商城購(gòu)物卡管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司商城購(gòu)物卡的管理，確保購(gòu)物卡的發(fā)放、使用、回收等環(huán)節(jié)合法、合規(guī)、有序，保障公司和員工的權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因業(yè)務(wù)往來(lái)等原因涉及公司商城購(gòu)物卡管理的相關(guān)人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保購(gòu)物卡管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.公正性原則：購(gòu)物卡的發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)應(yīng)公平、公正，杜絕任何形式的偏袒和違規(guī)操作。3.保密性原則：涉及購(gòu)物卡管理的信息應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.監(jiān)督性原則：建立健全監(jiān)督機(jī)制，對(duì)購(gòu)物卡管理全過(guò)程進(jìn)行有效監(jiān)督，確保制度執(zhí)行到位。二、購(gòu)物卡的種類(lèi)及用途（一）購(gòu)物卡種類(lèi)1.公司自有商城通用購(gòu)物卡：可在公司指定的商城內(nèi)購(gòu)買(mǎi)各類(lèi)商品或服務(wù)。2.特定合作商家購(gòu)物卡：與公司有合作關(guān)系的特定商家發(fā)行的購(gòu)物卡，僅能在該商家使用。（二）用途1.員工福利：作為公司定期或不定期發(fā)放給員工的福利，用于員工日常消費(fèi)。2.業(yè)務(wù)往來(lái)：用于與合作伙伴、客戶(hù)等進(jìn)行商務(wù)溝通和關(guān)系維護(hù)，如贈(zèng)送禮品等。3.獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)：對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工、團(tuán)隊(duì)或在特定項(xiàng)目中做出突出貢獻(xiàn)的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。三、購(gòu)物卡的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.員工福利購(gòu)物卡申請(qǐng)人力資源部門(mén)根據(jù)公司年度福利計(jì)劃，確定購(gòu)物卡發(fā)放的時(shí)間、范圍和標(biāo)準(zhǔn)。各部門(mén)負(fù)責(zé)人統(tǒng)計(jì)本部門(mén)員工人數(shù)及應(yīng)發(fā)放購(gòu)物卡的數(shù)量，并填寫(xiě)《員工福利購(gòu)物卡申請(qǐng)表》，提交至人力資源部門(mén)。人力資源部門(mén)審核申請(qǐng)表信息無(wú)誤后，匯總編制《員工福利購(gòu)物卡申請(qǐng)匯總表》，報(bào)公司管理層審批。2.業(yè)務(wù)往來(lái)購(gòu)物卡申請(qǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)《業(yè)務(wù)往來(lái)購(gòu)物卡申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)購(gòu)物卡的用途、對(duì)象、金額等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門(mén)審核資金預(yù)算，審核通過(guò)后報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)購(gòu)物卡申請(qǐng)發(fā)起獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)的部門(mén)或項(xiàng)目組填寫(xiě)《獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)購(gòu)物卡申請(qǐng)表》，注明獎(jiǎng)勵(lì)原因、對(duì)象、購(gòu)物卡金額等內(nèi)容。申請(qǐng)表依次經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審核后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。（二）審批權(quán)限1.購(gòu)物卡申請(qǐng)金額在[X]元及以下的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.購(gòu)物卡申請(qǐng)金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.購(gòu)物卡申請(qǐng)金額超過(guò)[X]元的，由公司總經(jīng)理審批。四、購(gòu)物卡的采購(gòu)與發(fā)放（一）采購(gòu)1.根據(jù)審批通過(guò)的購(gòu)物卡申請(qǐng)匯總表，由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與選定的購(gòu)物卡供應(yīng)商進(jìn)行洽談，簽訂采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同應(yīng)明確購(gòu)物卡的種類(lèi)、數(shù)量、金額、有效期、使用范圍、退換貨規(guī)定等條款。3.財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同約定支付購(gòu)物卡采購(gòu)款項(xiàng)，并確保取得合法有效的發(fā)票。（二）發(fā)放1.員工福利購(gòu)物卡人力資源部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的《員工福利購(gòu)物卡申請(qǐng)匯總表》，將購(gòu)物卡發(fā)放至各部門(mén)。各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)領(lǐng)取購(gòu)物卡，并在《員工福利購(gòu)物卡發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。部門(mén)專(zhuān)人將購(gòu)物卡發(fā)放給本部門(mén)員工，員工在《員工福利購(gòu)物卡簽收表》上簽字領(lǐng)取。2.業(yè)務(wù)往來(lái)購(gòu)物卡財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的《業(yè)務(wù)往來(lái)購(gòu)物卡申請(qǐng)表》，將購(gòu)物卡交付給相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)。業(yè)務(wù)部門(mén)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)將購(gòu)物卡送達(dá)指定的合作伙伴或客戶(hù)，并要求對(duì)方在《業(yè)務(wù)往來(lái)購(gòu)物卡簽收單》上簽字確認(rèn)。3.獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)購(gòu)物卡發(fā)起獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)的部門(mén)或項(xiàng)目組根據(jù)審批通過(guò)的《獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)購(gòu)物卡申請(qǐng)表》，到財(cái)務(wù)部門(mén)領(lǐng)取購(gòu)物卡。部門(mén)或項(xiàng)目組將購(gòu)物卡發(fā)放給受獎(jiǎng)勵(lì)人員，并由受獎(jiǎng)勵(lì)人員在《獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)購(gòu)物卡簽收表》上簽字。五、購(gòu)物卡的使用與管理（一）使用范圍1.公司自有商城通用購(gòu)物卡應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定在公司指定的商城內(nèi)使用，可購(gòu)買(mǎi)商城內(nèi)陳列的各類(lèi)商品或服務(wù)。2.特定合作商家購(gòu)物卡只能在對(duì)應(yīng)的合作商家使用，不得跨商家使用。（二）使用規(guī)則1.購(gòu)物卡使用時(shí)應(yīng)遵循先消費(fèi)卡內(nèi)金額，后支付現(xiàn)金或其他支付方式的原則。2.員工在使用購(gòu)物卡購(gòu)買(mǎi)商品或服務(wù)時(shí)，應(yīng)要求商家開(kāi)具正規(guī)發(fā)票，并在發(fā)票上注明購(gòu)物卡支付字樣。3.購(gòu)物卡不得用于購(gòu)買(mǎi)法律法規(guī)禁止的商品或服務(wù)，不得進(jìn)行套現(xiàn)、轉(zhuǎn)賣(mài)等違規(guī)行為。（三）管理責(zé)任1.員工個(gè)人負(fù)責(zé)妥善保管自己領(lǐng)取的購(gòu)物卡，如因個(gè)人原因?qū)е沦?gòu)物卡丟失、損壞等，后果由員工自行承擔(dān)。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)監(jiān)督本部門(mén)員工購(gòu)物卡的使用情況，確保員工按照規(guī)定使用購(gòu)物卡。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)購(gòu)物卡的采購(gòu)、發(fā)放、使用等情況進(jìn)行賬務(wù)處理和記錄，并定期進(jìn)行核對(duì)和盤(pán)點(diǎn)。六、購(gòu)物卡的回收與作廢（一）回收1.在以下情況下，購(gòu)物卡需要進(jìn)行回收：?jiǎn)T工離職時(shí)，應(yīng)將未使用的購(gòu)物卡交回公司。因業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因，已發(fā)放的購(gòu)物卡不再適用，需要回收。2.員工離職時(shí)，所在部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)通知員工將未使用的購(gòu)物卡交回，并在《購(gòu)物卡回收登記表》上記錄回收情況。3.對(duì)于因業(yè)務(wù)調(diào)整等原因回收的購(gòu)物卡，由相關(guān)部門(mén)統(tǒng)一收集后交至財(cái)務(wù)部門(mén)。（二）作廢1.回收的購(gòu)物卡由財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理，定期核對(duì)盤(pán)點(diǎn)。2.對(duì)于確認(rèn)無(wú)法使用或已過(guò)期的購(gòu)物卡，財(cái)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)《購(gòu)物卡作廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明作廢原因、購(gòu)物卡卡號(hào)等信息。3.《購(gòu)物卡作廢申請(qǐng)表》經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。4.經(jīng)審批同意作廢的購(gòu)物卡，由財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行妥善處理，確保購(gòu)物卡信息不會(huì)泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)購(gòu)物卡的管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，包括購(gòu)物卡的申請(qǐng)、審批、采購(gòu)、發(fā)放、使用、回收、作廢等環(huán)節(jié)。2.審計(jì)檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)操作或管理漏洞，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.積極配合國(guó)家相關(guān)部門(mén)對(duì)公司購(gòu)物卡管理情況的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中提出的問(wèn)題，應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改，確保公司購(gòu)物卡管理活動(dòng)符合法律法規(guī)要求。八、違規(guī)處理（一）員工違規(guī)處理1.員工如有以下違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：違規(guī)使用購(gòu)物卡，如用于套現(xiàn)、轉(zhuǎn)賣(mài)、購(gòu)買(mǎi)禁止商品等，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即收回違規(guī)使用的購(gòu)物卡，并給予警告處分；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動(dòng)合同。因個(gè)人保管不善導(dǎo)致購(gòu)物卡丟失或損壞，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，由員工承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。提供虛假信息騙取購(gòu)物卡的，除收回購(gòu)物卡外，給予記過(guò)處分；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動(dòng)合同，并依法追究法律責(zé)任。2.員工對(duì)違規(guī)處理結(jié)果如有異議，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出申訴，公司將進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并給予答復(fù)。（二）管理人員違規(guī)處理1.管理人員在購(gòu)物卡管理過(guò)程中，如有濫用職權(quán)、徇私舞弊、違規(guī)審批等行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的行政處分，包括警告、記過(guò)、記大過(guò)、降職、撤職等；情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法