企業(yè)內部采購管理制度總則目的為規(guī)范企業(yè)內部采購行為，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本制度。適用范圍本制度適用于企業(yè)內部各部門的采購活動，包括但不限于辦公用品、設備物資、原材料等的采購?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和企業(yè)的相關規(guī)定。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保采購結果公正合理。4.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，嚴格履行采購合同，維護企業(yè)利益。采購組織與職責采購部門設置企業(yè)設立專門的采購部門，負責統(tǒng)一管理企業(yè)的采購工作。采購部門可根據(jù)業(yè)務需要，下設不同的采購小組，分別負責不同類型物資的采購。采購部門職責1.制定和完善采購管理制度、流程和標準。2.編制采購計劃，根據(jù)企業(yè)生產經營需求，合理安排采購任務。3.尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。4.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合企業(yè)利益。5.負責采購訂單的下達、跟蹤和協(xié)調，保證物資按時、按質、按量供應。6.對采購物資進行驗收，確保物資質量符合要求。7.處理采購過程中的糾紛和投訴，及時解決采購問題。8.定期對采購工作進行總結和分析，提出改進措施和建議。其他部門職責1.需求部門根據(jù)本部門業(yè)務需求，及時向采購部門提交采購申請。參與采購物資的技術規(guī)格制定和驗收工作。配合采購部門進行供應商選擇和采購談判。2.財務部門審核采購預算和采購合同，確保采購資金的合理使用。負責采購款項的支付和結算工作，對采購費用進行核算和監(jiān)督。3.質量部門制定采購物資的質量標準和驗收規(guī)范。參與采購物資的驗收工作，對物資質量進行檢驗和判定。采購流程采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.《采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購申請進行初步審核，核實采購需求的合理性和必要性。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關部門進行會審，會審通過后報企業(yè)領導審批。3.經審批后的《采購申請表》返回采購部門，作為采購工作的依據(jù)。供應商選擇與管理1.供應商尋找采購人員通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。建立供應商信息庫，收集供應商的基本資料、產品信息、價格信息、信譽情況等。2.供應商篩選與評估采購人員根據(jù)采購物資的要求，對潛在供應商進行篩選，確定入圍供應商名單。對入圍供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等方面。根據(jù)評估結果，對供應商進行分級管理，建立供應商檔案。3.供應商選擇在符合采購要求的供應商中，采購人員根據(jù)采購項目的特點和需求，選擇合適的供應商進行采購談判。采購談判應明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款，確保雙方達成一致意見。4.供應商管理采購部門定期對供應商進行評估和考核，根據(jù)考核結果調整供應商等級。與供應商保持良好的溝通與合作，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。建立供應商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對不符合要求的供應商進行淘汰。采購合同簽訂1.采購人員與選定的供應商簽訂采購合同，合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法、合規(guī)、合理。2.采購合同經采購部門負責人審核簽字后，報企業(yè)法務部門審核。3.經法務部門審核通過后的采購合同，由企業(yè)法定代表人或授權代表簽字蓋章生效。采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購合同，編制采購訂單，明確采購物資的詳細信息、交貨時間、交貨地點等要求。2.采購訂單經采購部門負責人審核簽字后，發(fā)送給供應商。采購跟蹤與協(xié)調1.采購人員定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通，了解物資的生產進度、發(fā)貨情況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應商無法按時、按質、按量交貨，采購人員應及時與供應商協(xié)商解決辦法，并采取相應的措施，如調整交貨期、更換供應商等，確保企業(yè)生產經營不受影響。3.采購過程中如出現(xiàn)糾紛或問題，采購人員應及時與供應商協(xié)商解決，協(xié)商不成的，可按照合同約定通過法律途徑解決。采購驗收1.物資到貨前，采購部門應通知質量部門、需求部門等相關人員做好驗收準備工作。2.物資到貨后，由質量部門按照質量標準和驗收規(guī)范進行檢驗，需求部門參與驗收工作，對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號等進行核對。3.驗收合格的物資，由驗收人員在《采購驗收單》上簽字確認；驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和《采購驗收單》，填寫《付款申請單》，經采購部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。2.財務部門對《付款申請單》進行審核，審核無誤后，按照企業(yè)資金管理制度和采購合同約定，辦理付款手續(xù)。3.采購付款應嚴格按照合同約定的付款方式和付款時間進行，確保企業(yè)資金的安全和合理使用。采購預算管理預算編制1.采購部門根據(jù)企業(yè)年度生產經營計劃和采購需求，編制年度采購預算。2.年度采購預算應明確采購物資的種類、數(shù)量、金額等信息，并按照企業(yè)預算管理要求進行細化和分解。3.采購預算經采購部門負責人審核簽字后，報企業(yè)財務部門審核。預算執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照采購預算執(zhí)行采購任務，不得超預算采購。2.如因特殊原因需要調整采購預算，采購部門應填寫《采購預算調整申請表》，詳細說明調整原因和調整金額，經采購部門負責人審核簽字后，報企業(yè)財務部門審核，審核通過后報企業(yè)領導審批。預算控制與分析1.財務部門定期對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行過程中存在的問題，并提出改進措施和建議。2.采購部門應配合財務部門做好采購預算的控制和分析工作，定期向財務部門報送采購預算執(zhí)行情況報告。采購風險管理風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，如供應商違約風險、質量風險、價格風險、合同風險等。2.根據(jù)風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施，降低采購風險。風險應對措施1.供應商違約風險選擇信譽良好、實力較強的供應商，并在采購合同中明確違約責任。加強對供應商的管理和監(jiān)督，定期評估供應商的履約能力。建立供應商違約預警機制，及時發(fā)現(xiàn)供應商可能出現(xiàn)的違約行為，并采取相應的措施。2.質量風險制定嚴格的采購物資質量標準和驗收規(guī)范，加強對采購物資的質量檢驗。選擇質量可靠的供應商，要求供應商提供質量保證文件。對質量不合格的物資，及時與供應商協(xié)商處理，確保企業(yè)利益不受損失。3.價格風險建立市場價格監(jiān)測機制，及時了解市場價格動態(tài)，合理確定采購價格。與供應商簽訂價格調整條款，根據(jù)市場價格變化情況及時調整采購價格。采用招標、詢價、談判等多種采購方式，選擇價格合理的供應商。4.合同風險加強采購合同管理，確保合同條款合法、合規(guī)、合理。對采購合同進行審核，避免合同漏洞和風險。嚴格按照合同約定履行雙方的權利和義務，及時處理合同糾紛。采購績效評估評估指標1.采購成本：包括采購價格、采購費用等，評估采購成本的降低情況。2.采購質量：評估采購物資的質量合格率。3.采購效率：包括采購周期、訂單處理時間等，評估采購工作的效率。4.供應商管理：評估供應商的滿意度、合作穩(wěn)定性等。5.合同執(zhí)行情況：評估采購合同的執(zhí)行率、準確率等。評估方法1.定期評估：采購部門定期對采購工作進行自我評估，填寫《采購績效評估表》，總結采購工作的成績和不足。2.綜合評估：企業(yè)定期組織相關部門對采購部門的工作進行綜合評估，評估結果作為采購部門績效考核的重要依據(jù)。評估結果應用1.根據(jù)采購績效評估結果，對采購部門和采購人員進行獎懲。2.對采購工作中存在的問題，及時進行分析和總結，提出改進措施和建議，不斷提高采購管理水平。監(jiān)督與檢查內部監(jiān)督1.企業(yè)內部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況等。2.采購部門應定期對采購工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。外部監(jiān)督1.接受政府有關部門的監(jiān)督檢查，