企業(yè)外協(xié)外購管理制度總則目的為加強公司外協(xié)外購管理，規(guī)范外協(xié)外購行為，確保外協(xié)外購產(chǎn)品和服務符合公司要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有外協(xié)外購活動，包括但不限于原材料采購、零部件加工、設備維修、技術服務等?；驹瓌t1.質(zhì)量優(yōu)先原則：外協(xié)外購產(chǎn)品和服務的質(zhì)量應符合公司規(guī)定的質(zhì)量標準和技術要求，確保公司產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定可靠。2.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制外協(xié)外購成本，降低公司運營成本，提高經(jīng)濟效益。3.供應商管理原則：建立科學合理的供應商評估和選擇機制，加強與供應商的合作與溝通，確保供應商提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務。4.合規(guī)合法原則：外協(xié)外購活動應遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保各項業(yè)務活動合法合規(guī)。職責分工采購部門1.負責制定采購計劃，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，及時準確地采購所需的原材料、零部件等物資。2.尋找、篩選、評估和選擇合格的供應商，建立供應商檔案，并定期進行考核評價。3.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，確保合同的有效履行。4.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應。5.負責采購成本的控制和核算，進行采購價格分析和談判，降低采購成本。需求部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃，提出準確的外協(xié)外購需求，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。2.參與供應商的評估和選擇工作，提供技術支持和質(zhì)量要求方面的意見。3.負責對外協(xié)外購產(chǎn)品和服務進行驗收，確保符合公司要求，并及時反饋驗收結(jié)果。4.協(xié)助采購部門處理采購過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)調(diào)解決與供應商之間的糾紛。質(zhì)量部門1.制定外協(xié)外購產(chǎn)品和服務的質(zhì)量檢驗標準和檢驗流程，負責對外協(xié)外購物資進行檢驗和驗證。2.對供應商的質(zhì)量管理體系進行評估和審核，確保供應商具備穩(wěn)定的質(zhì)量保證能力。3.參與供應商的選擇和評價工作，提供質(zhì)量方面的專業(yè)意見。4.負責處理外協(xié)外購產(chǎn)品和服務的質(zhì)量問題，跟蹤整改措施的落實情況，確保質(zhì)量問題得到有效解決。財務部門1.負責審核采購合同的付款條款，確保付款方式和時間符合公司財務規(guī)定。2.對外協(xié)外購費用進行核算和報銷，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保資金安全。3.協(xié)助采購部門進行采購成本分析和控制，提供財務數(shù)據(jù)支持和建議。供應商管理供應商選擇1.供應商篩選采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。根據(jù)公司的采購需求和供應商的經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、服務質(zhì)量等因素，對供應商進行初步篩選，確定潛在供應商名單。2.供應商評估采購部門組織相關部門（如質(zhì)量部門、需求部門等）對潛在供應商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)設備、工藝流程、質(zhì)量管理體系、人員資質(zhì)、環(huán)保情況等。質(zhì)量部門對供應商提供的樣品進行檢驗和測試，確保其質(zhì)量符合公司要求。需求部門根據(jù)供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格等方面的表現(xiàn)，對供應商進行綜合評價。3.供應商選擇采購部門根據(jù)供應商評估結(jié)果，選擇合格的供應商，并與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務。對于重要物資的供應商，應簽訂年度框架協(xié)議，約定采購價格、交貨期、質(zhì)量標準等條款，確保采購活動的穩(wěn)定性和連續(xù)性。供應商考核1.考核指標質(zhì)量指標：包括產(chǎn)品合格率、退貨率、質(zhì)量投訴率等。交貨指標：包括按時交貨率、交貨準確率等。價格指標：包括采購價格的合理性、價格波動情況等。服務指標：包括售后服務響應時間、服務質(zhì)量等。2.考核周期采購部門每月對供應商進行一次月度考核，每季度進行一次季度綜合考核，每年進行一次年度全面考核。3.考核方式采購部門收集供應商的相關數(shù)據(jù)，如質(zhì)量檢驗報告、交貨記錄、發(fā)票等，作為考核依據(jù)。質(zhì)量部門、需求部門等相關部門根據(jù)實際情況對供應商進行評價和打分，采購部門匯總各部門的考核結(jié)果，計算供應商的綜合得分。4.考核結(jié)果應用根據(jù)供應商的考核結(jié)果，采購部門對供應商進行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應商，給予優(yōu)先采購、增加采購量、延長合作期限等獎勵；對于考核不合格的供應商，發(fā)出整改通知，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，減少采購量直至終止合作。供應商淘汰1.對于出現(xiàn)以下情況之一的供應商，采購部門應及時予以淘汰：連續(xù)兩次季度考核不合格，且整改無效的。提供的產(chǎn)品或服務出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題，給公司造成重大損失的。違反法律法規(guī)或公司規(guī)章制度，嚴重損害公司利益的。經(jīng)營狀況惡化，無法正常履行合同義務的。2.采購部門在淘汰供應商后，應及時更新供應商信息庫，并通知相關部門停止與該供應商的合作。同時，對淘汰供應商的相關資料進行整理歸檔，以備查閱。外協(xié)外購流程采購申請1.需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、用途等信息，并提交給采購部門。2.《采購申請表》應經(jīng)需求部門負責人審核簽字后生效，確保申請內(nèi)容真實、準確、合理。采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對申請內(nèi)容進行審核，核實需求的合理性和必要性。2.根據(jù)采購金額的大小，按照公司的審批權限規(guī)定，將《采購申請表》提交給相應的領導進行審批。3.審批通過后，采購部門方可開展采購活動；審批不通過的，采購部門應及時與需求部門溝通，說明原因，并根據(jù)領導意見進行調(diào)整或重新申請。采購實施1.采購部門根據(jù)審批通過的《采購申請表》，選擇合適的供應商進行采購。對于金額較大、采購周期較長或技術復雜的項目，應采用招標、詢價、競爭性談判等方式進行采購，確保采購過程公平、公正、公開。2.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。3.采購部門跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應。如因供應商原因?qū)е陆回浹舆t或質(zhì)量問題，采購部門應及時要求供應商采取補救措施，并承擔相應的責任。到貨驗收1.物資到貨前，采購部門應提前通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準備工作。2.質(zhì)量部門按照既定的質(zhì)量檢驗標準和檢驗流程，對到貨物資進行檢驗和驗證。檢驗內(nèi)容包括物資的外觀、數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量證明文件等。3.需求部門根據(jù)采購合同和實際需求，對物資的功能、性能等進行驗收。4.驗收合格的物資，質(zhì)量部門和需求部門應在《驗收單》上簽字確認；驗收不合格的物資，質(zhì)量部門應出具《不合格報告》，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等，并跟蹤處理結(jié)果。付款結(jié)算1.采購部門收到供應商開具的發(fā)票后，應進行審核，確保發(fā)票內(nèi)容與采購合同一致，發(fā)票金額準確無誤。2.采購部門將審核通過的發(fā)票提交給財務部門，財務部門根據(jù)采購合同的付款條款和公司的財務制度進行付款審批。3.審批通過后，財務部門按照規(guī)定的付款方式和時間向供應商支付貨款，并進行賬務處理。風險管理風險識別1.采購部門、質(zhì)量部門、財務部門等相關部門應定期對公司的外協(xié)外購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質(zhì)量風險、價格波動風險、法律風險等。2.針對識別出的風險因素，應進行詳細的記錄和分析，評估其發(fā)生的可能性和影響程度。風險評估1.根據(jù)風險識別的結(jié)果，采用定性或定量的方法對風險進行評估，確定風險等級。2.對于高風險等級的風險因素，應制定相應的風險應對措施，優(yōu)先進行處理；對于低風險等級的風險因素，可進行適當?shù)谋O(jiān)控和管理。風險應對1.供應商違約風險加強供應商管理，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商，并與其簽訂詳細的采購合同，明確違約責任。建立供應商信用檔案，定期對供應商進行信用評估，及時發(fā)現(xiàn)和預警供應商違約風險。在采購合同中約定適當?shù)谋ＷC金條款或擔保措施，以降低供應商違約給公司造成的損失。2.質(zhì)量風險嚴格供應商選擇和評估程序，確保供應商具備穩(wěn)定的質(zhì)量保證能力。加強對采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收工作，嚴格按照質(zhì)量標準進行檢驗，確保不合格物資不進入公司。與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責任和賠償方式，要求供應商對質(zhì)量問題負責到底。3.價格波動風險關注市場價格動態(tài)，建立價格預警機制，及時掌握價格波動情況。在采購合同中約定價格調(diào)整條款，根據(jù)市場價格變化情況，合理調(diào)整采購價格。與供應商協(xié)商采用套期保值、簽訂長期合同等方式，鎖定采購價格，降低價格波動風險。4.法律風險加強對采購法律法規(guī)的學習和研究，確保采購活動合法合規(guī)。在采購合同簽訂前，由法務部門對合同條款進行審核，避免合同中存在法律漏洞和風險。對于重大采購項目，可聘請專業(yè)律師提供法律咨詢和服務，保障公司的合法權益。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對外協(xié)外購活動進行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、合同的簽訂與履行情況、供應商管理情況、采購成本控制情況等。2.審計部門應出具審計報告，對審計中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。日常監(jiān)督1.采購部門應建立健全采購臺賬，詳細記錄采購活動的全過程，包括采購申請、審批、采購實施、到貨驗收、付款結(jié)算等環(huán)節(jié)的相關信息。2.質(zhì)量部門、需求部門等相關部門應定期對采購物資的質(zhì)量和使用情況進行跟蹤檢查，及時反饋問題，協(xié)助