乙方供應材料管理制度一、總則（一）目的為加強公司對乙方供應材料的管理，確保材料質(zhì)量符合要求，按時供應，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于與公司簽訂材料供應合同的所有乙方供應商，涵蓋公司生產(chǎn)經(jīng)營所需的各類原材料、零部件、輔助材料等的供應管理。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：乙方供應的材料必須符合國家相關標準、行業(yè)標準以及公司規(guī)定的質(zhì)量要求，確保公司產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定可靠。2.按時供應原則：乙方應按照合同約定的時間和數(shù)量及時供應材料，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，避免因材料短缺導致生產(chǎn)延誤。3.成本效益原則：在保證材料質(zhì)量和供應及時性的前提下，通過合理的采購策略和供應商管理，降低材料采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。4.合作共贏原則：加強與乙方供應商的溝通與合作，建立長期穩(wěn)定的合作關系，實現(xiàn)互利共贏、共同發(fā)展。二、供應商選擇與評估（一）供應商選擇1.供應商篩選采購部門應根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，通過多種渠道收集潛在供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商信息進行初步篩選，建立供應商信息庫，內(nèi)容包括供應商基本情況、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、價格水平、售后服務等。2.供應商考察對于進入候選名單的供應商，采購部門應組織相關人員進行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應商的生產(chǎn)場地、設備設施、工藝流程、質(zhì)量管理、人員配備等方面?？疾旖Y束后，考察人員應撰寫考察報告，對供應商的綜合實力進行評估，提出是否選擇該供應商的建議。3.供應商選定根據(jù)考察報告和公司采購決策流程，確定最終的供應商。采購部門應與選定的供應商簽訂材料供應合同，明確雙方的權利和義務。（二）供應商評估1.定期評估采購部門應定期（每年至少一次）對乙方供應商進行評估。評估內(nèi)容包括材料質(zhì)量、供應及時性、價格合理性、售后服務等方面。評估方式可采用問卷調(diào)查、實地走訪、數(shù)據(jù)分析等多種形式，收集相關信息和數(shù)據(jù)。2.動態(tài)評估在日常合作過程中，如發(fā)現(xiàn)乙方供應商出現(xiàn)質(zhì)量問題、供應延誤、價格異常等情況，采購部門應及時進行動態(tài)評估，分析問題原因，采取相應措施。3.評估結果應用根據(jù)供應商評估結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、限期整改，如仍無改善，可考慮終止合作。三、材料采購合同管理（一）合同簽訂1.合同起草采購部門應根據(jù)與乙方供應商協(xié)商確定的條款，起草材料采購合同。合同內(nèi)容應包括合同雙方基本信息、材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。2.合同審核采購合同起草完成后，應提交公司法務部門、財務部門等相關部門進行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性、風險防范等方面。各審核部門應提出審核意見，采購部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善，確保合同質(zhì)量。3.合同簽訂經(jīng)審核通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權代表與乙方供應商簽訂。簽訂后的合同應加蓋雙方公章，并妥善保管。（二）合同執(zhí)行1.乙方通知采購部門應及時將簽訂的材料采購合同副本發(fā)送給乙方供應商，并要求乙方按照合同約定組織生產(chǎn)和供應。在合同執(zhí)行過程中，如因公司生產(chǎn)計劃調(diào)整、設計變更等原因需要變更合同條款，采購部門應及時與乙方供應商溝通協(xié)商，簽訂補充協(xié)議。2.交貨跟蹤采購部門應建立合同執(zhí)行跟蹤臺賬，對乙方供應商的交貨情況進行實時跟蹤。提前通知乙方預計交貨時間，提醒乙方按時交貨。在交貨前，采購部門應與乙方供應商確認貨物的準備情況，確保貨物按時、按質(zhì)、按量交付。3.驗收管理材料到貨后，采購部門應組織相關部門按照合同約定的質(zhì)量標準和驗收方式進行驗收。驗收內(nèi)容包括材料的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、質(zhì)量證明文件等方面。驗收合格的材料，采購部門應辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的材料，采購部門應及時通知乙方供應商，要求其限期更換或處理，并承擔相應的違約責任。（三）合同變更與終止1.合同變更在合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力、政策法規(guī)調(diào)整、市場變化等原因需要變更合同條款，采購部門應及時與乙方供應商協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議。合同變更涉及價格調(diào)整的，應按照公司價格管理規(guī)定辦理相關審批手續(xù)。2.合同終止合同期滿或雙方協(xié)商一致同意終止合同的，采購部門應及時通知乙方供應商辦理合同終止手續(xù)。合同終止后，雙方應按照合同約定進行結算和清理，確保雙方權利義務的履行完畢。四、材料質(zhì)量管理（一）質(zhì)量標準1.明確標準采購部門應在材料采購合同中明確規(guī)定材料的質(zhì)量標準，包括國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準等。如無相關標準，應雙方協(xié)商確定具體的質(zhì)量要求。質(zhì)量標準應詳細、具體，涵蓋材料的物理性能、化學性能、外觀質(zhì)量、尺寸精度等方面，確保雙方對質(zhì)量要求的理解一致。2.標準更新隨著行業(yè)技術的發(fā)展和市場需求的變化，采購部門應及時關注相關質(zhì)量標準的更新情況，如有必要，應與乙方供應商協(xié)商調(diào)整合同中的質(zhì)量標準。（二）質(zhì)量檢驗1.檢驗計劃采購部門應根據(jù)材料的性質(zhì)、用途、批量等因素，制定質(zhì)量檢驗計劃。檢驗計劃應明確檢驗項目、檢驗方法、檢驗頻次、檢驗人員等內(nèi)容。對于重要材料或關鍵工序所需材料，應增加檢驗頻次和檢驗項目，確保材料質(zhì)量符合要求。2.檢驗實施質(zhì)量檢驗人員應按照檢驗計劃對乙方供應的材料進行檢驗。檢驗過程中應嚴格按照規(guī)定的檢驗方法和標準進行操作，確保檢驗結果的準確性和可靠性。檢驗人員應做好檢驗記錄，包括檢驗時間、檢驗項目、檢驗結果、檢驗人員等信息，檢驗記錄應妥善保存，以備追溯。（三）不合格處理1.標識隔離經(jīng)檢驗不合格的材料，質(zhì)量檢驗人員應及時進行標識和隔離，防止不合格材料混入合格產(chǎn)品中。標識應清晰明確，注明不合格原因、批次等信息。2.通知整改采購部門應及時通知乙方供應商，告知其材料不合格的情況，并要求乙方供應商在規(guī)定時間內(nèi)分析原因，采取整改措施，重新提供合格材料。乙方供應商應將整改情況及時反饋給采購部門，采購部門應對整改情況進行跟蹤檢查。3.處理方式對于一般不合格材料，乙方供應商可采取返工、返修等方式進行處理，經(jīng)重新檢驗合格后可繼續(xù)使用。對于嚴重不合格材料，乙方供應商應予以更換或退貨處理，并承擔相應的損失。五、材料供應管理（一）供應計劃1.需求預測采購部門應定期收集公司各部門的材料需求信息，結合公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售訂單等情況，對材料需求進行預測。需求預測應考慮到季節(jié)性因素、市場波動等因素，盡量提高預測的準確性。2.供應計劃制定根據(jù)材料需求預測結果，采購部門制定材料供應計劃。供應計劃應明確材料的品種、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨時間等信息。供應計劃應提前與乙方供應商溝通協(xié)調(diào)，確保乙方供應商有足夠的時間組織生產(chǎn)和供應。（二）交貨管理1.交貨通知采購部門應在材料交貨前[X]天向乙方供應商發(fā)出交貨通知，明確交貨時間、交貨地點、交貨方式等信息。交貨通知應確保乙方供應商能夠準確理解，如有疑問，應及時溝通確認。2.交貨方式雙方應在合同中明確規(guī)定交貨方式，如乙方送貨上門、甲方自提等。交貨方式的選擇應綜合考慮運輸成本、貨物安全等因素。如采用乙方送貨上門方式，乙方應負責將貨物運輸至合同約定的交貨地點，并承擔運輸過程中的一切費用和風險。3.交貨驗收材料到貨后，采購部門應按照合同約定的驗收方式進行驗收。驗收合格的，采購部門應辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，按照不合格處理流程執(zhí)行。（三）供應協(xié)調(diào)1.溝通機制采購部門與乙方供應商應建立定期溝通機制，如每周召開一次供應協(xié)調(diào)會議，及時解決供應過程中出現(xiàn)的問題。雙方應指定專人負責溝通協(xié)調(diào)工作，確保信息傳遞及時、準確。2.問題解決在供應過程中，如出現(xiàn)供應延誤、質(zhì)量問題、價格波動等問題，采購部門應及時與乙方供應商溝通協(xié)商，分析問題原因，采取相應的解決措施。對于重大問題，應及時向上級領導匯報，共同研究解決方案，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動不受影響。六、材料價格管理（一）價格確定1.定價原則材料采購價格應遵循公平、公正、公開的原則，在保證質(zhì)量的前提下，通過市場調(diào)研、招標采購、談判協(xié)商等方式，選擇合理的價格。采購價格應參考同類產(chǎn)品市場價格水平，結合公司采購成本控制目標和供應商成本情況，綜合確定。2.價格審批采購部門應根據(jù)公司價格管理規(guī)定，對擬簽訂的材料采購合同價格進行審批。審批內(nèi)容包括價格的合理性、成本分析、價格比較等方面。對于金額較大的采購項目，應組織相關部門進行專題論證，確保價格決策的科學性和合理性。（二）價格調(diào)整1.調(diào)整因素在合同執(zhí)行過程中，如因市場原材料價格波動、政策法規(guī)調(diào)整、供應商成本變化等原因需要調(diào)整材料價格，采購部門應及時與乙方供應商溝通協(xié)商。價格調(diào)整應根據(jù)實際情況進行合理評估，確保調(diào)整后的價格符合市場行情和公司利益。2.調(diào)整程序乙方供應商提出價格調(diào)整申請后，采購部門應進行審核評估。如確需調(diào)整價格，采購部門應按照公司價格調(diào)整審批流程辦理相關手續(xù)。價格調(diào)整申請經(jīng)批準后，采購部門應與乙方供應商簽訂價格調(diào)整補充協(xié)議，并按照新的價格執(zhí)行。（三）價格監(jiān)督1.定期檢查采購部門應定期對材料采購價格進行檢查，與市場價格進行對比分析，評估價格的合理性。檢查內(nèi)容包括采購合同價格、實際采購價格、市場價格走勢等方面，及時發(fā)現(xiàn)價格異常情況。2.違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)采購人員在價格管理過程中存在違規(guī)行為，如謀取私利、故意抬高或壓低價格等，公司將按照相關規(guī)定進行嚴肅處理，追究其責任。七、付款管理（一）付款方式1.約定方式采購部門應在材料采購合同中明確規(guī)定付款方式，如貨到付款、分期付款、銀行承兌匯票等。付款方式的選擇應綜合考慮公司資金狀況、供應商要求等因素。貨到付款是指在材料到貨驗收合格后，公司按照合同約定的時間和金額支付貨款；分期付款是指在合同執(zhí)行過程中，按照約定的階段和比例支付貨款；銀行承兌匯票是指公司開具銀行承兌匯票支付貨款。2.特殊情況處理如因公司資金緊張等特殊情況需要變更付款方式，采購部門應與乙方供應商協(xié)商一致，并簽訂補充協(xié)議。（二）付款審批1.申請?zhí)峤徊少彶块T應在付款前按照公司財務審批流程提交付款申請，付款申請應包括合同編號、供應商名稱、付款金額、付款方式、付款理由等信息。付款申請應附上相關的發(fā)票、驗收報告、合同副本等證明文件，確保付款依據(jù)充分。2.審批流程付款申請?zhí)峤缓螅来谓?jīng)過采購部門負責人、財務部門負責人、分管領導、總經(jīng)理等審批環(huán)節(jié)。各審批環(huán)節(jié)應嚴格審核付款申請的真實性、合法性、合理性，確保付款安全。（三）逾期付款處理1.違約責任如公司未按照合同約定的時間支付貨款，應按照合同約定承擔逾期付款違約責任，如支付逾期利息等。采購部門應及時與乙方供應商溝通協(xié)商，說明逾期付款原因，爭取供應商的理解。2.后續(xù)處理對于長期逾期付款的情況，采購部門應制定專項解決方案，盡快安排資金支付貨款，避免影響雙方合作關系。同時，應分析逾期付款原因，采取相應措施加以改進，加強公司資金管理和付款流程控制。八、信息管理（一）供應商信息管理1.信息收集采購部門負責收集乙方供應商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量等信息，并建立供應商信息檔案。供應商信息檔案應及時更新，確保信息的準確性和完整性。2.信息共享采購部門應將供應商信息檔案與公司內(nèi)部相關部門共享，如生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、財務部門等，以便各部門在工作中能夠及時查閱和參考。（二）合同信息管理1.合同臺賬建立采購部門應建立材料采購合同臺賬，對合同的簽訂、執(zhí)行、變更、終止等情況進行詳細記錄。合同臺賬應包括合同編號、供應商名稱、合同名稱、簽訂時間、合同金額、交貨時間、付款方式、執(zhí)行情況等信息。2.合同檔案管理采購部門應妥善保管材料采購合同檔案，包括合同文本、補充協(xié)議、往來函件、驗收報告、付款憑證等相關資料。合同檔案應按照檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂，便于查閱和追溯。（三）供應信息管理1.供應數(shù)據(jù)統(tǒng)計采購部門應定期對材料供應情況進行統(tǒng)計分析，包括供應數(shù)量、供應及時性、質(zhì)量合格率等指標。供應數(shù)據(jù)統(tǒng)計應準確、及時，為公司決策提供有力支持。2.供應信息反饋采購部門應將材料供應情況及時反饋給公司內(nèi)部相關部門，如生產(chǎn)部門、銷售部門等，以便各部門及時調(diào)整生產(chǎn)經(jīng)營計劃。九、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計監(jiān)督公司審計部門應定期對材料采購業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查采購合同簽訂、執(zhí)行、付款等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和相關法律法規(guī)要求。審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。2.部門自查采購部門應定期對本部門的材料采購業(yè)務進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。自查內(nèi)容包括采購流程執(zhí)行情況、供應商管理、合同管理、質(zhì)量控制等方面。（二）供應商考核1.考核指標采購部門應建立供應商考核指標體系，包括材料質(zhì)量、供應及時性、價格合理性、售后服務等方面?？己酥笜?/p>