萬科公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強萬科公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于萬科公司總部及各下屬分公司、子公司，涵蓋公司在經(jīng)營管理、業(yè)務活動、企業(yè)文化建設等過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性和完整性原則檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實可靠，同時要確保檔案的全面性和系統(tǒng)性，涵蓋公司運營的各個方面。3.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、個人隱私等重要檔案進行保密管理，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應充分考慮公司各部門及員工對檔案利用的需求，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱和利用效率。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理工作，指導各部門檔案管理工作，對檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查。3.負責公司各類檔案的集中收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，建立健全檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。4.負責檔案的保管、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。6.組織開展檔案管理培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門職責1.各部門負責人為本部門檔案管理工作的第一責任人，負責組織本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.各部門應指定專人負責檔案管理工作，明確其職責和權限，確保檔案管理工作的順利開展。3.各部門在工作中形成的各類文件、資料、記錄等應及時整理歸檔，按照公司檔案管理要求進行分類、編號、裝訂等，并定期移交至綜合管理部門。4.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類萬科公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、管理制度、會議紀要、工作計劃與總結、行政公文、證照印章管理等方面的檔案。2.人力資源類：涵蓋員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動關系、人事檔案等方面的文件和資料。3.財務審計類：包含財務預算、決算、會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等檔案。4.市場營銷類：涉及市場調(diào)研、營銷策劃、廣告宣傳、銷售合同、客戶信息等方面的文件。5.工程管理類：包括項目規(guī)劃、設計圖紙、施工組織設計、工程進度、質量驗收、竣工驗收等檔案。6.成本管理類：有關成本預算、成本核算、成本控制、工程造價等方面的資料。7.采購管理類：涵蓋采購計劃、采購合同、供應商管理、采購招投標等檔案。8.法務合規(guī)類：包括法律事務處理、合同審查、合規(guī)檢查、訴訟仲裁等方面的文件。9.企業(yè)文化類：涉及公司文化建設、宣傳活動、員工文化生活等方面的資料。10.其他類：不屬于上述各類的其他檔案，如特殊項目資料、臨時工作文件等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+順序號”的結構，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.年度：采用公元紀年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如“23”代表2023年。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類，每類檔案賦予一個兩位數(shù)字代碼，具體如下：行政管理類：01人力資源類：02財務審計類：03市場營銷類：04工程管理類：05成本管理類：06采購管理類：07法務合規(guī)類：08企業(yè)文化類：09其他類：104.順序號：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，2023年形成的第一份行政管理類檔案編號為“2301001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在履行職能過程中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等，包括紙質文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、合作文件等。3.公司員工個人在工作中形成的重要業(yè)務資料、科研成果、獲獎證書等。4.公司舉辦的各類會議、活動、培訓等形成的文件和資料。5.公司收到的上級文件、來函、通知等。（二）收集要求1.各部門應建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的責任人、范圍、時間和要求，確保檔案收集工作的及時、準確、完整。2.檔案形成部門應在文件辦理完畢或工作結束后，及時將相關文件、資料整理歸檔，不得積壓或拖延。3.對于重要文件和資料，應實行“雙套制”管理，即同時保存紙質和電子兩種版本，確保檔案信息的安全和可利用。4.檔案收集過程中，應注意對文件的完整性和準確性進行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關部門或人員溝通解決。（三）整理方法1.檔案整理應遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等工作。分類應按照本制度規(guī)定的檔案分類標準進行，編號應確保唯一性，編目應準確反映檔案的內(nèi)容和特征，裝訂應整齊、牢固。3.對于紙質檔案，應去除金屬物，破損的文件應進行修復或復制，字跡模糊的應進行清晰處理。4.對于電子檔案，應按照電子文件管理要求進行整理，確保文件格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整、存儲安全。電子檔案應與紙質檔案相對應，建立準確的關聯(lián)關系。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。3.檔案庫房應實行專人管理，嚴格限制無關人員進入，確保檔案庫房的安全。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。主要包括公司章程、公司設立、變更、注銷等相關文件，重要的合同協(xié)議、財務審計報告、人事檔案等。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。（三）檔案保管措施1.建立健全檔案保管制度，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應的補救措施。2.對電子檔案應進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.按照檔案保管期限的要求，對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。對失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關業(yè)務專家。檔案鑒定小組負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和準確性。2.檔案的歷史價值和現(xiàn)實利用價值。3.檔案的保管期限是否合理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報公司分管領導審批。3.經(jīng)批準銷毀的檔案，由綜合管理部門指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的檔案應在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期、方式等信息，并永久保存。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員應根據(jù)《檔案查閱申請表》，在檔案管理系統(tǒng)中查詢檔案信息，并按照規(guī)定提供檔案查閱服務。查閱人員應在指定的檔案查閱室進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。3.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。如需復印檔案，應經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報綜合管理部門負責人審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自擴大借閱范圍，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。借閱期滿后，應及時歸還檔案。4.借閱重要檔案或涉及商業(yè)秘密、技術秘密、個人隱私等檔案的，應按照公司保密制度的要求進行管理，采取必要的保密措施。（三）外單位查閱與借閱外單位因工作需要查閱或借閱公司檔案的，應出具單位介紹信，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)公司分管領導批準后，到綜合管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱手續(xù)按照公司內(nèi)部人員查閱或借閱的規(guī)定執(zhí)行。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為公司各項工作提供便捷的檔案信息服務。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司現(xiàn)有紙質檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應確保檔案圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.檔案管理系統(tǒng)建設選用適合公司檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類、編號、編目、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應具備權限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計等功能，確保檔案信息的安全和保密。3.電子檔案管理加強對電子檔案的管理，建立電子檔案的元數(shù)據(jù)管理體系，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。電子檔案應按照規(guī)定進行分類存儲，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。