嚴(yán)格業(yè)務(wù)合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與自然人、法人及其他組織之間簽訂的各類業(yè)務(wù)合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上訂立合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和對(duì)方合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理部門及職責(zé)（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目的前期調(diào)研、談判、起草合同文本。2.對(duì)合同對(duì)方的主體資格、信用狀況等進(jìn)行初步審查。3.組織合同的履行，及時(shí)解決履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)收集、整理、保管與合同相關(guān)的資料。（二）法務(wù)部門1.參與重大合同的談判，提供法律意見和建議。2.對(duì)合同文本進(jìn)行合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。3.處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。4.開展法律培訓(xùn)，提高公司員工的法律意識(shí)和合同管理能力。（三）財(cái)務(wù)部門1.參與合同涉及財(cái)務(wù)條款的審核，提出財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控建議。2.根據(jù)合同約定，負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，確保資金安全。3.對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供依據(jù)。（四）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)合同管理制度的制定、修訂和完善。2.對(duì)合同簽訂、履行等過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查。3.負(fù)責(zé)合同檔案的統(tǒng)一管理。三、合同簽訂管理（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同項(xiàng)目的名稱、內(nèi)容、背景、預(yù)算等情況。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）合同起草1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同文本的起草。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等主要條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰的語(yǔ)言，避免歧義。對(duì)于格式合同，應(yīng)在遵循格式合同通用條款的基礎(chǔ)上，根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況填寫補(bǔ)充條款。（三）合同審核1.業(yè)務(wù)部門將起草好的合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見。2.同時(shí)，業(yè)務(wù)部門將合同文本送財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)條款審核，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)提出審核意見。3.各審核部門應(yīng)認(rèn)真審查合同條款，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通修改。業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善后，再次提交相關(guān)部門審核，直至審核通過(guò)。（四）合同審批1.審核通過(guò)的合同文本，按照公司審批流程進(jìn)行審批。合同金額在[X]萬(wàn)元以下的，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；合同金額在[X]萬(wàn)元以上（含[X]萬(wàn)元）的，還需經(jīng)總經(jīng)理審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，簽署審批意見。對(duì)于不同意簽訂的合同，應(yīng)說(shuō)明理由。（五）合同簽訂1.經(jīng)審批同意簽訂的合同，由業(yè)務(wù)部門與合同對(duì)方當(dāng)事人簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，如因特殊情況需要使用自制合同文本的，須經(jīng)法務(wù)部門審核同意。2.合同雙方應(yīng)在合同上加蓋公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。簽字蓋章應(yīng)齊全、清晰，符合法律規(guī)定。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分送法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、綜合管理部門等相關(guān)部門備案。四、合同履行管理（一）履行計(jì)劃制定1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。2.合同履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，并送相關(guān)部門備案。（二）履行情況跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行的具體實(shí)施，應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.對(duì)于合同履行過(guò)程中的重大事項(xiàng)或可能影響合同履行的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取相應(yīng)的措施。（三）合同變更管理1.合同履行過(guò)程中，如需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等情況。2.經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門審查通過(guò)后，合同雙方簽訂合同變更協(xié)議。3.合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同一并管理。（四）合同付款管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和業(yè)務(wù)部門提交的付款申請(qǐng)，審核付款條件是否成就。審核通過(guò)后，按照公司資金支付流程辦理付款手續(xù)。2.付款申請(qǐng)應(yīng)附合同副本、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)付款資料的真實(shí)性、完整性進(jìn)行審核。3.對(duì)于分期付款的合同，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款時(shí)間和金額進(jìn)行支付，并做好相應(yīng)的賬務(wù)處理。五、合同結(jié)算管理（一）結(jié)算申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門在合同履行完畢后，應(yīng)及時(shí)填寫《合同結(jié)算申請(qǐng)表》，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行結(jié)算。2.《合同結(jié)算申請(qǐng)表》應(yīng)包括合同編號(hào)、項(xiàng)目名稱、結(jié)算金額、已付款金額、應(yīng)付款金額等內(nèi)容，并附合同執(zhí)行情況報(bào)告、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。（二）結(jié)算審核1.財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的結(jié)算申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括合同條款的執(zhí)行情況、付款情況、發(fā)票開具情況、驗(yàn)收情況等。2.對(duì)于結(jié)算金額較大或存在爭(zhēng)議的合同，財(cái)務(wù)部門可會(huì)同業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核。（三）結(jié)算審批1.經(jīng)審核通過(guò)的合同結(jié)算申請(qǐng)，按照公司審批流程進(jìn)行審批。結(jié)算金額在[X]萬(wàn)元以下的，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；結(jié)算金額在[X]萬(wàn)元以上（含[X]萬(wàn)元）的，還需經(jīng)總經(jīng)理審批。2.審批人應(yīng)簽署審批意見，同意結(jié)算的，財(cái)務(wù)部門辦理結(jié)算手續(xù)；不同意結(jié)算的，應(yīng)說(shuō)明理由，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審批意見進(jìn)行整改。（四）結(jié)算支付1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批意見，辦理合同款項(xiàng)的結(jié)算支付。對(duì)于應(yīng)支付給合同對(duì)方的款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)足額支付；對(duì)于應(yīng)收回的款項(xiàng)，應(yīng)積極采取措施催收。2.結(jié)算支付完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)做好相應(yīng)的賬務(wù)處理，并將結(jié)算情況反饋給業(yè)務(wù)部門。六、合同終止管理（一）終止條件1.合同雙方按照合同約定全面履行完畢合同義務(wù)的，合同終止。2.合同因不可抗力或其他不可歸責(zé)于雙方的原因無(wú)法履行的，合同終止。3.合同經(jīng)雙方協(xié)商一致同意終止的，合同終止。4.合同因一方違約，另一方按照合同約定或法律規(guī)定解除合同的，合同終止。（二）終止程序1.合同終止時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同終止申請(qǐng)表》，說(shuō)明合同終止的原因、時(shí)間等情況。2.經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，提交法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)審查合同終止是否符合法律法規(guī)及合同約定，并出具審核意見。3.審核通過(guò)后，合同雙方簽訂合同終止協(xié)議。合同終止協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，以及合同終止后的后續(xù)事項(xiàng)處理。（三）終止后事項(xiàng)處理1.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)清理與合同相關(guān)的資料，將合同副本、履行記錄、結(jié)算憑證等資料整理歸檔，交綜合管理部門保管。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同終止協(xié)議的約定，辦理合同款項(xiàng)的結(jié)算和支付手續(xù)，結(jié)清債權(quán)債務(wù)。3.對(duì)于合同終止后可能產(chǎn)生的糾紛或遺留問(wèn)題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方溝通協(xié)商解決，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)將合同文本、相關(guān)審批文件、履行記錄、變更協(xié)議、終止協(xié)議等資料收集齊全。2.在合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)整理和保存與合同有關(guān)的各類文件、資料，確保檔案的完整性。（二）檔案整理1.綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括分類、編號(hào)、裝訂、編目等。2.合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類存放，并編制相應(yīng)的目錄清單，便于查詢和管理。（三）檔案保管1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的保管設(shè)備，確保合同檔案的安全。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。檔案保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，查閱人應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱期限等。2.經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，查閱人方可查閱合同檔案。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室或進(jìn)行涂改、復(fù)印、拍照等行為。3.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)將合同檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。八、合同監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司合同簽訂、履行、變更、終止等全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.合同管理制度的執(zhí)行情況，包括合同立項(xiàng)、起草、審核、審批、簽訂、履行、結(jié)算、終止等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.合同對(duì)方的主體資格、信用狀況等是否發(fā)生變化，合同履行過(guò)程中是否存在風(fēng)險(xiǎn)。3.合同檔案的管理情況，包括檔案的收集、整理、保管、查閱等是否規(guī)范。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門定期對(duì)公司合同管理情況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，并形成檢查報(bào)告。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，綜合管理部門可對(duì)部分合同進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同管理中存在的問(wèn)題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)合同管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或重大合同項(xiàng)目，綜合管理部門可組織專項(xiàng)檢查，深入分析問(wèn)題原因，提出改進(jìn)措施。（四）問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)《合同管理問(wèn)題整改通知書》，明確整改要求和整改期限。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真制定整改措施，按時(shí)完成整改任務(wù)，并將整改情況書面報(bào)告綜合管理部門。3.綜合管理部門對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問(wèn)題得到徹底解決。對(duì)整改不力的部門和個(gè)人，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行問(wèn)責(zé)。九、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂前，應(yīng)充分了解合同對(duì)方的情況，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并采取相應(yīng)的防范措施。2.在合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)與合同對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，避免糾紛的發(fā)生。3.法務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同管理的法律指導(dǎo)，定期組織法律培訓(xùn)，提高公司員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。（二）糾紛處理程序1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并會(huì)同法務(wù)部門進(jìn)行調(diào)查了解，收集相關(guān)證據(jù)材料。2.法務(wù)部門根據(jù)糾紛情況，制定糾紛處理方案，明確處理方式、責(zé)任人員、處理期限等。3.對(duì)于能夠協(xié)商解決的糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極與合同對(duì)方協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成和解協(xié)議。協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)遵循公平、公正、合法的原則，維護(hù)公司合法權(quán)益。4.對(duì)于協(xié)商不成的糾紛，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)代表公司提起訴訟或申請(qǐng)仲裁。在訴訟或仲裁過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照法律程序進(jìn)行，提供充分的證據(jù)