交易前后采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司采購活動，加強(qiáng)采購管理，確保采購工作的順利進(jìn)行，保障公司物資供應(yīng)，降低采購成本，提高采購效率和質(zhì)量，維護(hù)公司利益。2.適用范圍本制度適用于公司所有采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。效益原則：在滿足公司需求的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，確保所有供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會。誠實(shí)守信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的義務(wù)。二、采購計(jì)劃管理1.需求預(yù)測各部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、銷售計(jì)劃等，提前預(yù)測物資需求，并填寫《物資需求預(yù)測表》，提交給采購部門。采購部門應(yīng)定期收集、整理各部門的需求預(yù)測信息，進(jìn)行分析和匯總，形成公司整體的物資需求預(yù)測報(bào)告。2.采購計(jì)劃制定采購部門根據(jù)物資需求預(yù)測報(bào)告，結(jié)合庫存情況，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計(jì)劃作為采購工作的依據(jù)。3.采購計(jì)劃調(diào)整在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整、設(shè)計(jì)變更等原因，需要對采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整的，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)填寫《采購計(jì)劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，提交給采購部門。采購部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，并重新報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況等資料。采購人員應(yīng)根據(jù)采購物資的要求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并對其進(jìn)行實(shí)地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評審，評審合格的供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商評價(jià)采購部門應(yīng)定期對合格供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)，評價(jià)周期為每年一次。評價(jià)內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。采購人員應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的評價(jià)結(jié)果，填寫《供應(yīng)商評價(jià)表》，對供應(yīng)商進(jìn)行打分。評價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。對于評價(jià)結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求的，應(yīng)將其從合格供應(yīng)商名錄中刪除。3.供應(yīng)商激勵(lì)與約束采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、優(yōu)先付款等。同時(shí)，采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對違反合同約定的供應(yīng)商進(jìn)行處罰，如扣除貨款、暫停合作等。四、采購流程管理1.采購申請各部門根據(jù)實(shí)際需求，填寫《采購申請表》，注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等內(nèi)容，并提交給采購部門?！恫少徤暾埍怼窇?yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購詢價(jià)采購部門收到采購申請后，應(yīng)根據(jù)采購物資的特點(diǎn)和市場情況，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。采購人員應(yīng)向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，詢價(jià)函應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。3.采購比價(jià)采購人員收到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)后，應(yīng)進(jìn)行比價(jià)分析。比價(jià)內(nèi)容包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。采購人員應(yīng)填寫《采購比價(jià)表》，對各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，并推薦合適的供應(yīng)商。4.采購合同簽訂采購部門根據(jù)采購比價(jià)結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商后，應(yīng)與其簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購合同應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購合同作為雙方履行合同的依據(jù)。5.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同，填寫《采購訂單》，下達(dá)給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求，并要求供應(yīng)商確認(rèn)。供應(yīng)商確認(rèn)采購訂單后，采購訂單生效。采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。6.采購驗(yàn)收采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格的物資辦理入庫手續(xù)，檢驗(yàn)不合格的物資應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。采購人員應(yīng)參與采購物資的驗(yàn)收工作，對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。7.采購付款采購物資驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同的約定，填寫《付款申請表》，提交給財(cái)務(wù)部門。付款申請表應(yīng)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格、發(fā)票號碼等內(nèi)容，并附上采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)資料。財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核付款申請表及相關(guān)資料，確認(rèn)無誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別，識別內(nèi)容包括市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等方面。采購人員應(yīng)關(guān)注市場動態(tài)，及時(shí)了解市場價(jià)格波動、供應(yīng)短缺等情況，評估市場風(fēng)險(xiǎn)對采購活動的影響。采購人員應(yīng)加強(qiáng)對采購物資質(zhì)量的控制，嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，評估質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響。采購人員應(yīng)選擇合適的供應(yīng)商，加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，評估供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)對采購活動的影響。采購人員應(yīng)認(rèn)真審核采購合同，確保合同條款合法、合規(guī)、合理，評估合同風(fēng)險(xiǎn)對公司權(quán)益的影響。采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)，確保付款安全，評估付款風(fēng)險(xiǎn)對公司資金流動的影響。2.風(fēng)險(xiǎn)評估采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別結(jié)果，對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性、風(fēng)險(xiǎn)影響程度等方面。采購人員應(yīng)采用定性或定量的方法，對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，并確定風(fēng)險(xiǎn)等級。風(fēng)險(xiǎn)等級分為高、中、低三個(gè)等級。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)制定詳細(xì)的應(yīng)對預(yù)案，并及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對于市場風(fēng)險(xiǎn)，采購部門可以采取套期保值、簽訂長期合同等措施進(jìn)行應(yīng)對。對于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，采購部門可以加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理、增加檢驗(yàn)頻次等措施進(jìn)行應(yīng)對。對于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，采購部門可以建立供應(yīng)商備份機(jī)制、加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督等措施進(jìn)行應(yīng)對。對于合同風(fēng)險(xiǎn)，采購部門可以加強(qiáng)對合同的審核、簽訂補(bǔ)充協(xié)議等措施進(jìn)行應(yīng)對。對于付款風(fēng)險(xiǎn)，采購部門可以嚴(yán)格按照合同約定付款、加強(qiáng)對付款流程的監(jiān)控等措施進(jìn)行應(yīng)對。六、采購績效評估1.評估指標(biāo)采購部門應(yīng)建立采購績效評估指標(biāo)體系，評估指標(biāo)包括采購成本、采購質(zhì)量、采購效率、供應(yīng)商管理等方面。采購成本指標(biāo)包括采購價(jià)格、采購費(fèi)用等；采購質(zhì)量指標(biāo)包括物資合格率、退貨率等；采購效率指標(biāo)包括采購周期、訂單處理及時(shí)率等；供應(yīng)商管理指標(biāo)包括供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率等。2.評估方法采購部門應(yīng)定期對采購績效進(jìn)行評估，評估周期為每季度一次。評估方法可以采用定量分析與定性分析相結(jié)合的方法。采購人員應(yīng)根據(jù)采購績效評估指標(biāo)體系，收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，進(jìn)行分析和計(jì)算，得出采購績效評估結(jié)果。采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對采購績效評估結(jié)果進(jìn)行討論和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施。3.評估結(jié)果應(yīng)用采購部門應(yīng)將采購績效評估結(jié)果與采購人員的績效考核掛鉤，對績效優(yōu)秀的采購人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對績效較差的采購人員進(jìn)行批評教育或采取其他處罰措施。采購部門應(yīng)根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購管理制度進(jìn)行完善和優(yōu)化，不斷提高采購管理水平。七、采購監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況、采購資金的使用情況等方面。采購部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)部門的工作，提供