oppo檔案管理制度總則目的為加強(qiáng)OPPO公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于OPPO公司總部及各分公司、子公司的各類檔案管理。檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、信函、圖紙、照片、音像資料等。管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.分類管理原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全和保密，防止檔案的損壞、丟失和泄露。檔案管理職責(zé)檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交公司檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作。3.配合公司檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。4.遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。檔案的收集與整理收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、訂單等。3.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。4.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。5.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件等。7.公司的市場(chǎng)調(diào)研資料、營(yíng)銷策劃方案、客戶信息等。8.公司的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。9.公司的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等。10.其他具有保存價(jià)值的文件和資料。收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案收集齊全，不得遺漏。2.檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁(yè)等情況，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)充。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行收集，確保文件的可讀性和可利用性。整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)分類。3.便于保管和利用。整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容性質(zhì)、形成時(shí)間、來(lái)源等進(jìn)行分類，如分為行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。檔案的歸檔與保管歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在檔案形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交公司檔案管理部門。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。歸檔要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔的檔案應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔，并確保兩者內(nèi)容一致。保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，公司的年度財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[X]年，包括公司的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，包括一般性的文件、資料等。保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案的分類進(jìn)行存放。檔案的保管檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行檢查，每年至少檢查[X]次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)檢查情況應(yīng)進(jìn)行記錄，并建立檔案保管檢查臺(tái)賬。檔案的查閱與利用查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必要時(shí)需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱要求1.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱和利用情況進(jìn)行登記，包括查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、利用目的等。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，可進(jìn)行銷毀。鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案的清單。2.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核，確定是否銷毀。3.經(jīng)鑒定小組審核通過(guò)的擬銷毀檔案，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀。銷毀記錄1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的銷毀情況進(jìn)行記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等。2.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理的效率和水平，為公司的決策提供有力支持。信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)化為電子文件，并進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保數(shù)據(jù)的安全和保密。信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，及