企業(yè)檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為企業(yè)各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案歸檔管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：歸檔的檔案必須是企業(yè)在各項活動中直接形成的、具有保存價值的原始記錄，保證檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集企業(yè)各類檔案，保證檔案的種類、內(nèi)容和載體的完整性。4.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、分類、編號等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于查找和利用。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及企業(yè)機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置企業(yè)設(shè)立獨立的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理企業(yè)檔案工作。檔案管理部門可根據(jù)實際情況下設(shè)檔案庫房、檔案整理室、檔案查閱室等工作區(qū)域。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)實際情況，制定、修訂和完善檔案歸檔管理制度及相關(guān)操作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)接收、收集企業(yè)各部門形成的各類檔案，對收集到的檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管：建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，對檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全與完整。定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，對破損、褪色等檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.檔案利用服務(wù)：建立檔案查閱利用制度，為企業(yè)內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。積極拓展檔案利用渠道，為企業(yè)的經(jīng)營決策、生產(chǎn)管理、技術(shù)創(chuàng)新等提供信息支持。5.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案管理信息化工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和安全管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。6.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實際價值，提出檔案存毀意見。對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理，確保檔案信息的安全性和保密性。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)：對企業(yè)各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員和兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。8.檔案統(tǒng)計與分析：建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時掌握檔案工作動態(tài)，為企業(yè)檔案管理決策提供依據(jù)。三、檔案分類與編號（一）檔案分類企業(yè)檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，企業(yè)章程、制度、辦法，行政公文、函件、通知，工作計劃、總結(jié)、報告，人事任免、獎懲、培訓(xùn)等文件材料。2.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件材料。3.經(jīng)營管理類：涵蓋企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略、規(guī)劃、計劃，市場調(diào)研、分析報告，市場營銷、客戶管理文件，合同協(xié)議、招投標(biāo)文件，財務(wù)管理、審計、稅務(wù)文件，物資采購、庫存管理文件等。4.生產(chǎn)管理類：涉及生產(chǎn)計劃、調(diào)度、組織，質(zhì)量管理、安全管理、設(shè)備管理，技術(shù)研發(fā)、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等文件材料。5.技術(shù)研發(fā)類：包括科研項目立項、研究、驗收文件，技術(shù)創(chuàng)新成果、專利、著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)文件，技術(shù)資料、圖紙、實驗報告等。6.產(chǎn)品銷售類：包含產(chǎn)品銷售合同、訂單、發(fā)貨記錄，銷售渠道、客戶反饋、市場推廣等文件材料。7.人力資源類：有人力資源規(guī)劃、招聘、培訓(xùn)、績效管理、薪酬福利、員工檔案等文件。8.財務(wù)審計類：包括財務(wù)預(yù)算、決算、報表，會計憑證、賬簿，審計報告、內(nèi)部審計文件等。9.法務(wù)合規(guī)類：涉及法律事務(wù)、合規(guī)管理、風(fēng)險防控等方面的文件材料，如合同審查意見、訴訟案件文件、合規(guī)檢查報告等。10.其他類：不屬于上述各類的其他具有保存價值的文件材料，如聲像檔案、實物檔案等。（二）編號規(guī)則1.一級分類編號：采用大寫英文字母表示，如行政管理類編號為“A”，黨群工作類編號為“B”，以此類推。2.二級分類編號：在一級分類編號后加兩位數(shù)字表示，如行政管理類中的行政公文編號為“A01”，人事任免編號為“A02”等。3.三級分類編號：在二級分類編號后再加兩位數(shù)字表示，如行政公文中的公司發(fā)文編號為“A0101”，部門發(fā)文編號為“A0102”等。4.檔案案卷編號：按照檔案整理的先后順序，從“001”開始依次編號。四、檔案歸檔要求（一）歸檔范圍企業(yè)各部門在工作活動中形成的具有保存價值的各種形式和載體的文件材料，均應(yīng)按照本制度規(guī)定進(jìn)行歸檔。具體歸檔范圍包括但不限于：1.紙質(zhì)文件：包括公文、報表、合同、協(xié)議、信函、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告、人事檔案材料等。2.電子文件：包括辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文檔、電子郵件、電子報表、數(shù)據(jù)庫文件等。3.聲像檔案：包括照片、錄音帶、錄像帶、光盤等，記錄企業(yè)重要活動、會議、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等方面的影像資料。4.實物檔案：包括企業(yè)獲得的獎杯、獎牌、證書、印章、紀(jì)念品等具有保存價值的實物。（二）歸檔時間1.文書檔案：各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢。2.會計檔案：按照國家有關(guān)會計檔案管理規(guī)定，在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案管理部門保管。3.項目檔案：項目完成后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項目驗收后三個月內(nèi)將項目文件材料整理歸檔。4.聲像檔案和實物檔案：相關(guān)活動結(jié)束后，應(yīng)及時整理歸檔。（三）歸檔要求1.文件材料齊全完整：歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，能夠準(zhǔn)確反映企業(yè)各項工作活動的全貌。對于重要文件的定稿、修改稿、附件等應(yīng)一并歸檔。2.文件格式規(guī)范：紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，字跡清晰、工整，紙張規(guī)格統(tǒng)一。電子文件應(yīng)采用通用格式，確保長期可讀。聲像檔案應(yīng)圖像清晰、聲音清楚，標(biāo)注準(zhǔn)確的時間、地點、人物等信息。實物檔案應(yīng)保持完好，并附上相關(guān)說明材料。3.分類準(zhǔn)確：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對歸檔文件材料進(jìn)行準(zhǔn)確分類，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。4.編號清晰：按照檔案編號規(guī)則，對每一份檔案進(jìn)行編號，并在檔案封面、目錄等位置清晰標(biāo)注編號。5.裝訂整齊：紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案的牢固和美觀。五、檔案整理與編目（一）檔案整理1.區(qū)分全宗：以企業(yè)為一個全宗，將企業(yè)各部門形成的檔案按照全宗進(jìn)行整理，保持全宗內(nèi)檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類組卷：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將歸檔文件材料進(jìn)行分類，同一類別的文件材料按照一定的原則和方法組成案卷。卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定的順序排列，一般為批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后等。3.編頁號：對紙質(zhì)檔案的每一頁進(jìn)行編號，編號位置應(yīng)統(tǒng)一、固定，便于查找和統(tǒng)計。4.裝訂：對整理好的案卷進(jìn)行裝訂，確保案卷的整齊、牢固。（二）檔案編目1.編制案卷目錄：按照案卷整理順序，依次填寫案卷目錄，包括案卷編號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目。2.編制卷內(nèi)文件目錄：對卷內(nèi)每一份文件材料進(jìn)行編目，包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。3.編制備考表：在案卷末尾附上備考表，注明本案卷的整理情況、缺損情況、補(bǔ)充情況等信息。六、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案庫房選址：檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和水源的地方，確保檔案存放安全。2.庫房面積與布局：根據(jù)企業(yè)檔案數(shù)量和發(fā)展規(guī)劃，合理確定檔案庫房面積。庫房應(yīng)分為不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。3.設(shè)施配備：檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)控設(shè)備、照明設(shè)備等，確保檔案的安全與完整。（二）檔案保管措施1.上架存放：檔案應(yīng)按照全宗、類別、年度、保管期限等順序上架存放，便于查找和管理。2.溫濕度控制：檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。定期對庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，采取相應(yīng)的調(diào)控措施。3.防火防盜：檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材。嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。4.防蟲防霉：定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害、霉變等情況及時采取防治措施?？刹捎梦锢?、化學(xué)等方法進(jìn)行防蟲防霉處理，如放置驅(qū)蟲藥、防霉劑等。5.檔案保護(hù)：對珍貴、易損檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制備份、密封保存、加固修復(fù)等，確保檔案的原始風(fēng)貌和歷史價值。七、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理制度，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務(wù)企業(yè)原則：檔案利用工作應(yīng)以服務(wù)企業(yè)發(fā)展為宗旨，為企業(yè)的經(jīng)營決策、生產(chǎn)管理、技術(shù)創(chuàng)新等提供有力支持。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。同時，要采取必要的安全措施，防止檔案丟失、損壞等情況發(fā)生。（二）利用方式1.查閱：企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱登記。查閱人員應(yīng)在指定的查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。到期應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，加蓋檔案管理部門印章后生效。（三）利用登記與跟蹤管理檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、查閱或借閱時間、檔案名稱、數(shù)量、用途等信息。同時，要對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤管理，及時了解檔案的使用情況和歸還情況，確保檔案的安全與完整。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要程度、保管期限等因素，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。一般來說，檔案保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。3.鑒定程序：檔案鑒定工作小組定期對檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件審查檔案的保存價值。對擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細(xì)說明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限、鑒定依據(jù)等信息。經(jīng)檔案鑒定工作小組集體討論通過后，報企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案銷毀1.銷毀審批：經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意銷毀的檔案，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。2.銷毀方式：檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀記錄：檔案管理部門應(yīng)做好檔案銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并將銷毀記錄歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為企業(yè)信息化建設(shè)提供有力支持。（二）數(shù)字化檔案采集1.掃描范圍：對企業(yè)具有保存價值的紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實物檔案等進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。2.掃描標(biāo)準(zhǔn)：紙質(zhì)檔案掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像清晰、完整，色彩還原準(zhǔn)確。聲像檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，確保聲音和圖像質(zhì)量。實物檔案應(yīng)拍攝多角度照片，并附上文字說明，進(jìn)行數(shù)字化存儲。3.數(shù)據(jù)錄入：對掃描后的電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，包括檔案編號、題名、年度、保管期限、責(zé)任者、日期等信息，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。（三）檔案信息管理系統(tǒng)功能1.檔案存儲：將數(shù)字化檔案存儲在檔案信息管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)檔案的集中管理和共享。2.檢索查詢：提供多種檢索查詢方式，如按檔案編號、題名、年度、保管期限、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.利用服務(wù)：實現(xiàn)檔案在線查閱、借閱、復(fù)制等功能，用戶可通過系統(tǒng)提交申請，經(jīng)審批后進(jìn)行相應(yīng)操作。同時，系統(tǒng)應(yīng)記錄利用情況，便于跟蹤管理。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案信息進(jìn)行分級管理，確保檔案信息的安全性和保密性。5.統(tǒng)計分析：對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計