中建員工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司員工檔案管理，規(guī)范檔案管理工作流程，維護(hù)員工檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮員工檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：?jiǎn)T工檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的工作經(jīng)歷、學(xué)歷、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等情況。2.完整性原則：全面收集員工在各個(gè)階段形成的各類文件資料，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守檔案管理的保密規(guī)定，妥善保管員工檔案，防止檔案信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、崗位調(diào)整、考核獎(jiǎng)懲等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保持檔案與員工實(shí)際情況的一致性。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.履歷材料：包括員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、工作經(jīng)歷、職務(wù)變動(dòng)情況等。2.身份證明材料：身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書等復(fù)印件。3.入職材料：入職申請(qǐng)表、勞動(dòng)合同、就業(yè)報(bào)到證、人事關(guān)系轉(zhuǎn)移證明等。（二）教育培訓(xùn)材料1.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)的記錄，包括培訓(xùn)證書、培訓(xùn)報(bào)告、學(xué)習(xí)心得等。2.學(xué)歷教育材料：高中及以上學(xué)歷的學(xué)籍檔案、成績(jī)單、畢業(yè)生登記表等。（三）考核評(píng)價(jià)材料1.績(jī)效考核記錄：月度、季度、年度績(jī)效考核結(jié)果及評(píng)價(jià)意見。2.崗位評(píng)價(jià)材料：崗位勝任力評(píng)估、崗位調(diào)整評(píng)價(jià)等相關(guān)材料。3.專項(xiàng)考核材料：如項(xiàng)目考核、技能考核、廉政考核等材料。（四）薪資福利材料1.薪資調(diào)整記錄：薪資變動(dòng)審批表、薪資調(diào)整通知等。2.福利發(fā)放記錄：各類補(bǔ)貼、獎(jiǎng)金、福利的發(fā)放明細(xì)及相關(guān)審批材料。（五）獎(jiǎng)懲材料1.獎(jiǎng)勵(lì)材料：公司內(nèi)部表彰、榮譽(yù)稱號(hào)、上級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)等相關(guān)文件及證書。2.處罰材料：違紀(jì)處分決定、警告、記過、降職、辭退等相關(guān)文件。（六）職業(yè)發(fā)展材料1.職業(yè)規(guī)劃材料：?jiǎn)T工個(gè)人職業(yè)規(guī)劃書、職業(yè)發(fā)展面談?dòng)涗浀取?.晉升材料：晉升審批表、晉升述職報(bào)告、民主測(cè)評(píng)結(jié)果等。（七）其他材料1.勞動(dòng)合同變更、解除、終止材料：相關(guān)協(xié)議及審批文件。2.員工離職材料：離職申請(qǐng)表、離職面談?dòng)涗洝㈦x職手續(xù)辦理清單等。3.其他與員工工作相關(guān)的重要材料：如體檢報(bào)告、工作成果證明、科研項(xiàng)目材料等。三、檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定、修訂員工檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理員工的各類檔案材料，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案保管與維護(hù)：妥善保管員工檔案，做好檔案的安全保密工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保檔案的質(zhì)量。4.檔案查閱與借閱管理：按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行登記和跟蹤。5.檔案信息化管理：推進(jìn)員工檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索和利用。6.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司人力資源決策提供依據(jù)。（二）各部門1.協(xié)助檔案收集：負(fù)責(zé)本部門員工檔案材料的形成、積累和整理工作，并及時(shí)移交人力資源部門。2.提供檔案信息：根據(jù)工作需要，向人力資源部門提供員工的相關(guān)檔案信息，配合人力資源部門做好檔案管理工作。（三）員工本人1.檔案信息維護(hù)：及時(shí)向公司提供真實(shí)、準(zhǔn)確的個(gè)人信息和相關(guān)材料，如有信息變更，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)告知人力資源部門。2.配合檔案管理工作：配合公司做好檔案的查閱、借閱等工作，遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門員工檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.員工應(yīng)主動(dòng)配合所在部門和人力資源部門，按時(shí)提交個(gè)人相關(guān)材料。3.對(duì)于新入職員工，人力資源部門應(yīng)在入職一個(gè)月內(nèi)收集齊全其檔案材料。（二）整理流程1.分類：按照檔案內(nèi)容的類別，將收集到的檔案材料進(jìn)行分類，如個(gè)人基本信息、教育培訓(xùn)、考核評(píng)價(jià)、薪資福利、獎(jiǎng)懲、職業(yè)發(fā)展等。2.排序：對(duì)每一類檔案材料按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。3.編目：編制檔案材料目錄，注明每份材料的名稱、日期、頁(yè)碼等信息，以便查閱。4.裝訂：將整理好的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明員工姓名、部門、檔案編號(hào)等信息。五、檔案保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)、備份，并采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全措施，防止電子檔案信息泄露、篡改或丟失。（二）保管期限1.永久保管：?jiǎn)T工的重要人事檔案材料，如履歷材料、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱證書、勞動(dòng)合同等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案材料根據(jù)其重要程度和保存價(jià)值，確定保管期限，一般分為10年、30年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案材料，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）檔案清查1.人力資源部門應(yīng)定期對(duì)員工檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失、損壞或信息有誤等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門：因工作需要，人力資源部門工作人員可以查閱員工檔案。2.公司領(lǐng)導(dǎo)：公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要，可以查閱員工檔案。3.其他部門：其他部門因工作需要查閱員工檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字、人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。（二）查閱程序1.提出申請(qǐng)：查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，交人力資源部門檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。3.查閱：檔案管理人員按照審批意見，提供相應(yīng)的檔案材料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定。4.登記：查閱人查閱檔案后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將查閱情況進(jìn)行登記，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等。（三）借閱權(quán)限1.人力資源部門：因工作需要，人力資源部門工作人員可以借閱員工檔案，但必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。2.特殊情況：因工作需要，其他部門確需借閱員工檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字、人力資源部門負(fù)責(zé)人審批、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。（四）借閱程序1.提出申請(qǐng)：借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，交人力資源部門檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.借閱：檔案管理人員按照審批意見，將檔案材料借給借閱人，并要求借閱人出具借條。4.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員在收到歸還的檔案后，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完整、有無損壞，如有問題應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.登記：借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將借閱情況進(jìn)行登記，包括借閱時(shí)間、借閱人、歸還時(shí)間等。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制、傳播員工檔案信息。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫(kù)房的安全。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止檔案因保管設(shè)備故障而受損。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，采取相應(yīng)的防護(hù)措施，確保檔案的安全。八、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的員工檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)和分析等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)安全防護(hù)、用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能，確保檔案信息的安全和可靠。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.人力資源部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，根據(jù)員工的實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整檔案信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一致。（三）系統(tǒng)應(yīng)用1.公司各部門應(yīng)充分利用檔案信息化系統(tǒng)，查詢和使用員工檔案信息，提高工作效率。2.人力資源部門應(yīng)通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析，為公司人力資源決策提供支持，如員工結(jié)構(gòu)分析、人才儲(chǔ)備分析、績(jī)效分析等。九、檔案的轉(zhuǎn)遞與銷毀（一）檔案轉(zhuǎn)遞1.員工因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，人力資源部門應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司要求，及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，確保檔案的安全和及時(shí)送達(dá)。3.檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，應(yīng)填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并密封包裝，加蓋騎縫章。接收單位收到檔案后，應(yīng)在《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章，并及時(shí)返回人力資源部門。（二）檔案銷毀1.對(duì)于保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的檔案材料，由人力資源部門提出銷毀意見